Inddragende byggeri på mindre projekter

En afprøvelse af konceptet Inddragende Byggeri på en laboratorierenovering viser, at princippet om tidlig entreprenørinddragelse kan skaleres ned til mindre projekter. Den tilpassede udbudsform havde fokus på åben økonomi og sikring af alle aktørers plads ved bordet ved projekteringsopstart og under hele byggeprocessen, og der blev investeret i samarbejde helt fra start for at sikre en smidig og fleksibel byggeproces.

På DTU Lyngby Campus i bygning 307 forskes der bl.a. i bæredygtig energi og kvanteteknologi. I forbindelse med en bevilling fra en stor dansk medicinalvirksomhed, skulle laboratorielokalerne i bygningen renoveres, så de kunne bruges til at lave en kvantecomputer. Laboratorierne skulle være klar inden nytår, for der havde man lovet at begynde at trække på bevillingen.

”Forskningsverdenen ligner byggeriet på den måde, at du ofte har ganske kort tid, fra pengene til et forskningsprojekt er blevet bevilget, til du skal være klar til at sætte det i værk. Der er måske fire, fem, seks måneder til at ”mande op”, og noget af den opmanding kan også bestå i at bygge nye laboratorier. Så for at bruge et godt dansk udtryk, så er din ”time-to-market” minimal,” fortæller projektleder på DTU, Rasmus Biener de Taeje.

Kort ”time-to-market” affødte idé om tidlig entreprenørinddragelse

Den meget korte tid, der var til de nye laboratorier skulle stå færdige, gjorde det nødvendigt at tænke nyt. Tilfældet ville, at Rasmus Biener de Taeje netop havde hørt et oplæg med en jurist fra Molt Wengel, om deres koncept for tidlig entreprenørinddragelse ”Integreret Byggeri”, som DTU har haft stor succes med på større projekter.

”På mødet mente de, at det var svært at anvende på mindre projekter, men så tænkte jeg: ’Det skal sgu være løgn!’” udtaler Rasmus Biener de Taeje.

Det bedst mulige byggeri for pengene

Rasmus kontaktede DTU’s rammerådgiver H+ for at høre, om de var med på idéen om at afprøve ”Inddragende Byggeri” på et mindre projekt. Herefter vendte han tilbage til Molt Wengel, og sammen med juridisk rådgiver Marianne Bjørnkjær Nielsen fik de skåret paradigmet hårdt til, så det passede til et mindre projekt. Herefter gennemførtes en markedsdialog med to entreprenører.

”Undervejs i den dialog blev det klart for os, at det, der var vigtigt, var ikke at få det billigst mulige byggeri, men at få det bedst mulige byggeri for de penge vi havde. Det vigtigste for os var et hold, vi kunne stole på, og et dækningsbidrag, som vi syntes var fair. Og det fik vi. Der var ikke nogen af de bydende, der bad om et unfair dækningsbidrag,” udtaler projektlederen.

Rasmus Biener de Taeje fortæller, at der var en række andre betragtninger, der lå til grund for ønsket om at afprøve tidlig entreprenørinddragelse.

”Når vi har den her størrelse projekter, er det så ikke en bedre idé at bruge pengene på at samarbejde om nogle tegninger, i stedet for at beskrive os selv halvt ihjel? Som en klog kvinde sagde til mig engang: ’man bygger efter tegninger og slås over beskrivelser’”, udtaler projektlederen.

Se video om projektet.

Videnstab i faseskift

Et andet problem, som man ønskede at kommet il livs gennem tidlig entreprenørinddragelse var det store videnstab i faseskiftene.

”Når jeg kigger hele processen igennem, så er der en periode, hvor vi projekterer på livet løs og opbygger en hel masse viden. På små projekter kan det sagtens dreje sig om mellem 500 og 1000 sider, som man bruger tre måneder på at samle. Det overleverer vi så til en entreprenør og forventer, at vedkommende kan sætte sig ind i det på tre uger. Så for mig at se er der et kæmpe videnstab i de her faseskift, når det hele bliver så bureaukratisk. Og faseskiftet kommer til at skabe en kløft. Så kan du sige nok så meget, at du vil samarbejde, men du har allerede nærmest givet entreprenøren håndjern på, når du har bedt entreprenøren om at låse sig på en pris” siger Rasmus Biener de Taeje.

Tid til at udveksle viden og kvalificere projektet

Men med den model, man har valgt for tidlig entreprenør-inddragelse på renovering af laboratorielokaler i bygning 307, kan bygherre ifølge Rasmus Biener de Taeje præsentere entreprenøren for en ide og nogle koncepter, og bede om entreprenørens idéer til, hvordan tid og pris overholdes. Den eneste forventning til entreprenøren er, at de stiller med et hold, som kan løse opgaven, at de kan holde sig inden for budgettet, og at de fortæller, hvad de skal tjene.

”Man lægger en fase ind, hvor entreprenøren og rådgiveren kan udveksle viden og i fællesskab kvalificere projektet og løsningerne. Og entreprenøren får sikkerhed for, at hvis de kan holde tidsplan og budget, så har de en opgave og får det dækningsbidrag, de har budt ind med ift. target-summen. Så på den måde har vi ikke låst entreprenøren, og vi har denne her periode, hvor vi sammen bliver klogere og får en dialog om, hvad det er, vi skal bruge. Samtidig får vi en klar idé om de forskellige komponenter, vi skal bruge, og får lavet en masse prioriteringer i fællesskab. Så vi får skabt et samarbejde, hvor alle kan blive klogere, uden at det koster nogen noget,” udtaler Rasmus Biener de Taeje.

Foto: Qphoto.

”Det var meget sigende ved det her projekt, at når man har meldt budgettet ud, og entreprenøren har bedt om sit DB, så er det jo bare at trække DB’et fra, og så kan man bygge for resten. Og når entreprenøren så låser prisen igen, så er det sammen med en tidsplan, hvor man har sikret sig, at der er de nødvendige leverancer til at overholde tidsplanen. Så den tidsplan, vi låser på, er ikke bare udbudstidsplan – det er faktisk en udførelsestidsplan, og alle har bidt til bolle på den. Så det giver et rum, hvor man kan sidde rundt om bordet og finde det bedste projekt,” fortæller Rasmus Biener de Taeje.

Tidskrævende under projektering og planlægning – men nem udførelsesfase

Rasmus Biener de Taeje fortæller, at udfordringen ved at bruge ”Inddragende Byggeri ” er, at det kræver en hel del tid af bygherren.

”Det kom bag på mig, hvor mange af mine af ressourcer det tog. Forbruget er meget komprimeret i projekteringen og planlægningen, men til gengæld har det været den nemmeste udførelse. Alle havde været med og hørt brugernes tanker om projektet osv. Det gled bare. Man håndterer jo risiko allerede i planlægningsfasen – vi har allerede prissat de risici, vi på forhånd havde identificeret i fællesskab,” udtaler projektlederen.

Desuden vil det på store projekter også kræve en investering i teambuilding og opbygning af fælles forståelse og tillid mellem de involverede parter. Det vil sige, at man skal afsætte tid og ressourcer, som kan være uforholdsmæssigt store på et lille projekt. Men Rasmus de Taejes oplevelse er, at det fungerede, fordi man kørte en meget komprimeret proces over fem dage, og faktisk havde rystet holdet samme allerede på første dag. Og fordi det var så lille et hold, kunne alle sidde med ved bordet.

Foto: Qphoto.

Til gengæld for den investering har samarbejdsformen givet en række gevinster.

”Da vi kom i gang med projektet, var der en masse udfordringer, som vi kunne løse med det samme, fordi vi havde entreprenøren og hans leverandører med i processen. F.eks. var vi usikre på, hvilken ventilations-løsning vi skulle gå med og der var det nemt, at vi kunne tage leverandørens løsning med ind i bygningen og se om den passede. Vi kunne nøjes med at projektere lige nøjagtig, hvad der var behov for og for den konkrete løsning. Også da vi kom til indretningen af laboratorierne var det nemt at kunne tale om de konkrete produkter, som entreprenørens leverandører havde på hylderne,” udtaler Rasmus Biener de Taeje.

På baggrund af projektet, har DTU udviklet et procesdiagram, som beskriver, hvordan de fremover vil arbejde med Inddragende Byggeri på mindre projekter.

”Det er helt sikkert, at vi fremover kommer til at insistere på, at vores samarbejdspartnere deltager i den samme type opstarts-workshop, som vi brugte i det her projekt. Man skal være benhård på de bløde værdier, for ellers er hele inddragelsesprocessen forgæves, og man inkasserer ikke gevinsten,” afslutter Rasmus Biener de Taeje.