Smidig konfliktløsning med mægling

En uenighed i tolkningen af udbudsmateriale kunne være blevet en dyr og langtrukken affære. Men med mægling endte konflikten hurtigt og smertefrit, og projektet kunne fortsætte uden efterslæb og dårlig stemning

Uoverensstemmelser fra start

Da Enemærke & Petersen i 2016 påtog sig arbejdet i forbindelse med et større renoveringsprojekt af 448 almene boliger, var der allerede fra projektets tidlige opstart uoverensstemmelser i tolkningen af udbudsmaterialet og dermed også hvad bygherren, Greve Boligselskab, kunne forvente. Særligt var der uvished om, hvorvidt Enemærke & Petersen skulle hæfte for merudgifter i forbindelse med forskellige typer af arbejde i boligernes tagrum. Vished var der derimod fra begge parters sider om, at en dyr konflikt var under opsejling, og at de måtte arbejde henimod en løsning.    

Behov for hjælp udefra

For at komme uoverensstemmelsen til livs, valgte parterne indledningsvis sammen med hver deres advokat, at samle argumenter fra deres respektive synspunkter og præsentere dem for hinanden til møder. Men det blev hurtigt klart, at de måtte hente hjælp fra en uvildig tredjepart:

”På det tidspunkt havde vi fremlagt 200 gode argumenter, og modparten ligeså. Så her blev vi hurtigt enige om, at vi måtte søge noget hjælp udefra, fordi beløbene, som der var konflikt om, var virkelig høje” siger Andreas Alminde, projektchef i Enemærke og Petersen. Jens Rasmussen, direktør i Greve Boligselskab, var af samme overbevisning:

”Vi besluttede forholdsvis hurtigt at vi havde brug for en mæglende part. Vi gik alle sammen med følelsen af ikke at kunne komme videre til de indledende møder, og det var anstrengende og uproduktivt”.

Parterne blev anbefalet at tilkalde en mægler, der kunne lede konfliktløsningsprocessen, bistå med at klarlægge begge parters tvistepunkter, holdninger og interesser, samt i sidste ende fremsætte et forligsforslag.

Vi gik alle sammen med følelsen af ikke at kunne komme videre til de indledende møder, og det var anstrengende og uproduktiv

Læs mere om mægling i vejledningen

Mediation og mægling

Jens Rasmus, bygherre, Greve Boligselskab
Andreas Alminde, projektchef, Enemærke & Petersen

Konflikten kort fortalt

Greve Boligselskab havde lavet et tidligt udbud på renovering af 448 almene boliger. Enemærke & Petersen vandt opgaven til en totalenterprisesum på 120 mil. kr.
De almene boliger, som renoveringsarbejdet skulle udføres på, var opdelt i 43 boligblokke i tæt lav bebyggelse, og her skulle der renoveres lette facader, laves installationsvægge og VVS-installationer, renovering af kloakker, efterisolering af gavle, og arbejdes i tagrum.
Tvisten opstår i forbindelse med tolkningen af udbudsmaterialet, hvor der allerede inden projektets opstart er et par spørgsmål om byggepladsforhold, logistik og proces. Særligt er dog en uoverensstemmelse med arbejdet i tagrummet, hvor gangbroer og isolering skulle ryddes, der skulle etableres nye vindbrædder i tagfoden, og der skulle udskiftes VVS-installationer. I dette arbejde er der forskellige arbejdsmiljømæssige udfordringer, herunder asbestforurening fra bølgeeternitplader, lave arbejdshøjder, og høje temperaturer i sommerperioden. Vurderingen er, at arbejdet ikke vil kunne udføres forsvarligt uden at taget bliver fjernet. Dette var dog ikke den løsning, som entreprenørerne var blevet bedt om at give pris på. Prisen for tagudskiftningen var ca. 55 mil. kr.
Officielt lød tvisten derfor:  ”I hvilket omfang Enemærke & Petersen a/s hæfter for merudgifter i forbindelse med arbejder i tagrummet, i det omfang den af Enemærke & Petersen a/s påtænkte løsning ikke kan anvendes”.

Konflikter skal løses internt og tidligt

Mægling er ikke et nyt fænomen indenfor byggeriet, men det er nyt at der i byggeriets fælles aftalegrundlag, AB-dokumenterne, er beskrevet bestemmelser og retningslinjer for tvisteløsninger i byggeprojekter med mediation eller mægling. Bestemmelserne skal nemlig bidrage til at tvister, der opstår i byggeprocesser, kan løses billigt, hurtigt og effektivt, og helst ved et forlig mellem de involverede parter selv. Hensigten med det er, at samarbejdet og den videre proces ikke skal svækkes af de tvister, der opstår.

Samtidig skal konfliktløsning ved hjælp af mægling ske i konfliktens tidlige fase, og det er effektivt, hvis man vil undgå at de optrappes og hober sig op. Den betragtning er Jens Rasmussen enig i:

Hvis man venter med at tage sagen op til byggearbejdet er færdigt, kan det sikkert tage flere måneder eller hele år, og så glemmer man alle detaljerne og det kan blive utroligt dyrt.

En effektiv og uformel proces

Hverken projektleder Andreas Alminde eller direktør Jens Rasmussen havde prøvet mediation eller mægling før, og havde kun gjort sig forestillinger om, hvordan forløbet ville blive ud fra deres tidligere antagelser om, hvordan konflikter traditionelt løses:

”Jeg forestillede mig at forløbet ville være formelt, ligesom man ser med Voldgiftssager eller i domstole, hvor man skal være forberedt med mange argumenter og stakkevis af papir. Det viste sig at være en helt anden sag med mægling” siger Andreas Alminde og forklarer, at forberedelserne inden mæglingsmødet for dem blot bestod i at holde et møde med deres ledelse og en advokat, hvor de kortlagde hvordan de stod i sagen ud fra et juridisk perspektiv.  De mødtes også med Arbejdstilsynet, da tvisten involverede forhold inden for arbejdsmiljø, og dokumenterne blev samlet og sendt til mægleren sammen med de dokumenter, som Greve Boligselskab også fremlagde.

Jeg forestillede mig at forløbet ville være formelt, ligesom man ser med Voldgiftssager eller i domstole. Det viste sig at være en helt anden sag med mægling

Begge parter er enige om, at deres energi og tid primært blev lagt i de indledende møder inden mægleren trådte til, og at forberedelserne til selve mæglingsmødet derfor var minimale:

”Vi havde brugt meget af krudtet på de indledende møder, så mæglingsmødet krævede egentlig kun at vi genopfriskede sagen” siger Jens Rasmussen, og Andreas Alminde supplerer:

“Vi sad alle i en skurvogn på byggepladsen, vi fik en kop kaffe, og så snakkede vi. Vi fik begge mulighed for at fremføre vores synspunkter, og det synes jeg var en rigtig god måde – sådan én til én-agtigt ude på byggepladsen. Det var ikke så teoretisk, eller noget hvor man sad i et retslokale langt væk fra virkeligheden”.

I møderne deltog to bygherrerådgivere, bygherren og en tekniker fra Greve Boligselskab, og fra Enemærke & Petersen deltog en arbejdsmiljørepræsentant, projektchefen Andreas Alminde, en repræsentant fra ledelsen og en repræsentant fra Byggeriets Arbejdsmiljøbus (BAMBUS). Derudover deltog VBA mægleren, samt to repræsentanter fra Voldgiftsnævnet.

Vi sad alle i en skurvogn på byggepladsen, vi fik en kop kaffe, og så snakkede vi.

Løsningen kort fortalt

Gennem mæglingen kom parterne frem til den løsning, at man tog de problematiske arbejder i tagrummene ud af opgaven. Denne opgave måtte så vente til et senere tidspunkt. En del af budgettet for denne delopgave blev brugt på nogle andre arbejder, så entreprenøren ikke mistede den forventede omsætning på projektet. Det var en løsning som begge parter var tilfredse med, da det betød, at parterne undgik en større slåskamp om, hvem der skulle betale for en tagudskiftning.

Mægleren som facilitator

I en mæglingsproces er mæglerens rolle primært at facilitere og lede processen, bistå med dialog, fremsætte løsnings- og forligsforslag, samt at vejlede parterne om det sandsynlige udfald og usikkerheder ved en eventuel voldgiftssag. Dog er det ikke mæglerens rolle at rådgive eller træffe afgørelse om sagen – det er nemlig udelukkende parterne selv, der bestemmer løsningen. Derudover bistår mægleren ikke med juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning til parterne.

Forliget, som mægleren efter mødet fremsatte, blev hurtigt accepteret:
”Mægleren havde tidligere stillet os en lang række spørgsmål, og da vi begge havde fremført vores synspunkter, blev vi sendt ud af lokalet mens mægleren vurderede et forligsforslag. Da forslaget blev lagt på bordet, mindes jeg, at vi begge kun havde få kommentarer, og at vi relativt hurtigt accepterede forliget, stort set som mægleren havde fremlagt det. Så processen gik ret hurtigt, og uden en masse snak frem og tilbage” siger Andreas Alminde og pointerer også, at der i sagen var tale om flere forskellige konfliktfyldte forhold i udbudsmaterialet, og at det derfor var effektivt at kunne få løst dem alle på én og samme gang i mæglingsprocessen.

En lettet stemning på byggepladsen

En mæglingsproces er kendetegnet ved, at den søger at få løst en konkret tvist hurtigt. Mægleren søger derfor at få afklaret konfliktens kerne så tidligt som muligt, og i stedet for at finde en vinder og en taber, stræbes der efter at opnå et forlig, som begge parter kan være tilfredse med, så samarbejdet kan fortsætte uden yderligere gnidninger, fortæller Andreas Alminde:

”Mægleren fik fremstillet de forskellige spørgsmål i et større perspektiv, så begge os parter fik mulighed for at give og tage lidt. Der var ikke en ultimativ taber eller vinder”

Jens Rasmussen er enig:

”Der var selvfølgelig noget, der gik os imod og noget, der gik dem imod. Når vi absolut skulle finde en løsning, så føltes det fair at der blev givet og taget lidt fra begge sider”.

Der var ikke en ultimativ taber eller vinder

Den tidlige forløsning på konflikten kunne mærkes på stemningen efterfølgende:

”Det at konflikten blev løst så tidligt og af os selv gjorde, at alle parter havde lagt det bag sig, og at vi så fremad. Det var rart at konflikten ikke hang i luften, hver gang vi så hinanden” siger Jens Rasmussen.

”Til de næste bygherremøder følte jeg virkelig tydeligt, at stemningen var god, og at vi alle var kommet videre. Der var respekt for den afgørelse vi i fællesskab havde truffet, og stemningen var præget af forløsning fremfor spændinger, frustration og uvished. Sådan havde det nok ikke været, hvis vi havde ventet med at løse konflikten til allersidst med en voldgiftssag. Det kunne have endt med at tage flere måneder eller hele år”, supplerer Andreas Alminde.

 Stemningen var præget af forløsning fremfor spændinger, frustration og uvished

Mægling var positivt for begge parter

Blandt de to parter er der generelt enighed om, at mægling var en god måde at løse konflikten på:

”Det var billigt, det gik hurtigt, og det var enormt værdifuldt at nå en afklaring så tidligt i processen. Hvis jeg absolut skal nævne en ting, der var negativ ved metoden, så er det at der i sådan en proces måske er behov for noget opfølgning på det, der bliver aftalt. Men det er i bund og grund ikke det, der er meningen, og det fyldte ikke meget hos os” afslutter Andreas Alminde. Jens Rasmussen kan nikke genkendende til det at få en afgørelse tidligt i processen, så konflikten ikke ulmede og blev optrappet, og så alle kunne se fremad uden uvished.

Det var billigt, det gik hurtigt, og det var enormt værdifuldt at nå en afklaring så tidligt i processen

Fakta om tvistens omkostninger i tid og kr.

  • Hver part brugte i alt ca. 25 timer med en advokat
  • Mæglingen kom i gang med kun 14 dages varsel
  • Sagen berammes til 15 dages varighed i alt
  • Alle uoverensstemmelserne blev løst i én mæglingsproces
  • Omkostningerne til VBA-mægleren var ca. 10.000 kr. pr part
  • Konflikten blev løst umiddelbart efter mæglingen

Vejledninger

Værdibyg vejledning
Udbud af rådgivnignsydelser Værdibyg vejledning

Værdibyg er et samarbejde mellem: