Denne artikel er skrevet i sammenhæng med vejledningen “Bæredygtighed i udbud” og er vedlagt denne som bilag 12a.
Optioner, sideordnede tilbud og alternative tilbud er greb, der kan bruges til at bane vej for mere bæredygtighed i projekter, men samtidig med at det er en god mulighed, kræver det også udbudteknisk, at man holder tungen lige i munden. Derfor er artiklen blevet et tillæg til vejledningen – for de særligt interesserede.
Her kan du downloade det supplerende bilag 12b: “Udbudslovens omtale af optioner, sideordnede tilbud og alternative tilbud”
Vejen til det nye og ukendte – i udbuddet
Selv i bæredygtighedens tegn kan vi ikke ignorere, at projekt-budgetter fylder meget hos mange bygherrer, der jo oftest har til opgave at tilvejebringe bygninger, anlæg eller infrastruktur, som opfylder et behov – ofte et andet sted i organisationen eller samfundet. Med bæredygtige løsninger og materialer som forholdsvis nye markeder, kan det være svært for bygherren præcis at vide, hvordan de indarbejdes i projektet, og om det er muligt at gøre indenfor budgettet.
Derfor kan det være en mulighed at inkludere mere bæredygtige løsninger eller materialer som mulige tilkøb, når man er sikker på, at projektets primære behov kan løses indenfor budgettet. Det kan f.eks. gøres med optioner (mulige tilvalg til projektet) eller sideordnede tilbud (tilbud på alternative løsninger (enten-eller)) eller bygherren kan åbne for at modtage alternative tilbud.
Fordele: Metoderne giver en fleksibilitet ift. at tænke dem ind i projektet (på et senere tidspunkt), hvis der er plads og budget til det.
Ulemper: Udbudsteknisk er de lidt sværere at administrere – særligt ift. hvordan man vil evaluere de mulige tilvalg eller optioner sammen med det øvrige projekt.
OBS: Vær opmærksom på, at hvis man vælger en proces med projektudvikling med tidlig entreprenørinddragelse, så vil man kunne drøfte alternative løsninger (og om de kan lykkes indenfor budgettet) på den anden side af et udbud. Læs mere i Værdibygs vejledning ”Projektudvikling med tidlig entreprenørinddragelse”.
Optioner (både-og)
Definition: Valgfrie tillægsarbejder eller -leverancer, der kan tilvælges som en del af bygge- eller anlægsprojektet, fx ekstra bygningsmoduler, tekniske installationer eller landskabsarbejder, som ikke er en del af grundprojektet, men som kan bestilles af bygherren under kontrakten.
Brug af optioner i udbud og tilbud kan være en mulighed for at få priser ind på områder, der er meget usikre, eller få et katalog af prissatte bæredygtige løsninger, som bygherre kan vælge til/fra, hvis det viser sig, at der er plads indenfor budgettet. F.eks. kan bygherre tilkøbe bæredygtighedsledelse eller Social Værdiskabelse (jf. YBL-tillæg om bæredygtighedsydelser) som ydelse eller tilkøbe alternative og mere bæredygtige løsninger, materialer og produkter. En fordel ved et sådant katalog er fleksibiliteten i, at man kan aktivere det sent i projektet, når man er mere sikker på, at budgettet holder (f.eks. hvis risikopuljer ikke er udløst). Det kan eksempelvis være, at man vil tilkøbe en landskabsløsning med høj grad af biodiversitet.
Men optioner kan samtidig være svære at håndtere i udbuddet, da man skal bestemme, hvordan og hvor meget de skal vægte i den evalueringstekniske model. Det er godt at give det nogen vægt, så man sikrer konkurrence på optionerne, men samtidig ikke for meget, hvis det viser sig, at man ikke skal bruge dem. Hvis det ikke er godt balanceret, kan man få en ”taktisk prissætning”, hvor tilbudsgiverne kan sætte priser på optionerne, så de påvirker resultatet af priselementet i konkurrencen. F.eks. ved at sætte en højere pris på en grundydelse og en lavere pris på en option, så summen bliver lav, men entreprenøren tjener gode penge, hvis ikke optionen aktiveres.
Da det kan være et stort arbejde for tilbudsgiverne at skulle beskrive og prissætte optioner, bør bygherren under alle omstændigheder kun inkludere nogle få udvalgte optioner, som man reelt regner med, kan blive aktuelle.
Sideordnede tilbud(enten-eller)
Beskrevet i Udbudsloven §53. Definition: Supplerende tilbud på bygge- eller anlægsprojektet, der indsendes parallelt med hovedtilbuddet. De opfylder de fastsatte krav i udbudsmaterialet, men kan have en anden teknisk løsning, fx valg af alternative byggemetoder eller materialer, som stadig opfylder udbuddets krav.
Dette kan være en god mulighed, hvis bygherren er usikker på priserne for mere bæredygtige alternativer til de løsninger eller materialer, der er valgt for projektet. Men det behøver ikke alene være prisen, der udgør forskellen mellem alternativer – det kan også være løsningens klimabelastning eller et kvalitetselement (eller en kombination), der gør udslaget.
Det er vigtigt, at bygherren er præcis ift. hvilke sideordnede tilbud, der ønskes og tydelig ift. hvordan tilbuddene evalueres. F.eks. ift. hvilken løsning bygherren foretrækker, og hvad der er udslagsgivende for at vælge den ene eller anden løsning. Det kan f.eks. være, at man på et areal ønsker at sideordnet tilbud på trægulve i en bestemt kvalitet i stedet for linoleum.
Eksempel: Emissionsfri byggeplads med eldrevne maskiner
Københavns Kommune var interesseret i om det var muligt at bede om emissionsfri byggeplads med eldrevne maskiner (frem for dieseldrevne) på deres projekter. Men de vidste ikke, om der ville være nok tilbudsgivere, der kunne levere denne løsning, og om det ville blive meget dyrere. Kommunen bad derfor om sideordnede tilbud på emissionsfri byggeplads. Man gjorde det tydeligt, at man ville vælge den emissionsfri løsning, såfremt merprisen er 0,5% eller mindre. Det blev positivt modtaget af tilbudsgivere, der også gerne ville afprøve og kunne brande sig på denne løsning – og det viste sig, at det var muligt at gøre indenfor budgettet.
Ligesom for optioner kan sideordnede tilbud være forbundet med betydelige transaktionsomkostninger. Bed derfor kun om sideordnede tilbud på løsninger, som vurderes som reelle muligheder. Bygherre bør i praksis ikke bede om mere end 2-3 sideordnede tilbud, da udbuddet ellers bliver uoverskueligt for både bygherre og tilbudsgiver og man risikerer, at tilbudsgiverne melder fra. (Bygherre må maksimalt bede om 8 sideordnede tilbud jf. Udbudsloven §53 stk. 2.) Ofte vil en simpel markedsundersøgelse inden udbuddet kunne afgøre om et alternativ er muligt eller ej.
Hvis alternativet går på større elementer i projektet (”Skal vi bygge i CLT træ eller beton?”), skal man ikke bede om sideordnede tilbud, men finde løsningen gennem f.eks. markedsdialog, konkurrencepræget dialog, ekstra rådgivning eller gennem tidlig inddragelse af entreprenører.
Alternative tilbud
Definition: Forslag, der adskiller sig fra de specificerede krav i udbudsmaterialet i et bygge- eller anlægsprojekt, fx anvendelse af andre materialer, konstruktionsmetoder eller teknologier, som kan være mere økonomisk fordelagtige eller bæredygtige, men som stadig opfylder projektets overordnede formål og funktionalitet.
Bygherre kan åbne for at modtage alternative tilbud, hvis tilbudsgiver kan se mere bæredygtige løsninger, som opfylder udbuddets krav og behov. Dette kan f.eks. være relevant, hvis entreprenøren har nogle løsninger med stordriftsfordele eller adgang til materialer som kan genbruges. Ofte vil de alternative tilbud bygge på entreprenørens muligheder for at optimere projektet på måder, der giver bedre løsninger eller priser, som forbedrer entreprenørens mulighed for at vinde udbuddet.
Entreprenøren kan også selv lægge alternative løsninger ind i tilbuddet, men skal være obs på, at disse opfylder udbuddets betingelser og krav, samt at bygherren har mulighed for at tage imod alternative forslag.
Det er vigtigt, at tilbudsgiveren tydeligt redegør for, hvorfor en alternativ løsning er bedre – f.eks. ift. pris, kvalitet eller klimabelastning.
