TRUST bygger på TILLID

De snakker hellere sammen end sender mails. De oplever sig som et team, og bygherren er med ombord. Fokus er fokus på projekterne – og på at udvikle smartere løsninger, der kan genbruges næste gang. Mød  vidneren af Procesprisen 2019, ByK med Trust

ByK med TRUST kalder de partnerskabet, så enhver kan forstå, hvad det handler om. Byggeri København, kommunens bygherrefunktion, har valgt at satse på den gensidige tillid frem for den kolde jura i relationen til sine byggepartnere. Og når de nu har valgt at lægge byggeopgaverne i et såkaldt strategisk partnerskab, kunne de jo lige så godt gå all in og vælge en partner med det selvbevidste navn TRUST.

Det var tilbage i 2016, at Københavns Kommune tog det dengang temmelig radikale skridt at droppe de sædvanlige rådgiver- og entrepriseudbud på hvert eneste byggeprojekt for sig – og i stedet udbyde en større pulje af byggeopgaver under en rammeaftale og i et partnerskab med et team af rådgivere og entreprenør over en fireårig periode.

Faktisk udbød man – og indgik aftale med – to forskellige partnerskaber, om end at ulige størrelse. Langt den største pulje gjaldt kommunale byggeopgaver inden for skole- og institutionsområdet, typisk kombinationer af renoveringer, om- og tilbygninger tillige med nybyggerier på institutionsområdet.

Det er denne rammeaftale – med en projektportefølje i størrelsesordenen 3.5 mia. kr. – der efter udbud og konkurrence blev tildelt parterne i TRUST: Enemærke & Petersen, KANT Arkitekter, Nøhr & Sigsgaard, Dominia, Norconsult og GHB Landskab.

Jens Rasmus, bygherre, Greve Boligselskab
Andreas Alminde, projektchef, Enemærke & Petersen

Flere følger efter

Partnerskabsaftalen rækker frem til november 2020, og Københavns Kommune er allerede i gang med at evaluere, om man skal fortsætte ad denne vej. Kasper Graa Wulff, byggechef i Byggeri København, har ved flere lejligheder givet udtryk for, at resultaterne er lovende. Og han har ”svært ved at forestille mig, at vi siger ’Godt, så har vi prøvet det, nu går vi tilbage til sådan som det var før’”, sagde han ved et Værdibyg-temamøde i foråret 2019.

Partnerskabet selv har undervejs generøst delt ud af sine erfaringer i mange sammenhænge, og denne åbenhed var i sig selv medvirkende til, at ByK med TRUST i 2019 blev tildelt Procesprisen for at vise vejen og dokumentere perspektiverne ved disse såkaldte strategiske partnerskaber.

Andre seriebygherrer, heriblandt to store almene boligorganisationer, har herved fået så stor tiltro til konceptet, at de har valgt at følge samme model. Vores statslige Bygningsstyrelse går i samme retning, når den i sin nye udbudsstrategi samler rådgiverydelserne i ganske få rammeaftaler og nu også vil have entreprenørerne med.

Så noget tyder på, at byggeriets virksomheder skal begynde at se sig selv i nye forretningsmodeller, hvis de vil på vinderholdet i fremtidens marked.  Læs med her og bliv klogere på, hvad det indebærer.

Ny organisering: Hjulet erstatter pyramiden

De seks virksomheder, der indgår i TRUST, har i princippet opbygget en ny, fælles virksomhed, og de leverer hver især medarbejdere til at bemande den fælles projekteringstegnestue, der er hjertet i TRUST.

Her sidder rådgivere og udførende mellem hinanden – arkitekter, ingeniører og bygningskonstruktører, fagspecialister og kalkulationsfolk – organiseret som teams efter den bygningstypologi, der arbejdes med. To teams beskæftiger sig med renoveringsopgaver, et team med nybyggeri daginstitutioner og et team arbejder med ombygning og udvidelse af eksisterende skoler.

Den tværfaglige organisering går igen i de enkelte projekter – på mange måder med udgangspunkt i den nye ydelsesbeskrivelse med projekteringsledelsen i centrum.

I stedet for den traditionelle hierarkiske pyramideorganisation er organisationsdiagrammet hos TRUST et hjul: Projekteringslederen er navet i midten – og rundt om ham de forskellige fagledere. Blandt dem indgår entreprenøren som kalkulationsleder, der samtidig har til opgave at varetage projektets bygbarhed og sikre en hensigtsmæssig etapeopdeling.

”Det er jo en lidt anden måde at organisere sig på, men sådan sidder vi faktisk sammen i vores teams. Og det gør en afgørende forskel, at VVS-ingeniøren sidder to borde fra sagsarkitekten. For så begynder man jo ikke at skrive lange mails til hinanden, der i baghovedet også handler om at dække sig selv af. Man snakker da sammen, får tingene løst – og kommer videre. Det er her, den afgørende optimering ligger”

Det fortalte Uffe Bay-Smidt – arkitekt og partner i KANT og resursechef på TRUST – ved en konference i Bygherreforeningen. Organiseringen og set-uppet, som også er aftalegrundlaget firmaerne imellem, er nøglen til partnerskabets succes, mener han og uddyber:

”Da vi sad og skulle finde ud af, hvordan vi skulle gribe det an, var en del af mind-settet at organisere os på en måde, så vi kunne spille hinanden gode. Det har vi gjort – ikke bare i den fysiske organisering, men også i vores forretningsmodel, og i forhold til at sikre, at vores indbyrdes aftaleforhold og måde at lede vores virksomheder på ikke spænder ben for, at projektet skal blive vellykket.”

”Der er ikke brug for mange ord – vores samarbejdsaftale er på bare fire sider. Ud fra det løser vi en portefølje på 3,5 mia. kr. Og papiret har ikke været oppe af skuffen endnu. Det skyldes, tror jeg, at vi har organiseret os godt. Moderselskaberne har givet et kraftigt mandat til de mennesker, som de har sat ind i TRUST, og moderselskaberne involverer sig meget begrænset i, hvordan man i TRUST griber tingene an.”

Uffe Bay-Smidt lægger dog ikke skjul på, at det har krævet tid og øvelse at slippe de gamle tænkebaner og lære at arbejde som team:

”Vi kender alle disse lange mails med bullitopstillinger, og hvad i alverden forestiller han sig, den arkitekt. Det har vi også oplevet her i begyndelsen. En ingeniør havde i frustration sendt en lang mail tilbage til sit moderselskab og opridset alt, hvad der var galt, hele vejen rundt. Men i stedet for at eskalere det til en konflikt, besluttede man at håndtere den konkrete problemstilling i fællesskab på tegnestuen. Vi var nødt til at finde et svar her og nu, for ellers kunne man ikke komme videre på byggepladsen, så vi mødtes syv fagledere og løste det på tyve minutter – og havde samtidig en god drøftelse af, hvordan problemet var kommet dertil. Han havde jo i virkeligheden ret, konstruktionsingeniøren, men vi rettede helt og holdent vores fokus på at få problemet løst, så vi kunne komme videre.”

”Siden da er det sådan, vi har grebet det an. Vi mødes over en kop kaffe eller i kantinen og løser tingene der i stedet for at skrive de lange mails, der mest handler om at placere en skyld, og som inddrager en ledelse, som i virkeligheden ikke har forudsætningerne for at være med til at løse tingene.”

Løsningen kort fortalt

Gennem mæglingen kom parterne frem til den løsning, at man tog de problematiske arbejder i tagrummene ud af opgaven. Denne opgave måtte så vente til et senere tidspunkt. En del af budgettet for denne delopgave blev brugt på nogle andre arbejder, så entreprenøren ikke mistede den forventede omsætning på projektet. Det var en løsning som begge parter var tilfredse med, da det betød, at parterne undgik en større slåskamp om, hvem der skulle betale for en tagudskiftning.

Mægleren som facilitator

I en mæglingsproces er mæglerens rolle primært at facilitere og lede processen, bistå med dialog, fremsætte løsnings- og forligsforslag, samt at vejlede parterne om det sandsynlige udfald og usikkerheder ved en eventuel voldgiftssag. Dog er det ikke mæglerens rolle at rådgive eller træffe afgørelse om sagen – det er nemlig udelukkende parterne selv, der bestemmer løsningen. Derudover bistår mægleren ikke med juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning til parterne.

Forliget, som mægleren efter mødet fremsatte, blev hurtigt accepteret:
”Mægleren havde tidligere stillet os en lang række spørgsmål, og da vi begge havde fremført vores synspunkter, blev vi sendt ud af lokalet mens mægleren vurderede et forligsforslag. Da forslaget blev lagt på bordet, mindes jeg, at vi begge kun havde få kommentarer, og at vi relativt hurtigt accepterede forliget, stort set som mægleren havde fremlagt det. Så processen gik ret hurtigt, og uden en masse snak frem og tilbage” siger Andreas Alminde og pointerer også, at der i sagen var tale om flere forskellige konfliktfyldte forhold i udbudsmaterialet, og at det derfor var effektivt at kunne få løst dem alle på én og samme gang i mæglingsprocessen.

En lettet stemning på byggepladsen

En mæglingsproces er kendetegnet ved, at den søger at få løst en konkret tvist hurtigt. Mægleren søger derfor at få afklaret konfliktens kerne så tidligt som muligt, og i stedet for at finde en vinder og en taber, stræbes der efter at opnå et forlig, som begge parter kan være tilfredse med, så samarbejdet kan fortsætte uden yderligere gnidninger, fortæller Andreas Alminde:

”Mægleren fik fremstillet de forskellige spørgsmål i et større perspektiv, så begge os parter fik mulighed for at give og tage lidt. Der var ikke en ultimativ taber eller vinder”

Jens Rasmussen er enig:

”Der var selvfølgelig noget, der gik os imod og noget, der gik dem imod. Når vi absolut skulle finde en løsning, så føltes det fair at der blev givet og taget lidt fra begge sider”.

Der var ikke en ultimativ taber eller vinder

Den tidlige forløsning på konflikten kunne mærkes på stemningen efterfølgende:

”Det at konflikten blev løst så tidligt og af os selv gjorde, at alle parter havde lagt det bag sig, og at vi så fremad. Det var rart at konflikten ikke hang i luften, hver gang vi så hinanden” siger Jens Rasmussen.

”Til de næste bygherremøder følte jeg virkelig tydeligt, at stemningen var god, og at vi alle var kommet videre. Der var respekt for den afgørelse vi i fællesskab havde truffet, og stemningen var præget af forløsning fremfor spændinger, frustration og uvished. Sådan havde det nok ikke været, hvis vi havde ventet med at løse konflikten til allersidst med en voldgiftssag. Det kunne have endt med at tage flere måneder eller hele år”, supplerer Andreas Alminde.

 Stemningen var præget af forløsning fremfor spændinger, frustration og uvished

Mægling var positivt for begge parter

Blandt de to parter er der generelt enighed om, at mægling var en god måde at løse konflikten på:

”Det var billigt, det gik hurtigt, og det var enormt værdifuldt at nå en afklaring så tidligt i processen. Hvis jeg absolut skal nævne en ting, der var negativ ved metoden, så er det at der i sådan en proces måske er behov for noget opfølgning på det, der bliver aftalt. Men det er i bund og grund ikke det, der er meningen, og det fyldte ikke meget hos os” afslutter Andreas Alminde. Jens Rasmussen kan nikke genkendende til det at få en afgørelse tidligt i processen, så konflikten ikke ulmede og blev optrappet, og så alle kunne se fremad uden uvished.

Det var billigt, det gik hurtigt, og det var enormt værdifuldt at nå en afklaring så tidligt i processen

Fakta om tvistens omkostninger i tid og kr.

  • Hver part brugte i alt ca. 25 timer med en advokat
  • Mæglingen kom i gang med kun 14 dages varsel
  • Sagen berammes til 15 dages varighed i alt
  • Alle uoverensstemmelserne blev løst i én mæglingsproces
  • Omkostningerne til VBA-mægleren var ca. 10.000 kr. pr part
  • Konflikten blev løst umiddelbart efter mæglingen

Vejledninger

Værdibyg vejledning
Udbud af rådgivnignsydelser Værdibyg vejledning

Værdibyg er et samarbejde mellem: