Fælles fodslag på Falkonér

Frederiksbergs ikoniske Falkonér Center trængte til gennemgribende renovering, men ejeren – ATP Ejendomme – havde brug for et overblik over omfanget og hvordan opgaven skulle løses.
Opgaven blev derfor udbudt i et samarbejde, der kunne bringe entreprenøren tidligt med i spil – og bygherren valgte at flytte ind på stedet sammen med de valgte samarbejdspartnere for i fællesskab at finde løsninger, prissætte og afdække risici. Det blev grundlaget for en vellykket renoveringsproces.

”Vi valgte at invitere syv forskellige entreprenørteams til at komme med hver deres bud på, hvordan opgaven kunne løses – ikke mindst med fokus på proces- og udførelsesplan, herunder hvordan vi kunne samarbejde om at finde de rigtige løsninger.”

Der findes bygningsrenoveringer, der kan være så komplekse og omfattende, at man ikke på forhånd kan vide, hvor de ender – endsige hvad de kommer til at koste eller hvordan man kommer derhen.

Sådan en byggesag stod ATP Ejendomme over for, da de i 2016 skulle i gang med en omfattende renovering og udbygning af Falkoner Centeret – Frederiksbergs ikoniske teater- og koncertsal og hotel.

”Vi var klar over, at dette ville blive en kompliceret byggesag. Ejendommen i sig selv er stor og kompleks med mange forskellige funktioner – koncertsal, hotel, konferencecenter, kontorer og butikker. Det var en ejendom med mange forskellige tekniske installationer, og vi kendte ikke bygningens tilstand til bunds ”, fortæller Mette Munkedal Tange, der som senior projektchef i ATP Ejendomme har stået i spidsen for opgaven.

”Oven i det skulle vi ikke blot renovere, men også finde mulighed for at tilbygge et stort antal nye hotelværelser. Og vi skulle gøre det inde midt i en storby med begrænset plads rundt om bygningen – og med lejere i bygningen, som stadig skulle kunne fungere imens. Det kunne næsten ikke være mere udfordrende!”

Historien havde taget sin opstart i efteråret 2015, hvor ATP Ejendomme var begyndt at analysere udviklingspotentialet i ejendommen. Den hidtidige lejer, Radisson Blu, ønskede ikke at forlænge lejemålet, men analysen konkluderede, at kombinationen af koncertsale, konferencecenter og hotel stadig ville være attraktiv. Samtidig havde nye operatører – herunder blandt andre Scandic Hotels – meldt sig som interesseret på betingelse af, at hotellets kapacitet kunne øges.

ATP Ejendomme valgte på baggrund af et udbud blandt potentielle lejere at indgå aftale med Scandic – og at udarbejde et byggeprogram sammen med sin kommende lejer. Sideløbende var ATP Ejendomme i dialog med Frederiksberg Kommune, som også ønskede, at hotellet kunne fortsætte og var parat til at tilvejebringe det nødvendige lokalplangrundlag.

”Nødt til at tænke anderledes”
Men hvordan skulle opgaven udbydes? ATP Ejendomme indså hurtigt, at byggesagen krævede en anden tilgang end sædvanligt.

”Vi valgte at invitere syv forskellige entreprenørteams til at komme med hver deres bud på, hvordan opgaven kunne løses – ikke mindst med fokus på proces- og udførelsesplan, herunder hvordan vi kunne samarbejde om at finde de rigtige løsninger. Blandt dem udvalgte vi i sidste ende tre til at afgive tilbud”, fortæller Mette Munkedal Tange.

Bygherren havde forestillet sig, at udbudsprocessen skulle munde ud i en totalentrepriseaftale med den entreprenør, der afgav det samlet set bedste og mest fordelagtige tilbud. På forhånd havde ATP Ejendomme meldt ud, at ud over den samlede pris ville de bydendes forslag til organisation, proces samt hvordan de forestillede sig opgaven gennemført, vægte tungt. Det endte da også med at blive altafgørende, eftersom alle tre teams afleverede indikative tilbud – forstået sådan, at ingen af dem ønskede at give en fast pris grundet den store kompleksitet af opgaven.

”Det gjorde jo, at vi var nødt til at tænke lidt anderledes”, siger Mette Munkedal Tange.

NCC havde i sit tilbud foreslået en samarbejdsmodel, hvor parterne sammen kunne udvikle projektet indenfor en targetpris men med åben prissætning. På den måde kunne man i et åbent samarbejde afsøge alle muligheder, inddrage de nødvendige kompetencer – og trin for trin lægge sig fast på de løsninger, der hang bedst sammen:

”Det forekom os fornuftigt, for vi indså, at vi måtte finde løsningerne hen ad vejen. Set fra entreprenørernes side var der simpelthen for mange ubekendte og dermed al for mange ricisi, så en totalentreprise på det foreliggende grundlag ville bliver alt for dyr. Omvendt måtte vi på vores side have klarhed over, hvad det ville komme til at koste, før vi kunne vurdere, om projektet overhovedet ville kunne hænge sammen. Vi var kort og godt nødt til at få afdækket både ejendommens tilstand og prissat løsningerne, før vi kunne nå frem til et beslutningsgrundlag”, fortæller projektchefen.

Så ATP Ejendomme valgte at indgå en sådan samarbejdsaftale med NCC-teamet, hvor både entreprenør og rådgivere medvirkede på honorarbasis med henblik på at udvikle et projekt, der kunne ligge til grund for en totalentreprise. Aftalen blev indgået i efteråret 2016.

Mette Munkedal Tange

Senior projektchef i ATP Ejendomme

Flyttede ind på byggepladsen

Det tætte samarbejde, som aftalen lagde op til, nødvendiggjorde at parterne også fysisk satte sig sammen. Og hvorfor ikke gøre det i huset, der skulle renoveres?

”Så vi fandt nogle ledige kontorlokaler ude i Falkonér – og dér satte vi os alle sammen: os som bygherre, vores bygherrerådgiver, entreprenøren, arkitekt og ingeniør, for i fællesskab at undersøge ejendommen, afdække risici og indkredse mulighederne for at gennemføre projektet inden for et target-budget”, fortæller Mette Munkedal Tange.

Samarbejdet blev skudt i gang med en opstartsworkshop, hvor parterne sammen formulerede fælles målsætninger for byggesagen: ”Det kan synes banalt, men det gav et rigtig godt afsæt for samarbejdet. Den workshop lagde grunden til den gensidige ærlighed, der har præget byggesagen!”

I første omgang gjaldt det om at få afdækket ejendommens tilstand. Entreprenøren spillede ind med de områder, hvor de så de største risici, og dem begyndte parterne så hen over efteråret 2016 at undersøge nærmere, mens ejendommen og hotellet stadig var i drift.

”Vi fik adgang til et hotelværelse i tårnet og pillede det helt fra hinanden, så vi kunne få overblik over tilstanden. Ud mod Falkonér Allé fik vi udboret nogle beton-kerner, som viste, at betonen dér slet ikke havde den trykstyrke, som de gamle tegninger viste og som var nødvendig, hvis vi skulle bygge oven på den eksisterende konstruktion. Derfor blev vi på et tidligt tidspunkt klar over, at vi var nødt til at indbygge forstærkninger i konstruktionen, hvis vi skulle bygge ovenpå”, fortæller Mette Munkedal Tange.

I begyndelsen af december blev konklusionerne på de tekniske undersøgelser samlet op ved en ’Go/No go’ workshop, hvor entreprenøren kom med sit bedste bud på, hvad projektet ville løbe op i, indregnet en passende risikopulje. Det var aftalt, at bygherren her kunne vælge enten at standse processen og afregne entreprenør og rådgivere for de forbrugte mandetimer – eller gå videre med henblik på at nå frem til en totalentrepriseaftale.

ATP Ejendomme besluttede at gå videre med processen, men stadig uden at binde sig til at gennemføre den fulde pakke af renoveringer og hoteludvidelse. Der blev derfor aftalt  en model for det videre forløb, hvor projektets enkelte bestanddele blev samlet i klumper, som så kunne igangsættes hver for sig, hvis det fornødne grundlag blev tilvejebragt. Disse ’gateways’ blev styrende for den videre proces.

Elefanten spist i bidder

”Efter de indledende undersøgelser i efteråret 2016 kendte vi nu hoteltårnets tilstand. Vi vidste, at der var brug for en gennemgribende renovering, og vi vidste også, at der fortsat skulle være hotel. Så vi snørede hoteltårnet af som en selvstændig entreprise, så vi  straks kunne gå i gang med hovedprojekteringen. Det var den første gateway”, fortæller Mette Munkedal Tange.

Sideløbende blev  resten af bygningen undersøgt og  muligheder afdækket, for her var alt stadig i spil – lige fra den planlagte store udbygning med nye hoteletager til grundlæggende at fastholde og anvende bygningen, som den var. Hvad det skulle ende med, måtte i sidste ende bero på, hvad der teknisk og økonomisk var muligt.    Områder, der skulle risikoafdækkes, blev udvalgt, ligesom der systematisk  blev lavet bygningstekniske undersøgelser for at få klarlagt tilstanden af de enkelte bygningskomponenter.

”Også her tog vi det trin for trin. Princippet var, at vi tog fat i de områder, hvor vi så de største risici, fik dem undersøgt og afdækket – og derefter snøret sammen og løst”, forklarer Mette Munkedal Tange.

Noget af det første var de statiske konstruktioner: ”Vi kunne se, at en af de største risikoklumper i projektet lå omkring statikken og vi skulle lave nogle konstruktive forstærkninger og ekstrafundering. Så derfor blev alle sejl sat ind her”.

Endnu inden det var endeligt besluttet at iværksætte den planlagte tilbygning af yderligere to etager med hotelværelser ud mod Falkoner Alle, gav ATP Ejendomme grønt lys for at igangsatte de nødvendige fundamentsforstærkninger som ville muliggøre tilbygningen.

”Det var jo en risiko, vi påtog os. Vi var klar over at vi blev mere og mere låst, jo længere vi kom, men i dette tilfælde vurderede vi, at fordelene opvejede risikoen for, at investeringen var spildt”, fortæller Mette Tange.

Entreprenøren hjalp med at få pengene til at passe
I sommeren 2017 var projektet fremme ved ’gateway 3’, hvor beslutningsgrundlaget – herunder pris – skulle være så velbelyst, at bygherren kunne afgøre, om økonomien i det fulde projekt kunne hænge sammen.

Den pris, entreprenøren havde regnet sig frem til, viste sig imidlertid at ligge noget over den fastsatte targetpris, fortæller Mette Munkedal Tange: ”Vi havde set pilen pege den vej, men valgt at lade dem fortsætte projekteringen, så de kunne komme med en mere sikker pris. Men pengene passede altså ikke, så vi satte os ned alle sammen og spurgte hinanden: Hvad kan vi gøre? Hvilke muligheder har vi?”

Svaret blev en fælles beslutning om at afsøge to spor i jagten på løsninger, der kunne få enderne til at mødes.

I det første spor gik NCC i gang med systematisk at gennemgå kalkulationerne og priser, herunder leverancer og underentrepriser. De største entrepriser blev udvalgt til en nærmere prisundersøgelse, og hen over sommeren tog NCC så en ny runde med de relevante leverandører og underentreprenører. Nogle blev bedt om at regne deres tilbud igennem igen og prøve at gøre det lidt skarpere. I andre tilfælde prøvede NCC selv at indhente priser fra andre leverandører. Det lykkedes faktisk at hente en del ind på det.

”I et andet spor testede vi sideløbende, om vi virkelig havde fundet de rigtige løsninger – eller om vi havde overset andre og måske billigere løsninger eller mulige optimeringer. Vi hyrede simpelthen nogle friske øjne uden for projektet blandt andre rådgivere og virksomheder, vi havde tillid til – og bad dem kigge projektet og de valgte løsninger kritisk igennem”, fortæller Mette Munkedal Tange.

De ’kritiske øjne’ blev inviteret ind til en workshop, hvor NCC præsenterede projektet. Herefter fik de fire uger til et dykke ned i det og om muligt komme op med alternative løsninger, der kunne billiggøre projektet. Efter fire uger mødtes parterne igen: ”Her kom selvfølgelig forskellige forslag på bordet. Enkelte af dem blev indarbejdet. Men i det store og hele blev vi bekræftet i, at vi havde det rigtige og optimale projekt”, fortæller projektchefen.

NCC’s prisoptimeringer af deres leverandører og underentreprenører havde imidlertid bragt prisen så meget ned, at den flugtede med targetprisen, og i september 2017 besluttede ATP Ejendomme at indgå en totalentreprisekontrakt med NCC om at udføre det samlede projekt.

Hvad der i sidste ende fik pengene til at passe var dog mest af alt nok den grundige proces med at afdække og eliminere projektets risici, pointerer Mette Munkedal Tange:

”Både vi og entreprenøren havde igennem vores lange proces lært huset så godt at kende, at vi hver især kunne reducere vores risikopulje. På den måde fik vi til sidst økonomien til at passe med targetsummen!”

På det grundlag kunne bygherre og entreprenør i sensommeren 2017 låse også projektets anden etape fast i en totalentreprise.

FAKTA: Falkonér Centrets renovering

  • Falkonér Centret blev opført i 1955, tegnet af arkitekt Ole Hagen.
  • Den legendariske koncertsal har lagt scene til legendariske koncerter med musikere som Louis Armstrong og Jimi Hendrix, men også til teaterforestillinger og konferencer.
  • Komplekset gennemgik sidst en omfattende renovering og ombygning i 1988, da SAS Radisson (senere Radisson Blu) overtog hoteldriften.
  • Den aktuelle renovering og udbygning har omfattet 27.000 m2 renovering og 3.275 m2 nybyg. Antallet af hotelværelser er samtidig fordoblet fra 166 til 334.
  • Renoveringen er udført 2016-2019 med NCC som totalentreprenør – og med Arkitema og Lendager som arkitekter og NCC Engineering på ingeniørfagene.
  • Byggesum: 525 mio. kr.

Fælles kontor skaber fælles fokus

Det grundige forarbejde kom også projektets udførelsesfase til gode.

Projektchefen valgte at blive siddende i det fælles kontor på byggepladsen gennem hele byggeperioden sammen med sine bygherrerådgivere. Undervejs rykkede også en driftsinspektør ind for at lære nybygningen at kende og forberede den fremtidige drift – lige som Scandic i perioder havde nøglemedarbejdere siddende på fælleskontoret for at forberede indflytning og ibrugtagning. Nærheden til hinanden i det fælles byggepladskontor var af stor værdi, siger Mette Munkedal Tange:

”Den store fordel er, at vi får løst tingene med det samme. Entreprenøren kunne komme til mig og sige: Vi har brug for lige af få afklaret det og det – og så kunne vi tage snakken med det samme. Det betød jo, at vi lynhurtigt fik truffet beslutning og stort set løst tingene fra dag til dag, med mindre de krævede en mere udførlig undersøgelse. Vi kunne gå lige ud på pladsen og se på de ting, vi skulle tage stilling til!”

Det samme gjaldt under projekteringen: ”Det var en kæmpe gevinst for projektet, at rådgivere og entreprenør sad midt på byggepladsen, for det betød jo, at vi ikke bare siddet og projekteret ud fra et tegningsgrundlag, men ud fra den virkelighed, der var lige uden for døren!”

At parterne sad sammen, bevirkede også, at vi fik et langt mere uformelt beslutningshierarki, forklarer Mette Munkedal Tange: ”Når man sidder over for hinanden, begynder man jo ikke at skrive lange mails rundt om de formelle kommandoveje. Så tager man den direkte med hvem, der nu er relevant. Det har også bidraget til en langt mere effektiv samarbejdsproces. Vi er vokset med opgaven sammen og har hen ad vejen udviklet en effektiv og konstruktiv samarbejdsform.”

”Endelig har det også givet langt større fleksibilitet – fx overfor at imødekomme ønsker fra Scandic undervejs i processen, som NCC langt hen ad vejen har kommet i møde. Det er selvfølgelig ikke nødvendigvis ønskværdigt for en entreprenør, der gerne vil køre derudaf. Men til gengæld er det af stor værdi for os som bygherre – og for vores lejer!”

Men kan man ikke komme for tæt på hinanden, så det begynder at flimre, hvem man selv er og hvad man skal have øje for?

”Det har vi da drøftet flere gange hen ad vejen. Vi havde det oppe på en af vores første workshops, hvor vi var enige om, at vi hver især måtte have fokus på vores rolle og opgave. Min var at køre projektet igennem inden for budget og den aftalte kvalitet. Jeg synes egentlig, vi har formået at balancere det ret god – også ved at være ærlige over for hinanden og turde udfordre hinanden”, siger Mette Munkedal Tange.

”Vi har hele vejen igennem haft åbne kalkulationer og fuld indsigt i NCC’s økonomi og prissætning. Og vi har ikke holdt os tilbage fra at udfordre dem, når vi syntes. Så på den måde har vi da nogle gange gået tæt på hinanden – men altid i en ordentlig tone og med gensidig respekt. Kun ganske få gange har vi ikke kunne nå til enighed, hvor vi så har bedt vores respektive chefer i styregruppen tage over. Men vi har aldrig haft behov for at gå videre ad konfliktløsningstrappen.”

”I andre byggesager kan man jo gå og slås hele vejen igennem, men det er der jo ikke noget, der bliver bedre eller billigere af. I et åbent og tillidsbaseret samarbejde, hvor man ikke prøver at løbe om hjørner med hinanden, og hvor man hen ad vejen får indsigt i hinandens forretning og succeskriterier, ender man i stedet med en give-and-take, som er langt mere værdifuld for alle parter”, mener Mette Munkedal Tange og tilføjer:

”NCC har fra begyndelsen sagt, at de ønsker at tjene deres penge på processen, ikke på konflikt. Og de skal have den credit, at vi gennem hele forløbet har oplevet dem som en løsningsorienteret partner, der loyalt sammen med os har engageret sig i processen for at komme i mål inden for vores targetbudget. Og det er samtidig min opfattelse, at de også har haft en rimelig god sag på Falkonér-renoveringen”, siger Mette Tange.

Helt igennem lean

I hvert fald kunne entreprenøren planmæssigt aflevere det ’nye’ Falkoner Center til bygherren og Scandic i august 2019. Det skete efter en byggefase, som Mette Munkedal Tange beskriver som ’helt igennem lean’:

”NCC arbejder på byggepladsen efter nogle lean-principper, som helt sikkert har været medvirkende til, at byggesagen fik så fint et forløb. Hele den ene væg i vores fælles frokoststue var én stor dynamisk procesplan med lapper og planer. På møder og i workshops brugte vi meget tid på at tegne og vise tingene, så vi alle fik en fælles forståelse. Det var med til at holde fokus på at løse tingene her og nu – i stedet for at sætte rådgiverne i gang med at producere en masse tegningsmateriale, som alligevel ikke bliver brugt.”

”Vores tilgang med at løse tingene, som de opstod – her og nu og ude på byggepladsen – er også helt i lean-tankens ånd. Vores bygherremøder blev derved også en slags ’forhindringsmøder’, hvor vi målrettet forsøgte at afdække, hvad der skulle afklares, og rydde de ting af vejen, der spændte ben for fremdriften”, fortæller projektchefen.

Såvel bygherre som entreprenør har været begejstrede for forløbet og det gode samarbejde, der har båret det. Spørgsmålet er så, om det tilfældigt – voksede frem af en god kemi mellem parterne, eller om det kom til at fungere så godt, fordi man fik skabt de rette ramme- og aftalevilkår?

”Jeg tror, at det meget ligger i den samarbejdsmetode omkring ’iterative loops’, vi udviklede hen ad vejen. Det var jo ikke et set-up, vi klart havde formuleret fra starten. Det strategiske lå i valget af samarbejds-tilgangen – resten kom hen ad vejen, fordi det gav mening”, siger Mette Munkedal Tange.

ATP Ejendomme er fast besluttede på at udnytte de gode erfaringer fra Falkonér-renoveringen på andre komplekse renoveringssager.

”Der er helt sikkert ting, vi vil arbejde videre med: Tidlig entreprenørinddragelse, det fælles projektkontor, det tætte samarbejde. Men allervigtigst måske det at tage ansvaret på os for at være en nærværende bygherre. Jeg tror, vi får et bedre produkt, når vi selv er med i maskinrummet. Og vi får også en bedre proces, når vi kan hjælpe med at træffe de rigtige beslutninger hurtigere!”

Mette Munkedal Tange er allerede i fuld gang med at videreføre de gode Falkonér-erfaringer på sin nye opgave som Senior Projektchef på ombygningen af det tidligere B&W og Nordea hovedsæde Ørkenfortet til hotel for Hilton-kæden.

Den opgave vandt NCC, og det hold, som NCC har sat på Hilton-opgaven, var derfor også med ved afslutningsworkshoppen på Falkonér – netop for at få overbragt erfaringerne herfra til den nye sag, forklarer Mette Munkedal Tange:

”Allerede inden vi udbød Hilton-renoveringen valgte vi – med erfaringerne fra Falkoner – at vi ville lære bygningen grundlæggende at kende, så vi fik en entreprenør til at hjælpe os med at strippe den helt ind til råhuset og udføre nogle grundlæggende tilstandsanalyser. Nu har vi så også etableret et projektkontor på byggepladsen. Så erfaringerne fra Falkoner lever videre.”

SÅDAN! Tidlig inddragelse og iterative loops

ATP Ejendomme inviterede i første omgang syv forskellige entreprenørteams til at foreslå en løsning på opgaven. Blandt forslagene blev tre udvalgt til at afgive endeligt tilbud i totalentreprise. Da ingen af tilbuddene umiddelbart kunne danne grundlag for indgåelse af en totalentreprisekontrakt, valgte bygherre at indgå en samarbejdsaftale med det team, hvis tilbud samlet set blev vurderet som mest fordelagtigt.

Aftalen indebar, at parterne i samarbejde – og inden for en given tidsramme – skulle udvikle og prissætte et projekt, der kunne danne grundlag for en totalentreprisekontrakt. Men det stod bygherre frit for, om de ville indgå en sådan kontrakt eller afregne parterne på rådgivervilkår for medgået tid – og stille projektet i bero.

Alle parter satte sig i denne fase sammen på et fælleskontor på byggepladsen, hvor en serie af ’iterative loops’ afdækkede udfordringer og muligheder samt udviklede og prissatte løsninger i en åben kalkulation med det formål at reducere risici og nå frem til et acceptabelt budget inden for en forud aftalt targetsum – hvorefter projektet blev låst i totalentreprise.

Vejledninger

Værdibyg vejledning
Udbud af rådgivnignsydelser Værdibyg vejledning

Værdibyg er et samarbejde mellem: