Færre konflikter og mere innovation med tidlig entreprenørinddragelse

Værdibyg har netop afholdt den første af en række workshops, der skal føre frem til en vejledning om tidlig entreprenørinddragelse. I den forbindelse har vi talt med en bygherre og en entreprenør om deres erfaringer med tidlig entreprenørinddragelse, og hvad et kræver af parterne.

Dyb forståelse af kunden og det enkelte projekt

Dorota Beres er projektleder og bæredygtighedsansvarlig i Bygningsstyrelsen og har igennem styrelsens strategiske rammeaftale med Hoffmann flere års erfaring med tidlig entreprenørinddragelse.

”For at samarbejdet skal fungere, skal entreprenøren have en dyb forståelse af sin kundes rammeforudsætninger og have styr på alle faserne af byggeriet – ikke kun udførelsesfasen. Der er brug for et højt vidensniveau. Det er også vigtigt at der er en villighed til at ændre på vanlige arbejdsgange”, siger Dorota Beres.

”Bygherren skal også være agil og tilpasse sig sine samarbejdspartnere, samt have indblik i entreprenørens og dennes eventuelle rådgiveres vilkår.” udtaler projektlederen. “For eksempel en tilpasning af ydelserne og en betalingsplan for de tidlige rådgivningsydelser, som ikke lader samarbejdspartneren stå med en stor risiko. Men det skal have en værdi for bygherren også, ellers er det spild af penge.”

Gør man det, er der gevinster at hente, mener Dorota Beres.

Færre konflikter og mere innovation

“I et samarbejde med forståelse for hinandens vilkår er der langt færre konflikter og mulighed for en mere innovativ tilgang til tingene. Fx som led i den grønne omstilling, hvor der kan afprøves nye materialer og metoder i roligere rammer, hvor parterne ikke slår sig på hinanden”, siger Dorota Beres.

Ifølge Dorota Beres skyldes det i høj grad, at der er sket en fælles risikoafdækning løbende i processen – også tidligt:

”Det betyder, at vi har identificeret de bump, vi skal over, og løbende aftalt, hvordan vi håndterer dem. og hvem der tager ansvar for dem, inden projektet er for fremskredent,” forklarer Dorota Beres.

God økonomi og overkapacitet

Chris Arendrup er salgs- og tilbudschef i entreprenørvirksomheden Juul & Nielsen, som har en række erfaringer med tidlig entreprenørinddragelse – bl.a. i et Strategisk Partnerskab med Egedal Kommune og integreret byggeri i Helsingør Kommune.

Han mener, at det kræver en god økonomi og en vis overkapacitet hos entreprenøren, at blive inddraget tidligt i projekterne.

”Man skal sætte ressourcer af, som man potentielt ikke får noget for, hvis projektet ender med ikke at blive bygget. Det er dyrt at have en projektchef siddende, som ikke hiver penge hjem,” fortæller Chris Arendrup.

Det er også vigtigt, mener Chris Arendrup, at man som entreprenør er god til at inddrage sine underentreprenører, så rådgiverne kan have en tidlig dialog med dem.

”Det er her en stor del af værdien i tidlig entreprenørinddragelse ligger,” udtaler salgs- og tilbudschefen.

Modig bygherre

I følge Chris Arendrup kræver det et vist mod af bygherren at inddrage entreprenøren tidligt fordi bygherren indgår mere aktivt i byggeprocessen og derfor i højere grad har hånden på kogepladen. Derfor kræver tidlig entreprenørinddragelse også en bygherreorganisation af en vis størrelse og med et højt kompetenceniveau, mener han.

Fordelene ved den tidlige inddragelse ser Chris Arendrup i en større budgetsikkerhed for bygherren og færre konflikter.

”Jeg oplever, at viljen til at lykkes i fællesskab er meget større i denne type projekter. Det tager tid at opbygge tillid, og det siger sig selv, at der er mere tid til den del, når man er med allerede i de tidlige faser af projektet. Og så oplever jeg, at i den vellykkede entreprenør inddragelse går alle parter ind i det med en meget stor åbenhed og lyst til at samarbejde,” udtaler Chris Arendrup.

Murstenene bliver ikke billigere

Bygherre skal dog ikke regne med, at det enkelte projekt bliver billigere, når man inddrager entreprenøren tidligt, for ”murstenene koster jo det samme,” som Chris Arendrup siger. Og han mener ikke, at det altid giver værdi til alle typer af projekter. F.eks. vil der ved en del nybyggeri og boligbyggeri være så høj en grad af standardisering, at der ikke er grund til at inddrage entreprenøren tidligere end normalt

Endelig advarer han entreprenører mod at tro, at f.eks. et strategisk partnerskab er lig med en lind strøm af opgaver, som de selv kan påvirke tempoet af.

”Beslutningerne om projekterne kan være underlagt politiske beslutninger og meget kan ændre sig undervejs,” afslutter Chris Arendrup.

Her er Dorota Beres og Chris Arendrups tre bud på, hvordan man skaber det gode samarbejde ved tidlig entreprenørinddragelse

Entreprenørens tre bud

1.      Tillid – start med at opbygge samarbejde og tillid mellem parterne med en ekstern konsulent – f.eks. en proceskonsulent.

2.      Opbyg en fælles forståelse og et fælles sprog. Totaløkonomi kan f.eks. betyde noget meget forskelligt for parterne i projektet.

3.      Forstå de andres organisation: Hvorfor agerer og reagerer de andre parter, som de gør? Hvad er deres agendaer, og hvornår er projektet en succes for dem?

Bygherrens tre bud

1.      Vær klar omkring rammer og ansvar fra starten.

2.      Fælles risikoafklaring sikrer enighed om håndtering af risici tidligt og minimerer konfliktniveauet.

3.      Der skal være kulturel forankring hele vejen ud i organisationen i de virksomheder, der deltager. Det er ikke nok at ledelsen vil det.