Dette case er relateret til vejledningen Kender du typen?
I 2020 igangsatte Nationalbanken totalrådgiverudbuddet på renovering og restaurering af deres ikoniske bygning i Havnegade 5, København. Renoveringen er både omfattende og kompleks og skal foretages med respekt for Arne Jacobsens arkitektur og i tæt dialog med Slots- og Kulturstyrelsen. Det forventes, at byggesagen vil koste i alt 1,9 mia. kr., og planen er, at banken kan flytte tilbage i bygningen i 2028. Der er en række faktorer, der gør renoveringen af den 48.000 kvm store bygning kompleks:
- Bygningen er fredet, hvilket stiller særlige
krav til f.eks. materialer, der skal specialfremstilles og produktudvikles - De mange delprojekter rummer stor kompleksitet og mange risici
- Delprojekterne er pt. på meget forskellige stadier projektmæssigt – lige fra indledende overvejelser til næsten færdigprojekteret
- Delprojekterne skal gennemføres delvist forskudt – både projektering og udførelse – hvor der er mange grænseflader, der skal håndteres
- Et langstrakt forløb med mange involverede aktører og samarbejdspartnere undervejs.
Grundet de mange risici og kompleksiteten, ønskede Nationalbanken at tilrettelægge en samarbejdsmodel, hvor planlægning, koordinering og samarbejde er den røde tråd gennem projektet, såvel som i udbuddet og kontrakterne.
Alle kan jo skrive superlativer om sig selv i et CV. Vi kender alle: ”Jeg er en robust problemknuser, der med et glimt i øjnene løser selv vanskelige problemstillinger”, men hvordan dokumenteres og evalueres det i praksis i udbuddet?
Hvorfor bruge persontyper allerede i udbuddet?
Projektets omfang og kompleksitet samt behovet for samarbejde og koordinering på tværs af mange aktører og samarbejdspartnere, kræver velovervejede og gennemtænkte refleksioner for valg af samarbejdsmodel. Nationalbanken gjorde sig følgende overvejelser for at vælge den rigtige model:
- At ledelse og koordinering er essentiel
- At forankring af projektet skal være på et strategisk ledelsesniveau
- At interessemodsætninger skal afklares i åbenhed
- At uoverensstemmelser ikke må påvirke progressionen i projektet
- At der løbende er fokus på, hvordan der samarbejdes
- At aftaler og forventningsafstemning skaber ro og troværdighed
Dette førte til en indledende refleksion om, at når man igangsætter et langvarigt projekt på
6-7 år, så svarer valget af samarbejdspartnere i princippet til at ansætte medarbejdere. Kunne man forestille sig at ansætte en medarbejder uden at kende til de personlige kompetencer, men udelukkende kigge på de faglige kvalifikationer?
Denne overvejelse førte også straks til den næste: Hvordan får man spurgt ind til og evalueret personlige kompetencer i udbuddet (og samtidig overholdt udbudsreglerne som offentlig bygherre)?
Integration af persontypetest i udbudsprocessen
I Nationalbankens materiale til totalrådgiverudbuddet (gennemført med forhandling) blev integrationen af persontypetests i udbudsprocessen beskrevet ud fra følgende procesforløb:
I udbudsmaterialet fremgik det, at der var tre helt centrale nøglepersoner hos totalrådgiverne, som havde afgørende roller for samarbejdet og ledelsen af projektet. Disse nøglepersoner skulle derfor foretage en persontypetest forud for det indledende tilbud og forhandlingsmøderne. Det var projektchefen, stedfortræderen og den koordinerende projekteringsleder.
En kendt personprofil, som også kan anvendes i det videre samarbejde
Nationalbanken valgte at anvende Thomas-International – PPA personprofilanalyse (svarende til en DISC-profil), da dette er et anerkendt system, hvor der er en hurtig besvarelsesproces med lukkede svar, som opsamles i en autogenereret rapport.
Derudover kan værktøjet også bruges i den efterfølgende samarbejdsproces, når opgaven er vundet.
Persontypetests som en del af udbuddets kriterium for ”samarbejdet”
Vurderingen af nøglepersonernes persontyper – og virksomhedernes refleksioner herom – lå som en del af underkriteriet ”samarbejde” i udbuddet, hvor tildelingskriteriet var bedste forhold mellem kvalitet og pris fordelt på følgende kriterier:
Persontypetestene udgjorde i vurderingen en meget lille del af kriteriet, men da det var et relativt nyt element, som parterne ikke havde set anvendt så mange gange før, kom det til at fylde ganske meget opmærksomhedsmæssigt.
I udbuddet handlede det ikke om, hvorvidt den ene person duede eller ej, men det handlede udbudsmæssigt om at få tilbudsgiver til at reflektere over, hvilken betydning det har at vælge specifikke nøglepersoner, og hvordan man vil understøtte deres kompetencer og personprofiler, så de når i mål med projektet.
Jobprofilanalyse
For at kunne beskrive Nationalbankens ønsker til adfærd og samarbejdskultur hos de tre nøglepersoner, blev der som en del af udbuddet, udarbejdet tre ”jobprofiler”, som oplistede de ønskede ledelsesmæssige kompetencer, som de var på jagt efter. Her skulle nøglepersonerne bl.a. kunne matche disse kvaliteter og kompetencer:
- Være åben om interesser
- Orientere sig mod gensidigt fordelagtige løsninger
- Håndtere episoder præget af modsatrettede interesser og vidensmæssig asymmetri
- Opbygge tillid
- Kommunikere aktivt og vidensdele
- Håndtere sit bagland
- Tage beslutninger
Nationalbanken gjorde sig den erfaring, at man kan have en tendens til at efterspørge en fembenet væddeløbshest, som kan det hele både fagligt og adfærdsmæssigt.
Det blev ikke forventet, at tilbudsgiverne skulle tilbyde nøglepersoner, der passede 1:1 ind i de opstillede jobprofiler. Men jobprofilerne tegnede et billede af, hvordan Nationalbanken – ideelt set – så positionerne bemandet.
Ved at iagttage afvigelsen mellem den opstillede jobprofil og den konkrete persons profil, fik tilbudsgiverne mulighed for at reflektere over afvigelserne mellem disse to og tage højde for, hvordan de ville håndtere dette i deres tilbud og i praksis.
Få viden om personprofiler og hjælp til juraen
Al begyndelse er svær. Og derfor kan det anbefales, at man både søger juridisk bistand til at sikre sig, at udbudsmaterialet, -processen og -evalueringen håndteres korrekt jf. udbudsloven, hvis man ønsker at inddrage personprofiler i udvælgelseskriterierne.
Derudover kan det også have stor værdi at få hjælp fra en konsulent med kendskab til den
valgte persontypetest. Således kan man i de indledende overvejelser få hjælp ift., hvad det er for en type, man søger, beskrivelsen af jobprofilen og evalueringen af rapporterne.
Hvilke adfærdspræferencer er det egentlig, man ser hos profilerne og hvordan bør det understøttes og håndteres?
Refleksion over hvordan vi håndterer skyggesiderne
Mange personprofilanalyser giver både et billede af, hvordan vi som mennesker agerer og reagerer i hhv. det harmoniske rum og det pressede rum. I jobansøgninger, og måden vi ellers fremstiller os selv på, har vi ofte en tendens til kun at forholde os til, hvordan vi gerne vil være og opføre os i det harmoniske rum.
Vi har dog alle nogle reaktionsmønstre, som nogle gange kan være helt modsatte, når vi bliver pressede.
Derfor blev tilbudsgiverne også bedt om at forholde sig til, hvordan de organisatorisk, proces- og ledelsesmæssigt ville håndtere dette.
Er der nogle tiltag, som ville kunne hjælpe en given profil med at håndtere, at vedkommende f.eks. i det pressede rum ville begynde at dykke ned i detaljer og miste overblikket eller blive konfliktsky?
Hvordan vil tilbudsgiveren tage højde for dette i sin organisation? Hvem skal sikre, at der bliver truffet de nødvendige beslutninger i sådanne situationer?
Opsummering: Hvad lærte Nationalbanken af udbuddet?
Efter arbejdet med persontypetests som en del af rådgiverudbuddet har Nationalbanken gjort sig en del observationer og erfaringer:
Med de gode erfaringer som Nationalbanken har gjort sig, er det hensigten også at benytte sig af denne model til entrepriseudbuddet. Casen er gennemgået af projektdirektør i Nationalbanken, Ann-Pia Puggaard.
