Lean in design: Første skridt mod et nyt fælles sprog for lean i projekteringsfasen

Tilbage i maj samledes 23 lean-professionelle fra ni forskellige lande i en cirkel København. De har tilsammen omkring 200 års erfaring med at anvende lean-principper i komplekse byggeprojekter. Men denne gang var der ingen eksperter, der skulle holde oplæg. Der var ingen slides. Ingen dagsorden. 

Det eneste, deltagerne havde med sig, var en nysgerrighed på hinandens erfaringer – og en fælles erkendelse: 

Skal lean virkelig gøre en forskel i byggeriet, skal det begynde allerede i projekteringsfasen. Det er her, vi fastlægger 80-90 % af de beslutninger, der afgør et projekts fremtidige succes.  

Mange af byggeriets problemer opstår i de tidligste faser. Alligevel bliver de potentialer der ligger i projekteringsfasen ofte ikke udnyttet. Alt imens lean har været mere ligetil at implementere og kommunikere i produktionsmiljøer, er lean i projekteringsfasen stadig undervurderet. Og det er det, workshoppen havde til formål at ændre; et rigere syn på, hvad vi kan opnå med lean-tænkning i projekteringsfasen – og hvad der skal forskes yderligere i og udvikles i praksis.  

Ingen powerpoints, men masser af pointer  

Udover det unikke i at samle internationale specialister i hele to dage, så skilte workshoppen sig også ud ved formatet Open Space Technology, hvor deltagerne selv definerer indholdet.

“Det her format var uvant i starten – men det åbnede for en helt anden form for dialog. Til forskel fra oplæg fra enkeltpersoner til en konference, oplever jeg i stedet at jeg her lærer af 22 andre personer på en gang”. 

Første opgave: At tømme hovederne og skrive alt det op, man brænder for at diskutere. 

På væggen voksede hurtigt et farverigt landskab af post-its med emner som: 

• Designbeslutninger og timing 
• Lean og (sene) projektændringer 
• Kundens rolle i den kreative proces 
• TAKT i design 
• Coaching og læring 
• Digitalisering 
• Kultur, mindset og forandringer 

Ønskerne blev grupperet, og deltagerne fordelte sig på de temaer, der optog dem mest. I første runde blev der arbejdet i tre grupper: Beslutningstagning i designfasen, kundens rolle og TAKT i design. 

Første dag blev afsluttet med præsentationer, fælles refleksion og en middag, hvor samtalerne fortsatte i samme åbne og nysgerrige tone. 

Fra indsigt til handling: Hvad vi lærte på dag to
Dag to startede igen i rundkreds. Stemningen var afslappet, men koncentreret. Deltagerne delte deres vigtigste indsigter fra dag ét: 

“Jeg kunne bruge pointerne med det samme i mit eget arbejde” og “Det her var ikke en konference – det var ægte læring”, lød det blandt andet fra deltagerne.

Anden og tredje runde bragte nye temaer i spil: 

Design Change Management, faser i designet, coaching, digitalisering og hvordan man skaber mindset-forandringer i teams. 

En af grupperne talte om, hvordan man håndterer sene projektændringer. De kaldte det “design freeze-party” – en idé om at gøre beslutningspunkter tydelige og markante, så alle forstår deres betydning. Sene ændringer har nemlig ofte store konsekvenser. Også ændringer, der sker sent i projekteringsfasen. Det har kunden sjældent et særligt godt blik eller forståelse for. 

Andre grupper diskuterede, hvordan lean tænkes sammen med digitale værktøjer, eller hvordan man bedst skaber commitment i et team. 

Samme udfordringer – forskellige sprog 

Selvom deltagerne kom fra forskellige lande og organisationer, var det slående, hvor ens deres oplevelser og udfordringer var. Mange arbejder i meget forskellige kontekster – med forskellige kontraktformer, samarbejdsmodeller og teknologiske løsninger. Alligevel var der stor genkendelse, når snakken faldt på kultur, mindset og ledelse i projekteringsfasen.  

Flere pegede på, at de største barrierer ikke er tekniske, men menneskelige: Hvordan engagerer man sit team? Hvordan skaber man klarhed og fælles retning tidligt i projektet? Hvordan får man kunden til at forstå, at den kreative fase er en investering i fremtidig værdi? 

Mange savnede et fælles sprog – både mellem aktører i projekterne og mellem organisationer og lande. Samtidig var der en stærk oplevelse af fællesskab: At man faktisk ikke står alene med sine spørgsmål og frustrationer. Det skabte ny energi hos flere. Det blev tydeligt, at man ikke behøver opfinde løsningerne selv – men at viden, værktøjer og erfaring allerede findes i fællesskabet. 

En deltager formulerede det sådan: 

“Vi tror ofte, forskellene handler om geografi. Men faktisk kæmper vi med de samme ting. Efter disse to dage føles det som om, vi har gået i skole sammen i et halvt år.” 

Ikke bare netværk – fælles fremdrift 

Det åbne format, de rigtige deltagere og det fælles fokus skabte noget særligt. Deltagerne oplevede et miljø præget af tillid, respekt og reel nysgerrighed – en ramme, hvor alle kunne byde ind med deres erfaringer, uden at skulle levere den færdige løsning. 

Flere pegede på kombinationen af idéudvikling, fri debat og forskellig faglig baggrund som en nøgle til de mange gennembrud. Andre fremhævede, hvor vigtigt det var, at det var et fysisk møde, uden skærme og præfabrikerede præsentationer, men med rum til ægte samtale. 

Deltagerne var både opløftet og trætte efter de intense samtaler og den faglig dybde. Flere gav udtryk for, at de gerne vil fortsætte samarbejdet – og allerede nu planlægges de første online-møder, ligesom idéen om en årlig europæisk samling blev luftet. 

“Det her er kun begyndelsen,” siger én af deltagerne. “Det føles ikke som en workshop – det føles som et fællesskab.” 

LCDK og Boligfonden Kuben tager næste skridt 

I Lean Construction-DK og Boligfonden Kuben glæder vi os over den stærke vidensdeling og det store engagement blandt deltagerne. Vi tager nu næste skridt: 

Vi samler op på erfaringerne og deler dem med netværket. Vi bruger dem som afsæt for at styrke arbejdet med lean i designfasen herhjemme. Og vi ser frem til at mødes igen – både fysisk og online – for at udvikle feltet sammen. 

Tak til Rambøll og Boligfonden Kuben for at bakke op om workshoppen.