Udbud af rådgiverydelser

Vejledningen giver gode råd til at forbedre rådgivernes forhold i udbudsprocessen, så de kan levere en bedre ydelse til bygherren.

Dialog mellem rådgiver og bygherre skaber værdi

Denne vejledning fokuserer på at forbedre rådgivernes forhold i udbudsprocessen, så de kan levere en bedre ydelse til bygherren. Anbefalingerne tager udgangspunkt i ønsker fra de personer, der udarbejder rådgivernes tilbud, men er drøftet og afstemt med dem, der gennemfører bygherrernes
udbud. Rådgiveren bruger mange ressourcer på at afgive tilbud, hvoraf en del spildes på at skabe overblik, forsøge at navigere i materialet og gætte sig til forudsætningerne for udbuddet. Bygherren
har her et ansvar for at sikre et udbudsmateriale og en proces, der lægger op til, at ressourcerne bruges rigtigt ift. at levere et godt tilbud. Stiller bygherren mange krav til formalia og dokumentation,
går tiden med at producere dette frem for at sætte sig ind i bygherrens behov og udarbejde det tilbud, der løser det bedst muligt.

Dialog mellem bygherre og rådgivere, både udenom projekter og ifm. udbuddet, kan være med til at give bedre indsigt i forudsætninger og arbejdsprocesser på den anden side af bordet.

Rådgivernes ønsker

For at få en effektiv udbudsproces og kunne levere den rådgivning, som bygherren reelt
efterspørger, ønsker rådgiverne sig:

Et budget, der er afstemt med bygherrens ønsker, og hvor forudsætningerne bag er tydeliggjort
En realistisk tidsplan for rådgivningsprocessen: Den hurtige løsning kan hurtigt ende med at blive den dyre
Klarhed omkring hvilken rådgivning, der er behov for i det konkrete tilfælde: Brug de mange muligheder for dialog før og under udbuddet til at skabe klarhed
Et trimmet udbudsmateriale, der er nemt at navigere i: Skær ned på bilagene, og gør opmærksom på om det er til orientering eller centralt for opgaven
Bed kun om den dokumentation, der er relevant for at finde den rette til opgaven: Lad ikke udbuddet blive en juridisk øvelse, men hold fokus på behov og opgaven
Brug mulighederne for dialog – men effektivt! Der er mange muligheder, så hold formålet for øje

Tjekliste til bygherrer

Har du lavet et godt udbud?

Er budgettet realistisk og afstemt med bygherrens
ønsker?
Er forudsætningerne for budget og tidsplan oplyst?
Er det klart, hvad der skal gives tilbud på (fast pris), eller
skal opgaven defineres i samspil med rådgiverne?
Er der meldt en samlet udbudstidsplan ud i god tid?
Er alle krav i udbuddet nødvendige?
Er udbuddet nemt at navigere i?
Er der lavet en indholdsfortegnelse og forside til bilag?
Er alle bilag relevante for udbuddet?
Er der overvejet, hvor mange referencer, der er nødvendige
og rimelige?
Er det undersøgt, om der er brug for dialog med markedet
før udbud?
Er der værdi i at have en forhandlingsrunde med de bydende?
Er der ressourcer til at have en forhandlingsrunde og
give et passende vederlag?
Er der hos bygherre de rette kompetencer til at planlægge
og gennemføre udbudsprocessen?

Tjekliste til rådgiver

Hvad kan rådgiver selv gøre for at opnå en bedre udbudsproces?

Byd kun på de opgavetyper, hvor der er en reel mulighed for at vinde – og hold dig
fra opgaver, hvor pris og ønsker ikke hænger sammen.
Undgå bevidst at overpræstere ved at investere mere i besvarelsen, end bygherren
har efterspurgt. Sæt rammer for, hvor detaljeret tilbuddet udarbejdes, og hold fokus
på tildelingskriterierne.
Prioriter i tilbuddet, hvis bygherre efterspørger specifikke forhold, f.eks. budget, bygbarhed
og organisering.
Sæt dig ind i bygherrens organisation for at kunne tilbyde de rigtige ydelser og løsninger.
Afklar allerede inden prækvalifikation, om de nødvendige kompetencer til at løfte opgaven
er tilstede i virksomheden.
Læs udbudsmaterialet grundigt og forhold dig realistisk til bygherrens visioner og
ønsker.
Benyt muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, hvis der er tvivl om,
hvad der har betydning for bygherren.
Bed om en evaluering af udbudsprocessen for selv at få feedback og for at

Vejledningen hører til en serie af mini-vejledninger, der sætter fokus på helt konkrete behov for bedre byggeprocesser. Vejledningerne i det nye format er kortere og går mere direkte til anbefalingerne til byggeriets parter.

Vejledningen er udarbejdet med støtte fra Realdania.