Bedre entrepriseudbud

Vejledningen giver gode råd til, hvordan bygherrernes udbud i højere grad understøtter en effektiv tilbudsproces hos entreprenørerne.

Bedre udbudsprocesser og effektive tilbudsprocesser

Denne publikation fokuserer på at sikre entreprenørerne gode forhold i tilbudsprocessen, så bygherren modtager gode tilbud. Anbefalingerne tager udgangspunkt i ønsker fra entreprenørens tilbudsafdelinger, men er ligeledes drøftet med repræsentanter for bygherrerne.

Udbudsprocessens forløb betyder meget for både samarbejde, byggeproces og det færdige byggeri. Både bygherre og entreprenør spiller en rolle i at optimere processen, og derfor har vi spurgt begge parter, hvilke ønsker de har til en bedre udbudsproces. Vi præsenterer her entreprenørernes ønsker, som uddybes og kobles med anbefalinger til både bygherrer og entreprenører.

Entreprenørens ønsker

For at få en effektiv tilbudsproces og kunne afgive et godt tilbud, ønsker entreprenørerne sig:

Et gennemsigtigt og reelt udbud — der følger gængse udbuds- og entrepriseformer
En klar proces for udbuddet — hvor tidsplanen for tilbudsfasen afspejler udbudsmaterialets omfang
Udbudsmaterialet er kvalitetssikret og let at navigere i — og vigtige informationer er fremhævet
Klare procedurer for spørgsmål og rettelser — med tilstrækkelig tid for tilbudsgiver til at følge op
Undgå afvigelser fra AB — og tydeliggør eventuelle nødvendige
Brugbare 3D modeller — som giver entreprenørerne værdi ved tilbudsgivningen
At mulighederne for dialog bruges … fornuftigt — og giv entreprenørerne input til at lave gode tilbud

Tjekliste til bygherrer og rådgivere

Har du lavet et godt udbud?

Er udbudsmaterialet gransket/kvalitetssikret?
Er kontrakten og udbudsmaterialet koordineret?
Er plan for udbuddet, med datoer for prækvalifikation, frigivelse af udbudsmateriale og tildeling, sendt ud til alle interesserede?
Afspejler den afsatte tid udbudsmaterialets og tilbuddets omfang?
Er der taget højde for helligdage og ferier tilbudsperioden?
Er tilbudslister udsendt og håndteret i et tilgængeligt format, f.eks. Excel?
Er tilbudslister afstemt ift. nødvendig/realistisk deltaljeringsgrad?
Giver svarfrister mulighed for at entreprenør kan nå at konsultere underentreprenører?
Er det nemt at identificere rettelser i udbudsmaterialet, og udsendes rettelser samlet på rettelsesblade?
Er afvigelser fra AB undgået? Hvis der er afvigelser, er de så lette for entreprenøren at identificere?
Er der stillet krav til rådgiverne om, at en 3D model skal kunne bruges af entreprenørerne?

Tjekliste til entreprenører

Få en effektiv tilbudsproces!

Anbefalinger i denne udgivelse peger primært på, hvordan bygherre kan hjælpe til en bedre udbudsproces. Men entrepenørerne kan også selv hjælpe til med at optimere udbudsprocessen og dermed deres egen tilbudsproces.

Bygherre er blevet gjort opmærksom på, hvis der ikke er tilstrækkelig tid til at lave et tilbud af god kvalitet.
Bygherre er informeret om eventuelle uoverensstemmelser mellem kontrakt og udbudsmateriale og mellem beskrivelse og tilbudslister.
Alle aftaler om digital fremgangsmåde med bygherren er formidlet videre til underentreprenører.
Tydeliggør ønsker til de 3D modeller som bygherren og rådgiverne stiller til rådighed for tilbudsgivningen.
Mød ikke for mange op til forhandlingsmøder – det koster ressourcer og gavner sjældent dialogen.
Afgiv en reel pris forud for forhandlingsforløb. Det gør dialogen og forløbet lettere og øger dine chancer for at vinde.
Stil relevante spørgsmål i god tid.
Vurder opgaven, og sig nej til de opgaver der ikke er penge i. Og meld tilbage til bygherren, hvis I fravælger et udbud.

Vejledningen er den første af en række mini-vejledninger, der sætter fokus på helt konkrete behov for bedre byggeprocesser. Vejledningerne i det nye format er kortere og går mere direkte til anbefalingerne til byggeriets parter.

Vejledningen er udarbejdet med støtte fra Realdania.