Dialog med driften

Vejledningen giver gode råd til, hvordan bygherre kan skabe en bedre dialog med de parter i byggeprojektet, der står for driften.

Viden om byggeriets drift kan optimere anvendelse og minimere omkostninger

Denne publikation har for mål at bidrage til et mere driftsvenligt byggeri, hvor de arkitektoniske og tekniske udfordringer bliver løst løbende og med øje for, at løsningerne er funktionelle på langt sigt.

Fokus på at skabe rammerne for en værdiskabende dialog mellem drifts- og bygherreorganisationen og byggeprojektets øvrige parter

I praksis oplever byggeriets parter, at drift ikke indtænkes tilstrækkeligt i byggeprocessen – især når byggeriet bliver mere komplekst og involverer flere interessenter. Involveres driftsorganisationen i hele byggeprocessen, kommer driftens viden i spil i tide og byggeriets endelige anvendelse kan således optimeres og driftsomkostningerne
reduceres. I denne vejledning præsenterer vi råd og ønsker til, hvordan dialogprocessen mellem driftsorganisationen, bygherre, rådgivere og udførende kan understøttes, planlægges og organiseres. Anbefalingerne tager udgangspunkt i ønsker fra driftspersonalet, der er drøftet og afstemt med repræsentanter fra bygherrer, rådgivere og udførende.

Driftsorganisationens ønsker

For at få funktionelle bygninger, der er effektive i drift, ønsker driftspersonalet sig mere dialog med bygherreorganisationen og projektets øvrige parter, hvor fokus er på

At skabe en tæt relation, så driftsorganisationens viden og erfaring inddrages gennem hele byggeprocessen
En planlagt dialogproces – start f. eks. med en interessentanalyse, hvor behovsafdækningen i driftsorganisationen kortlægges
Afklarede roller, der sikrer, at relevante kompetencer og viden, herunder brugernes, kommer i spil
Klare driftskrav i byggeprogrammet, der både definerer de enkelte krav og de bagvedliggende behov. Overvej også hvordan der skal følges op
Dialogmøder og granskninger ifm. udbud, detailprojektering, projektoptimering og aflevering. Opstil rammer, så parterne kan mødes på tværs
Tilsyn, test og erfaringsopsamling – skab et tæt samarbejde med drifts- og byggefolk i overleveringsperioden – så bliver afleveringen også lettere.

Tjekliste til driften

Driften kan også selv involvere sig aktivt i byggeprocessen!

Anbefalinger i denne udgivelse peger primært på, hvordan bygherren og byggeprojektets øvrige parter kan inddrage driftsorganisationen i en proces, der bidrager til et mere driftsvenligt byggeri. Men driftsorganisationen kan også selv hjælpe til med at optimere processen ved aktivt at involvere sig aktivt i byggesagen:

En byggesag kan betyde store forandringer for driftsorganisationen, både organisatorisk og i det daglige arbejde. Det er afgørende, at driftsorganisationen tager ansvar for deres egen rolle både før, under og efter en byggesag
Driftspersonalet skal sætte sig ind i byggesagen ved at orientere sig i det materiale, bygherreorganisationen deler, og ved at efterspørge supplerende oplysninger eller dokumentation, når det er nødvendigt
Hav styr på forløbet i byggesagen og hvornår der er mulighed for at bidrage konstruktiv til byggeriet, både under forslagsfaserne, under udførelsen og efter aflevering. Hav desuden en klar plan internt i driftsorganisationen for, hvem der byder ind hvornår og med hvad
Vær løsningsorienteret og fair i dine input til byggeriet. Det er sjældent af ond vilje, at en løsning ikke er driftsvenlig. Del ud af din erfaring og vær indstillet på, at der nogle gange må indgås kompromis for at få alle enderne til at mødes

Vejledningen er den anden i rækken af mini-vejledninger, der sætter fokus på helt konkrete behov for bedre byggeprocesser. Vejledningerne i det nye format er kortere og går mere direkte til anbefalingerne til byggeriets parter.

Vejledningen er udarbejdet med støtte fra Realdania.