Vær beredt på konflikterne

Renoveringer er komplekse projekter med mange penge på spil. Derfor er det næsten umuligt at undgå konflikter mellem de forskellige faggrupper. Men konflikterne kan holdes konstruktive med god kommunikation og rammer for samarbejde internt.

Renoveringsprojekter har ofte en større risikoprofil end nybyggeri. Når du går ind og bygger om, kan du støde ind i uforudsete problemer. Måske skal du lige pludselig forstærke en mur hele vejen igennem. Der kan også være pcb og asbest i bygningen eller bly i malingen, som lige pludselig skubber til hele budgettet. Du skal have en vis erfaring for at kunne håndtere de udfordringer med is i maven, siger Thomas Brogren.

Det er vigtigt at få organiseringen på plads, så alle kender hinandens roller, ansvarsområder og grænseflader

Derfor anbefaler Thomas Brogren bygherren til at sætte et hold med erfarne folk i nøglepositionerne. Det vil sige arkitekter, ingeniører og entreprenører, som har arbejdet på renoveringsprojekter tidligere. Det er også vigtigt at få organiseringen på plads, så alle kender hinandens roller, ansvarsområder og grænseflader. På den måde er der færre områder, der er åbent for fortolkninger, når der opstår konflikter.

Ryst holdet sammen med en kick off

Når holdet er sat, skal det rystes sammen, så der opstår tillid og holdånd mellem nøglepersonerne. Personlige relationer skal plejes, så det bliver lettere at tale sammen og løse konflikter.

Godt samarbejde og god kommunikation kommer ikke af sig selv

Det kan være en god idé at invitere alle ud på frokost eller tage på ekskursion for at se andre renoveringsprojekter, der kan fungere som en fælles faglig referenceramme:

Godt samarbejde og god kommunikation kommer ikke af sig selv. Du skal gøre en særlig indsats i projektets første faser for, at byggesagens parter lærer hinanden at kende og har samme forståelse af projektet. Derfor holder jeg ofte projekteringsmøder og det første kick off møde ude på byggepladsen. Så kommer alle væk fra deres kontorer og kan tale åbent og konkret om udfordringerne. Vi får den samme ramme og forståelse fra dag ét, siger Thomas Brogren.

Læs mere i vejledningen

Samarbejde og kommunikation i renoveringsprojekter

Mange konflikter kan løses ved at give det lidt tid

Brug konflikttrappen

På de første møder er det også en god idé at få forventningsafstemt, hvad hver enkelt forventer at få ud af projektet, så man er på samme linje. Her kan parterne også opstille en model for en konflikttrappe, så du ved, hvem der skal tage over, hvis der går hårdknude i et projekt.

Det er vigtigt, at en konflikt ikke får lov til at forstyrre projektet eller sætte det i stå

I et renoveringsprojekt oplever du mange små og store konflikter. Det er vigtigt, at en konflikt ikke får lov til at forstyrre projektet eller sætte det i stå. Derfor sørger jeg for at isolere konflikten, hvis jeg oplever en uoverensstemmelse med en entreprenør. Vi aftaler, at denne konflikt løser vi senere og går så videre med de andre punkter på vores to do liste. På den måde undgår vi, at konflikten forplanter sig til andre dele af projektet, siger Thomas Brogren.

Skriv aldrig sure mails

Mange konflikter kan løses ved at give det lidt tid. Derfor er Thomas Brogrens bedste råd, at begge parter sover på det. Det sætter tingene i perspektiv. Går konflikten i hårdknude og kan den ikke løses af første niveau, så send den op på næste niveau til cheferne længere oppe, som ikke har samme følelser investeret i det.

Mails er gode til positive beskeder, men aldrig til negative udsagn

Mit bedste råd er at tale om det. Skriv aldrig en sur mail. Det øger bare konfliktniveauet. Mails er gode til positive beskeder, men aldrig til negative udsagn. Du ved aldrig, hvordan det bliver tolket i den anden ende. Generelt er det en god idé at tage sig tid til at lytte til de andres frustrationer. Fornemmelsen af at blive hørt kan tage toppen af konflikten og sørge for, at I kommer tilbage på sporet, siger han.

Husk folk har travlt

Et projektweb er også en god metode til at sørge for, at alle har adgang til de samme filer og er på det samme informationsniveau. Men redskaberne har begrænsninger, du skal være opmærksom på:

Det er meget få, der kun sidder med ét projekt, de kan fokusere på. Hovedparten af projektledere har meget, de skal have overblik over. Derfor kan man ikke altid forvente, at alle har læst og forstået dokumenter på projektwebben. Vi arbejder i en virkelighed, hvor mange indimellem er små-stressede, og gode intentioner går af fløjten. Ingen forventer, at de ikke vil møde velforberedte op til et møde. Men det sker i en presset hverdag.

Effektive møder sikrer fremdrift

Derfor er det vigtigt at have en mødeledelse, der samler og skaber et fundament for samarbejdet. Mødelederen skal holde korte effektive møder, som opleves relevante.

Så snart et møde går af sporet, taber folk koncentrationen

Det kan det være en fordel at holde stående møder, da der så ikke går for meget tid med snak:

Så snart et møde går af sporet, taber folk koncentrationen. Telefonen kommer frem, og der bliver tjekket mails. Det skal man virkelig undgå, for lige pludselig er halvdelen af mødedeltagerne ikke tilstrækkelige opmærksomme på de beslutninger, der bliver truffet. Hav en klar dagsorden og gør alt for at styre mødet sikkert i mål uden en masse svinkeærinder, siger Thomas Brogren.

Mødelederen skal holde korte effektive
møder, som opleves relevante

Evaluering tidligt i forløbet

Der kan være fordomme mellem de forskellige faggrupper på byggepladsen. Forskellige arbejdskulturer og måder at tale på kan let føre til misforståelser. Det kan være en idé at italesætte forventede problemer, inden projektet begynder – f.eks. gennem en ”fordomsleg”, hvor de enkelte faggruppers forhold til hinanden italesættes. På den måde er faldgruberne italesat fra dag ét. En anden metode er at lave et lille forprojekt sammen, så alle kender hinandens styrker og svagheder.

Fordelen ved en tidlig evaluering er, at du får viden med hjem, der gør næste fase bedre

Thomas Brogrens foretrukne metode er at evaluere samarbejdet i den første tredjedel af byggeprocessen. Dermed kan alle kan komme med ris og ros til deres samarbejdspartnere, og processen blive forbedret i de sidste to tredjedele af forløbet:

Fordelen ved en tidlig evaluering er, at du får viden med hjem, der gør næste fase bedre. Du får mulighed for at rense luften, få rettet ind og forbedret processen til den sidste to tredjedel af projektet. Du lærer af de fejl, der er blevet begået og kan stadig nå at gøre noget ved dem, siger Thomas Waras Brogren.

Fejr dine succeser

På samme måde kan det styrke projektet at sætte nogle milepæle ind undervejs, hvor du fejrer fremdriften og hylder samarbejdet. Det kan være et rejsegilde eller lignende. Det er bedre at holde fejringerne forholdsvist tidligt i projektet, så det bidrager til den gode stemning og fremmer samarbejdet i de næste faser.

Det er bedre at holde fejringer forholdsvist tidligt i projektet, så det bidrager til den gode stemning

Det er godt at mødes på slap line en gang imellem og få et indblik i personen, der gemmer sig bag den faglige facade. Det løsner op og gør det lettere at løse små uoverensstemmelser, hvis holdet kender lidt til hinanden personligt, lyder vurderingen fra Thomas Brogren.

»Du må aldrig tabe bygherrens prioriteter af syne«

Kommunikation udadtil

Interessentanalyser kan være med til at give et overblik over, hvem der skal informeres om og hvornår. Skemaerne kan hjælpe med til at sikre, at de rigtige bliver informeret i tilfælde af en krise eller ændringer i planerne. Men pas på at listen ikke vokser sig for stor og hold den på et rimeligt niveau, så du kan overskue den. Ellers ender du med at bruge for meget tid at analysere små hjørner, der ikke har betydning for projektet, lyder rådet fra Thomas Brogren.

Den vigtigste interessent er bygherren

Den vigtige interessent i en renoveringssag er og bliver bygherren. Derfor er det vigtigt, at du ikke forsømmer kommunikationen med bygherren. Fra dag ét skal du vide, hvad der er bygherrens vigtigste prioritet:

Alle bygherrer vil jo gerne have et projekt, der overholder budgettet, er flot æstetisk og bliver opført til tiden. Men hvad er den enkelte bygherres førsteprioritet på lige netop dette projekt? Det er essentielt at have styr på, om du skal sætte alle sejl til at overholde budgettet, om du skal have øjnene stift rettet mod tidsplanen, eller om det tværtimod gælder om at få projektet i så mange blade som muligt. Du må aldrig tabe bygherrens prioriteter af syne, slutter Thomas Brogren.

Billeder: Kontraframe og Ricky Molloy