Udbud med forhandling

Denne vejledning giver en introduktion til udbud med forhandling som udbudsform i bygge- og anlægsprojekter. Vejledningen præsenterer metoder og værktøjer til at gennemføre forhandlinger professionelt og struktureret, så både bygherrer og tilbudsgivere får størst muligt udbytte af processen.

2018

Download vejledning

Udbud med forhandling er en udbudsform, der giver mulighed for dialog mellem ordregiver og tilbudsgivere i selve udbudsprocessen. Denne form for udbud skaber rammer for at afdække risici og usikkerhed i projektet før det endelige tilbud afgives, hvilket kan resultere i bedre projekter med højere kvalitet og større budgetsikkerhed.

I modsætning til traditionelle udbud, hvor tilbud afgives uden dialog, giver udbud med forhandling mulighed for at afklare uklarheder, justere projektet og spørge ind til tilbud og udbudsmaterialet gennem struktureret dialog. Forhandlingerne kan omfatte både tekniske, økonomiske og juridiske forhold, hvilket giver alle parter mulighed for at bidrage med deres ekspertise.

Udbudsformen kræver en velplanlagt proces og tydelige spilleregler, men kan til gengæld resultere i bedre tilbud og mere værdiskabende projekter.

Bilag

Hent bilag til vejledningen

Bilag 1 – Udbudsbetingelser Søndermarken (pdf)

Bilag 2 – Bygningsstyrelsen udbudsbrev (pdf)

Bilag 3 – Tidsplan for gennemførelse af udbuddet (word)

Sammenfatning

Vejledningen giver konkrete anvisninger på, hvordan udbud med forhandling planlægges og gennemføres effektivt. Den beskriver de juridiske rammer for udbudsformen og præsenterer best practice for forhandlingsprocessen. Gennem praktiske eksempler og skabeloner får læseren værktøjer til at strukturere forhandlinger, dokumentere processen og sikre ligebehandling af tilbudsgivere. Vejledningen behandler også særlige opmærksomhedspunkter som fortrolighed, forhandlingsstrategi og evaluering af tilbud efter forhandling. Der gives desuden råd om, hvornår udbud med forhandling er særligt velegnet som udbudsform.

Vejledningen indeholder:

Juridiske rammer for udbud med forhandling
Planlægning af forhandlingsprocessen
Strukturering af forhandlingsmøder
Forhandlingsstrategi og -teknik
Dokumentation og procesgennemsigtighed
Fortrolighed og informationshåndtering
Evaluering efter forhandling
Eksempler på forhandlingstemaer
Skabeloner til forhandlingsprocessen
Tjekliste for gennemførelse

Fakta om denne vejledning

Denne vejledning er udarbejdet og udgivet af brancheinitiativet Værdibyg med støtte fra Realdania.

Hvem henvender vejledningen sig til?

Vejledningen henvender sig primært til offentlige og private bygherrer samt deres rådgivere, som overvejer eller planlægger at gennemføre udbud med forhandling. Den er særligt relevant for projektledere og indkøbsansvarlige med ansvar for udbudsprocesser. Også tilbudsgivere – entreprenører, rådgivere og leverandører – vil have gavn af vejledningen for at forstå processen og forberede sig optimalt. Jurister og udbudsspecialister kan bruge vejledningen som opslagsværk ved tilrettelæggelse af konkrete udbud.

Det får du ud af vejledningen

Vejledningen giver dig en solid forståelse for, hvornår og hvordan udbud med forhandling kan skabe værdi i dine byggeprojekter. Du får konkrete værktøjer til at planlægge og strukturere forhandlingsprocessen, så den bliver effektiv og værdiskabende for alle parter. Med vejledningens skabeloner og tjeklister kan du sikre en professionel gennemførelse, der overholder de juridiske krav og samtidig udnytter mulighederne for dialog optimalt.

Du lærer også at identificere de projekter og situationer, hvor udbud med forhandling er særligt velegnet, og hvordan du undgår de typiske faldgruber. Vejledningen giver dig indsigt i god forhandlingspraksis og hjælper dig med at skabe rammerne for en konstruktiv dialog, der fører til bedre løsninger og større budgetsikkerhed. Endelig får du redskaber til at evaluere og dokumentere processen, så erfaringerne kan bruges i fremtidige projekter.

Baggrund

Traditionelle udbudsformer i byggeriet har ofte været præget af begrænset dialog mellem bygherre og tilbudsgivere, hvilket kan føre til misforståelser, uhensigtsmæssige løsninger og budgetoverskridelser. Mange bygherrer har efterspurgt større muligheder for at indgå i dialog med markedet for at sikre, at de får løsninger, der matcher deres behov optimalt.

Med de senere års ændringer i udbudsreglerne er mulighederne for at anvende udbud med forhandling blevet udvidet. Dette har skabt behov for vejledning i, hvordan denne udbudsform anvendes effektivt og korrekt. Samtidig viser erfaringer fra både Danmark og udlandet, at struktureret forhandling kan føre til betydelige forbedringer i både kvalitet, økonomi og samarbejde i byggeprojekter.

Kompetencegruppe og redaktion

Bygherreforeningen:
Morten Weigand (Vejdirektoratet)
Claus Pedersen (Byggeri København)
Malcolm Costigan (Bygningsstyrelsen)
Eva Weincke (KEA)
Finn Bloch (Københavns Lufthavne A/S)
Michael Jacobsen (Slots- og Kulturstyrelsen)

Dansk Byggeri:
Rasmus Karkov (Enemærke & Petersen a/s)
Henrik Ingeman (Enemærke & Petersen a/s)
Sune Birk Kerndrup (NCC)
Jesper Skovgaard Madsen (Hoffmann A/S)
Lennart Pedersen (Anker Hansen & Co)

Danske Ark:
Lars Christensen (JJW arkitekter)
Ole Rosengreen (MOLE arkitekter)
Uffe Bay-Smidt (Kant Arkitekter)

Foreningen af Rådgivende Ingeniører – FRI:
Helen Kristensen (Rambøll Danmark A/S)
Henrik Goldschmidt (Bascon)
Lene Ravnholt (NIRAS A/S)
Carsten Pietras (Leif Hansen bygherrerådgivning)
Sabrina Moesby (DOMINIA)

TEKNIQ: Christian Beiter (Kemp & Lauritzen A/S)

Værdibyg:
Jan Eske Schmidt (TEKNIQ/Værdibyg)
Christine Bjerregaard (Værdibyg)
Rolf Simonsen (Værdibyg)

Konsulent og pennefører: Rolf Simonsen (Værdibyg)

Layout: Resonans Kommunikation | Tryk: Jungersen Grafisk