Gode råd til bygherrens arbejde med bedre entrepriseudbud

Udbudsprocessen er forbundet med store omkostninger for både bygherrer og entreprenører, og derfor har begge parter stor interesse i at processen bliver smidig og effektiv, uden for mange omkostninger, der ikke er direkte værdiskabende. Begge parter kan gøre sit for, at gøre processen bedre for hinanden. Først og fremmest kan bygherrer og rådgivere starte ud med at overveje, om de har lavet et godt udbud:

Tjekliste til bygherrer og rådgivere: Har du lavet et godt udbud?

Som bygherre eller rådgiver kan man gennem 10 punkter tjekke, om man har lavet et godt udbud:

• Er udbudsmaterialet gransket/kvalitetssikret?
• Er kontrakten og udbudsmaterialet koordineret?
• Er plan for udbuddet, med datoer for prækvalifikation (PQ), frigivelse af udbudsmateriale og tildeling, sendt ud til alle interesserede?
• Afspejler den afsatte tid udbudsmaterialets og tilbuddets omfang? Er der taget højde for helligdage og ferier tilbudsperioden?
• Er tilbudslister udsendt og håndteret i et tilgængeligt format, f.eks. Excel?
• Er tilbudslister afstemt ift. nødvendig/realistisk deltaljeringsgrad?
• Giver svarfrister mulighed for at entreprenør kan nå at
  konsultere underentreprenører?
• Er det nemt at identificere rettelser i udbudsmaterialet, og udsendes rettelser samlet på rettelsesblade?
• Er afvigelser fra AB undgået? Hvis der er afvigelser, er de så lette for entreprenøren at identificere?
• Er der stillet krav til rådgiverne om, at en 3D model skal kunne bruges af entreprenørerne?

Ligeså vigtigt er det, at entreprenøren også gør sit for at lette udbudsprocessen.

Tjekliste til entreprenøren: Hvordan kan du bidrage til en bedre udbudsproces?

For at sikre at have gjort sit for at lette udbudsprocessen, kan entreprenøren følge denne tjekliste:

• Bygherre er blevet gjort opmærksom på, hvis der ikke er tilstrækkelig tid til at lave et tilbud af god kvalitet.
• Bygherre er informeret om eventuelle uoverensstemmelser mellem kontrakt og udbudsmateriale og mellem beskrivelse og tilbudslister.
• Alle aftaler om digital fremgangsmåde med bygherren er formidlet videre til underentreprenører.
• Tydeliggør ønsker til de 3D modeller som bygherren og rådgiverne stiller til rådighed for tilbudsgivningen.
• Mød ikke for mange op til forhandlingsmøder – det koster ressourcer og gavner sjældent dialogen.
• Afgiv en reel pris forud for forhandlingsforløb. Det gør dialogen og forløbet lettere og øger dine chancer for at vinde.
• Stil relevante spørgsmål i god tid.
• Vurder opgaven, og sig nej til de opgaver der ikke er penge i. Og meld tilbage til bygherren, hvis I fravælger et udbud.

De to tjeklisterne er hentet fra Værdibygs minivejledning “Bedre entrepriseudbud”, hvor du kan finde uddybede pointer og flere tjeklister. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde med Realdania.