To nye vejledninger viser vejen til færre budgetoverskridelser

Byggebranchen har længe været plaget af en skadelig kultur og et usundt spil om økonomien. Det skal der tages et opgør med, mener Rolf Simonsen og Morten Skaarup Jensen, der er hhv. programdirektør og seniorprojektleder i Værdibyg.

Derfor har Værdibyg sammen med en række praktikere fra hele branchens værdikæde udarbejdet to nye vejledninger. En om budgettering og en om økonomistyring.

”Et gennemarbejdet og realistisk budget kan lægge grunden til et godt samarbejde, hvor ingen parter bliver klemt i processen. Omvendt kan en skæv projektstart, uden den nødvendige grundighed i budgettets udarbejdelse, ende i en uhensigtsmæssig proces, hvor samarbejdet er udfordret af konflikter og ansvarsforflygtigelse”, fortæller Rolf Simonsen.

Mere realisme i budgetterne

Morten Skaarup Jensen, som har ledet arbejdet frem mod de to nye vejledninger, supplerer: ”Der skal mere realisme ind i budgetterne i byggeriet og parterne skal sige fra med et veldokumenteret og fagligt argument og gøre opmærksom på de udfordringer og den mangel på sammenhæng, der kan være i et projekt”.

Det gode budget gør det dog ikke alene. For at få de bedste forudsætninger for at holde projektet på sporet, skal der også etableres et solidt grundlag for økonomistyringen.

”Økonomistyringen skal planlægges fra start, og det er vigtigt, at der følges op løbende med registreringer og kontroller og tilhørende analyser. Det sikrer, at projektet holdes på sporet, og det danner grundlag for gode beslutninger, når der sker ændringer eller skal foretages valg”’, udtaler Morten Skaarup Jensen.

Økonomistyring er en fagdisciplin

”Byggeprojekter er store økonomier, og økonomistyring er en fagdisciplin i sig selv, men på de fleste byggeprojekter varetages økonomistyringen af personer med byggefaglige uddannelser. Dygtige fagpersoner, der med de bedste intentioner og nedarvede Excel-ark forsøger at håndtere den komplekse økonomi, der findes i ethvert byggeprojekt. Men generelt kommer man jo ind i branchen for at bygge, ikke for at sidde og nørde økonomi”, fortæller Rolf Simonsen.

Han mener, at mange projekter kunne nyde godt af mere klare rammer og tydelige strukturer og procedurer omkring økonomien. Projekter ændrer sig hele tiden, så derfor skal der løbende følges op på økonomien.

”Et budget består ikke kun af et regneark, men i lige så høj grad af prosa om forudsætninger, valg og fravalg, prioriteter, metoder og mål. Det giver en bedre og breder forståelse af projektet og giver f.eks. rådgivere og entreprenører mulighed for at spille mere konstruktivt med på bygherrens samlede økonomi”, udtaler programdirektøren og fortsætter: ”Og når projektet så kører, er det vigtigt at holde styr på projektets fremdrift og sammenholde den med projektets økonomi. Det handler både om, at man som bygherre ikke skal risikere at betale for arbejde, som endnu ikke er udført, og omvendt skal man undgå, at entreprenøren har store udlæg og kommer til at agere bank i projektet”.

Konkrete værktøjer til hjælp

Til både arbejdet med budgettering og økonomistyring er der gode råd og værktøjer til i de nye vejledninger.

I den første vejledning er der retningslinjer for, hvordan man som bygherre eller rådgiver udarbejder et indledende budget i projektets tidlige faser og efterfølgende kvalificerer og detaljerer budgettet frem mod udførelsen. Det handler både om, hvordan man opbygger et godt budget, men også, hvordan man arbejder med det i byggeprocessens tidlige faser.

I vejledningen om økonomistyring beskrives det bl.a., hvilke elementer der skal overvejes og planlægges som en hjælp til effektiv økonomistyring i byggeprojekter. Vejledningen fokuserer på de økonomiske strukturer, der skal opbygges og vedligeholdes for at have et godt analysegrundlag og dermed også god økonomistyring.

De to vejledninger er ikke bare råd og beskrivelser. ”Til vejledningerne har vi et omfangsrigt bilagsmateriale med konkrete eksempler, excel-ark og skabeloner til, hvordan man udarbejder et godt budget og arbejder med økonomiopfølgning, så man sikrer fælles forståelse og processer for arbejdet med budgetter og økonomi blandt projektets parter”, udtaler Morten Skaarup Jensen.

Hent vejledningerne

Du finder vejledningen om budgettering her og vejledningen om økonomistyring her.

Fakta om vejledningerne

• De to vejledninger er udarbejdet med input fra en række af byggeriets praktikere
• Civilingeniør Mads Blaabjerg, medejer og projektleder hos Emcon A/S, er pennefører på begge vejledninger
• Vejledningerne er blevet til med støtte fra den filantropiske forening Realdania