E&P på systematisk jagt efter højere produktivitet

Der er en direkte sammenhæng mellem anvendelsen af lean og byggepladsens produktivitet. Det har Enemærke & Petersen konstateret gennem en systematisk registrering af byggepladsernes produktivitet.

Så nu screener og benchmarker man produktiviteten på udvalgte byggepladser – og arbejder systematisk med at løfte lean-forståelsen på de pladser, der har potentiale for forbedringer.

”Der er, én til én, en direkte sammenhæng mellem byggepladsens produktivitet og i hvilken udstrækning, byggeledelsen tænker og handler lean, herunder anvender værktøjer som tavlemøder, last planner og cyklogrammer!”

Så kontant opsummerer proceschef i Enemærke & Petersen, Søren Christensen, konklusionen på bundlinjen, efter at han igennem flere år har arbejdet med at screene produktiviteten på entreprenørens egne byggepladser og rådgive byggeledelserne om, hvordan de kan blive mere produktive.

Enemærke & Petersen har gennem efterhånden mange år været fanebærer for anvendelsen af lean i dansk byggeri. At de opnår resultater ved det, har de for længst demonstreret. Konkurrenterne har gennem en årrække måttet se Ringsted-entreprenøren erobre stadig flere af de store almene renoveringer – alene i 2018 vækstede E&P 34 % på omsætningen. Oven i det formår de at præstere en indtjening, som ingen af de øvrige entreprenører kan matche – i 2018 på 6,2 % af primær drift.

Alligevel stiller de sig ikke tilfredse hos Enemærke & Petersen. For de har opdaget, at der er mere at hente. Målet er nu at løfte produktiviteten fra de 30 %, der er gennemsnittet i byggebranchen, op imod 50 %, som industrien kan opvise.

Og Enemærke & Petersen er allerede godt på vej. Den gennemsnitlige produktivitet på de pladser, man har målt, er løftet til 36 % – på de allerbedste pladser helt oppe på 41 %

Hvordan i alverden bærer de sig ad? Og hvordan måler man i det hele taget byggepladsens produktivitet? Læs med og bliv klogere!

Søren Christensen blev i 2015 ansat i E&P som projektchef – fra 2016 med den opgave at stå i spidsen for produktivitetsprojektet. Søren har oprindelig en håndværksmæssig baggrund, men har også arbejdet som byggeleder hos NCC. Han er uddannet bygningskonstruktør og har en master i lean construction.

Fakta: En tredjedel af arbejdstiden går til spilde

Det er i gentagne studier slået fast, at mindre end en tredjedel af arbejdstiden (30 %) på en typisk dansk byggeplads er værdiskabende, produktiv arbejdstid.
En anden tredjedel af tiden er nødvendig, indirekte arbejde – fx samtale, klargøring og transport.
Den sidste tredjedel går med at vente, gå fra et sted til et andet eller andet uproduktivt. Med andre ord: spildtid.
Med sit egetudviklede koncept for produktivitetsscreening har Enemærke & Petersen sat sig for at højne produktiviteten på byggepladserne ved systematisk at gøre uproduktiv tid til produktiv arbejdstid. Over en tre-årig periode er det lykkedes at højne produktiviteten på de screenede byggepladser fra 30 % til 36 %.

OPRYDNING MED ”DE FEM S’ER”

”Vi bad dem kigge på os og vores produktion med deres øjne – og ud fra det hjælpe os i gang med at overføre nogle af de forbedringsværktøjer og -metodikker, man kender fra industriens verden” – Søren Christensen

Hvis byggeriet skal kunne nærme sig en industriel produktivitet, bliver man nødt til at lære af, hvordan industrien har båret sig ad med kontinuerligt at forbedre sin produktivitet, ræsonnerede de i E&P – og hyrede derfor konsulentbureauet 4Improve (nu en del af PwC), der er specialister i produktivitetsudvikling.

For at begynde med noget, der ligner en industriel produktion, startede man med at kigge på Enemærke & Petersens ’byggefabrik’ i Glostrup, der fremstiller træbaserede elementer og andre bygningsdele til entreprenørens byggeopgaver. Ved hjælp af lean-metodikken ’5 S’ fik man ryddet op og reorganiseret lager og produktionshaller og implementeret tavlestyring af lager-reolerne:

”5 S tager afsæt i fem ord, der alle starter med S: Sortér, Sæt i system, implementer en Systematisk orden, Standardisér og Selvdisciplin. Vi mente selv, at der var rimelig styr på tingene, men denne helt systematiske oprydning og organisering havde en fantastisk effekt. Man går kontant til værks og vurderer, hvad man egentlig har brug for. Hvis noget ikke har været brugt et halvt år, ryger det ud. Det resulterede bl.a. i, at vi kunne sige et lejemål op, fordi lagerpladsen her blev overflødig”, fortæller Søren Christensen.

Efter byggefabrikken blev det byggepladsernes tur. Hertil udviklede man i samarbejde den metodik for produktivitetsmåling og forbedringsarbejde, som Søren Christensen efterfølgende har anvendt på en stribe af Enemærke & Petersens byggepladser – nybyggerier såvel som renoveringer.

En af byggepladserne er Sct. Annæ Gymnasium i Valby, som er midt i en etapevis renovering inden for rammerne af det strategiske samarbejde ByK med TRUST. Her satte vi Søren Christensen stævne for at lære mere om, hvordan produktivitetsscreeningen gribes an.

BYGGEPLADSENS LEDELSE OG ØKONOMI

Inden Søren Christensen overhovedet begynder med sine registreringer på pladsen, har han sat sig ind i byggesagens økonomi og kigget grundigt på tidsplan og procesplan. ”Det er jo afsættet, som vi skal forsøge at optimere”, siger Søren Christensen.

”Jeg går for eksempel ind og kigger på, hvad det koster at drive byggepladsen pr. dag. Den koster måske 30.000 eller 60.000 om dagen, afhængig af hvad det nu er for en plads. Så ved jeg også, hvad vi kan vinde, hvis vi ved fælles hjælp kan optimere så meget, at vi kan nå frem til at afrigge tre måneder før tid. For gevinsten skal jo også stå mål med den indsats, det kræver – herunder hvor meget tid, jeg skal bruge på pladsen.”

”Når jeg kommer ud på pladsen, laver jeg som det første en ’speeddating’ med byggeledelsen, hvor jeg gennem en række enkle spørgsmål får afdækket, hvad man kan kalde lean-modenheden i byggeledelsen: Hvordan er deres forståelse for lean-tænkningen? Hvilket kendskab – og hvilke erfaringer – har de med procesledelse og med de forskellige lean-værktøjer? Hvor opmærksomme er de på at udnytte deres forskellige kompetencer bedst muligt – og udvikle den næste generation af procesledere og formænd? Er alle velorienterede om byggesagens økonomi og status?”

Ud fra besvarelserne rates byggeledelsen efter hvor lean, den bedømmes at være i sin måde at tænke og handle på: ”Vi er altid to om at bedømme besvarelserne, så vi kan have en dialog om de konklusioner, vi trækker ud. Det er den samlede byggeledelse, vi rater, men vi har selvfølgelig de bagvedliggende data, hvis den enkelte gerne vil have feedback. Men for os er det jo byggeledelsens samlede performance, der tæller”, fortæller Søren Christensen.

Byggeledelsen rates på en skala fra 1 til 5: ”Her på Sct. Annæ hentede de en høj score – 4,2 til 4,3. Men vi har også haft byggepladser i den anden ende af spektret, helt ned til 2,3!”

REGISTRERER HVAD HÅNDVÆRKERNE LAVER – OG BYGGELEDELSEN

Når Søren Christensen screener produktiviteten på en byggeplads, sker det i praksis ved minutiøst at registrere, hvordan alle på byggepladsen – byggeledelse som håndværkere – bruger deres arbejdstid over en periode på to arbejdsuger.

Inden han går i gang med registreringerne holder han et informationsmøde for alle på pladsen.

”Det gør jeg for at afbøde den skepsis, som alle instinktivt reagerer med, når de registreres og føler sig overvåget. Jeg kommer jo ikke som en spion fra ledelsen. Når jeg registrerer håndværkerne, gør jeg det ikke på navn – ikke engang på fag. Det eneste, jeg interesserer mig for, er hvor meget af arbejdstiden, der anvendes til værdiskabende aktivitet, og hvor meget der er ren spild. Lige som det er byggeledelsens samlede performance, jeg er optaget af – ikke den enkelte byggeleder. Formålet med det hele er jo at hjælpe dem med at få en endnu bedre byggesag”, siger Søren Christensen.

Registreringerne spænder over to hele arbejdsuger.

Alle i byggeledelsen bliver bedt om selv at registrere deres tidsforbrug over 14 dage – altså time for time gøre rede for, hvad de bruger deres tid på: ”Ud fra det kan jeg danne mig et billede af deres arbejdsmønster. Hvad de bruger deres tid på – og hvordan. Og om de arbejder godt sammen eller sidder de hver for sig og laver deres ting”, fortæller Søren Christensen.

”Det handler jo om at skaffe et datagrundlag, så vi har noget validt at handle på. Og sådan at vi efterfølgende kan måle, om det har en effekt, når vi går i gang med at optimere.”

Imens er han selv ude på byggepladsen fra morgen til aften og krydser af i et skema. Hver gang han møder en håndværker, registrerer han, om vedkommende er i gang med produktivt arbejde, i gang med at forberede et arbejde, eller laver noget uproduktivt såsom at vente eller gå fra et sted til et andet. Efter de 14 dage og 1000-1500 streger vil han have et statistisk stabilt billede af, hvilke andele af arbejdstiden håndværkerne bruger på henholdsvis værdiskabende aktivitet, forberedelser og uproduktiv spildtid.

DATA BEARBEJDES OG ANALYSERES

Resultatet af registreringerne kan direkte aflæses som et mål på byggepladsens produktivitet (andelen af produktiv, værdiskabende arbejdstid) – og forbedringspotentiale (den uproduktive spildtid).

”Målet med det hele er jo at konvertere spildtid til produktiv tid. Jeg interesserer mig især for aktiviteterne: gå, samtale og vente. Det er dér, potentialet ligger. Hvis der bliver gået meget på en byggeplads, er det måske logistikken, vi skal have fat på. Er der meget venten, er det jo et tegn på, at de nødvendige forudsætninger ikke er til stede for, at håndværkerne kan udføre deres arbejde som planlagt.”

På samme måde kommer byggeledelsens egne timeregistreringer i arbejde. De indsamlede data bearbejdes i et Excel-ark, og ender ud i en lagkage, som eksempelvis kan vise, at de bruger 34 % af deres tid på møder:

”Det er godt nok meget, kan vi hurtigt blive enige om – og så kan vi ud fra det få en dialog om den tid bliver brugt fornuftigt eller om vi eventuelt kunne stramme op på nogle måder eller måske løse tingene på en anden og mere produktiv måde. De 34 % dækker jo over mange forskellige møder, som jeg kan kalde frem i en ny lagkage. På den måde bruger jeg de indsamlede data til at få en dialog om, hvordan vi kan gøre tingene anderledes.”, siger Søren Christensen.

Det er imidlertid når Søren Christensen sammenholder resultater og observationer fra den samlede screening i et lean perspektiv, at forbedringspotentialet viser sig:

”Hvis håndværkerne går og venter, kan det måske også skyldes, at byggeledelsen ikke er det rigtige sted på det rigtige tidspunkt – det får jeg jo også indblik i gennem den analyse, jeg laver af byggeledelsen. Derfor screener vi begge dele og sammenholder resultaterne. For det interessante er, at de to ting hænger utrolig meget sammen. Det er byggeledelsen, der er nøglen til at ændre på de forhold, der kan få produktiviteten til at stige”, siger Søren Christensen.

BYGGELEDELSEN SKABER PRODUKTIVITETEN

Det har overrasket Søren Christensen – og Enemærke & Petersen – hvor store forskelle, der er mellem de enkelte byggepladser. At de performer forskelligt, har man selvfølgelig altid været klar over, men nu kan man aflæse det sort på hvidt.

Og det hele starter og slutter med, hvordan byggeledelsen er sammensat og agerer, pointerer Søren Christensen:

”Vi kan have en byggeledelse, der er meget erfaren og sammentømret. De leverer generelt set en høj produktivitet. Den byggeledelse, vi har her på Skt. Annæ, er sammentømrede og erfarne. Og de er i øjenhøjde med vores håndværkere – det gør en stor forskel. At byggeledelsen har høj synlighed.

På andre byggepladser møder han en byggeledelse, som tydeligvis ikke fungerer godt sammen: ”De kan være gode hver især, men hvis de ikke fungerer sammen, kører de hver deres spor. Så må jeg jo tage fat i det og prøve at hjælpe dem med at arbejde sammen. Nogle gange skal der ikke andet til end at få dem til at begynde dagen med et tavlemøde i ti minutter hver morgen.”

Det er alfa omega for en høj produktivitet, at byggeledelsen er synlig og i tæt kontakt med produktionen på pladsen.” – Søren Christensen

”Derfor interesserer jeg mig bl.a. for, hvordan de starter deres dag. Starter de med at være på kontoret og sidde foran skærmen – eller starter de med at gå en runde på byggepladsen, sige godmorgen og lige få en snak om det, der trænger sig på?”

Søren Christensen kan af sine registreringer se, at produktiviteten er lavest i ydertiderne – den første time om morgenen og den sidste time, hvor man rigger ned. Her er der altså i særlig grad potentiale for at løfte produktiviteten.

”Det er også den lære, vi kan uddrage af de byggepladser, der scorer den højeste produktivitet. Tag imod håndværkerne fra morgenstunden og vær synlig på pladsen. Lad være med at åbne computeren før kl. 8. Efter 8 gider de faktisk ikke se dig derude, for så vil de gerne arbejde. Så har du fred og ro til at lave dine ting. Skaber du roen, får du også selv ro til alt det papirarbejde, du som byggeledelse også skal have fra hånden”, råder Søren Christensen.

FRA SCREENING TIL PRODUKTIVITETSFORBEDRINGER

Det er med gode råd og forslag som disse, at Søren Christensen prøver at hjælpe byggeledelserne med at realisere nogle af de potentielle produktivitetsforbedringer, som screeningen har identificeret. Det sker i en tæt dialog med byggeledelsen, sådan at de selv tager ansvar for forbedringsindsatsen:

”Jeg formidler, hvad jeg registrerer – og hvad jeg vil anbefale dem. Det vil typisk være redskaber fra lean værktøjskassen. Mange gange bruger de i forvejen lean værktøjer som tavlemøder og last planner system, men last planner i sig selv er jo mere end tavlemøder. Det er også sådan noget som PPU – altså registreringen af i hvilken udstrækning aktiviteterne bliver udført som planlagt. Der er faktisk meget få af sagerne, der kører med PPU. Last planner giver værdi i sig selv. Men det er jo PPU’en, der samler data op, som sætter os i stand til at afdække, hvor det halter og hvor vi skal sætte ind. Så det spørger jeg ind til – og forklarer det og hjælper efterfølgende med at implementere det, hvis de ikke kender til at arbejde med det.”

”Men det forudsætter jo, at de er modne til det. Hvis de til en start har en score på 2,3, nytter det jo ikke noget at jeg begynder at snakke PPU, for så skal vi starte et helt andet sted. Men hvis de i forvejen kører last planner og det kører godt, så kan jeg godt tage den niveauet længere og hjælpe dem med at bygge PPU’en på, så de får nogle data, de kan bruge. PPU’en er bygget op om de syv strømme, så den kan jo lynhurtigt afdække, hvad der er årsag til forsinkelser. Men de er jo ikke klar, hvis de ikke i forvejen forstår LPS-tankegangen. Så jeg tager altid udgangspunkt i dér, hvor byggeledelsen er”, forklarer Søren Christensen.

At det rykker at styrke lean-forståelsen i byggeledelsen og implementere nye værktøjer, kan Søren Christensen konstatere sort på hvidt. På en af de screenede byggepladser er det således lykkedes at løfte produktiviteten fra 29 til 37, efter at man har implementeret nogle af de anbefalede tiltag. Eksempelvis er man begyndt at bruge lokationsbaseret planlægning med cyklogrammer, lige som byggepladsen har fået tilknyttet en procesleder.

Men hvorfor er det overhovedet nødvendigt at gennemføre en resursekrævende screening for det? Kunne Enemærke & Petersen ikke bare vælge at brede den fulde lean-pakke ud over alle byggepladser?

”Det er sådan set også det, vi ønsker. Men vejen dertil er jo at støtte op om byggeledelserne. Hvis vi bare kommer med metodikken og siger: I skal gøre sådan her – så får vi dem jo ikke selv engagerede. Hvorimod hvis vi bruger 14 dage på byggepladsen, så lærer jeg jo mine kolleger at kende og kan vinde deres tillid. Og hvis jeg så også kan komme med noget dokumentation på det, jeg ser ude på byggepladsen, så får jeg også flyttet meget mere bagefter. Det er hele den forandringsledelse, der ligger i de 14 dage, hvor jeg er til stede og synlig, der gør hele forskellen”, svarer Søren Christensen og tilføjer:

”Vi har jo set rigtig mange eksempler på, at en ledelse kommer ud på byggepladsen og stiller sig op og siger: Det er den vej, vi går. Men hvad er succesraten på det, tror du? Hvorimod når jeg kommer derud og bliver og ikke tager derfra, før jeg har fået sat byggeledelserne i gang med værktøjerne, så de selv kan overtage dem. Det kræver lidt flere resurser. Men det giver også et langt bedre resultat!”

”Jeg vinder gerne deres tillid, når vi får nogle gode snakke. Det er jo forandringsledelse, så jeg skal være synlig og selv være med til at afmontere den usikkerhed, vi altid møder forandringer med.”

Søren Christensen oplever dog stadig en vis skepsis, når han første gang møder op på en ny byggeplads. Håndværkerne er dem, der tager bedst imod mig. De ser det som en hjælp, når jeg lige har gået den første runde og snakket med dem. Byggeledelsen kommer ofte lidt bagefter. De føler måske, at de har mere på spil. Men det har de jo ikke, og når de opdager, at jeg kommer igen og igen og kommer for at hjælpe dem, får vi det jo rigtig fint sammen. Den skal simpelthen bare løbes i gang. Lean handler jo også om synlig ledelse. Om at være vedholdende. Nu har vi gjort det i tre år, og de begynder at forstå, at det er vigtigt at vi holder fast!”

BEDRE PRODUKTIVITET PÅ BUNDLINJEN

Sigtet med produktivitetsforbedringerne er i sidste ende at veksle dem til større indtjening og skarpere konkurrenceevne. De hidtidige erfaringer viser, at der er betydelige gevinster at hente, når Søren Christensen ud fra screeningsresultaterne kan hjælpe byggeledelsen med at optimere pladsen.

”Her på Sct. Annæ har vi vundet seks måneder. Ved et nybyggeri i Ballerup hentede vi fire måneder. Når du ved, hvad det koster at drive en byggeplads, kan du selv regne ud, hvad det betyder økonomisk.”, tilføjer han. Allerede under screeningen tager proceschefen fat i tidsplanen og procesplanlægningen for at lede efter optimeringsmuligheder, som han efterfølgende arbejder videre med i analysefasen. Søren Christensen viser et cyklogram for en af byggeetaperne på Skt. Annæ Gymnasium:

”Optimeringerne her gav mulighed for, at vi kunne aflevere denne etape 25 arbejdsdage tidligere end planlagt. Med en daglig byggepladsomkostning på 20.000 kr. ville vi på den måde kunne spare en halv million kr. I dette tilfælde havde bygherren ikke noget ønske om, at vi afleverede før tid, men hvis vi ser på det med industribriller, kunne det jo give anledning til at vende den om: Hvis vi kan producere den 25 dage hurtigere, så kunne vi i realiteten være gået i gang 25 dage senere og have sparet 25 dages byggepladsomkostninger. Det er jo en risky tankegang, som byggebranchen slet ikke er gearet til, men det kan hjælpe os med at få øjnene op for de potentialer, vi har”, siger Søren Christensen og tilføjer:

”I dette tilfælde hentede vi så et halvt år på næste etape, så vi kunne sætte den tredje i gang et halvt år før og aflevere den et halvt år tidligere. Så vi hentede en gevinst alligevel. Men det er en meget god tankeøvelse at vende den om og se perspektiverne, hvis vi virkelig begynder at tænke industrielt!”

SÅDAN! PRODUKTIVITETSSCREENING AF BYGGEPLADSER

E&P’s egenudviklede model for produktivitetsscreening af byggepladser består af følgende elementer:

Byggepladsens økonomi – Hvad koster byggepladsen pr. dag
Tidsregistrering af byggeledelsen (egenregistrering af timer fordelt på aktiviteter) over to uger
Analyse af byggeledelsens modenhed – herunder leantænkning og -kendskab.
Screening på byggeplads, frekvensstudie – observationer af hvilke aktiviteter håndværkerne bruger deres arbejdsdag på (statisktisk stabilt efter 1000-1500 registreringer).
Analyse af tidsplanen i forbindelse af procesplanlægning

Forbedringsværktøjer

Styrket procesledelse
Lokationsbaseret planlægning med cyklogrammer
PPU (Procent Planlagt Udført) til opsamling af data, der viser hvor processen halter
Morgenmøder hvor håndværkerne sammen med en byggeleder koordinerer dagens opgaver
Tavlemøder – en hurtig daglig opsamling, hvor man i fællesskab løser dagens udfordringer

Resultater

Bedre samarbejde mellem byggeledelse og håndværkere
Markant kortere byggetid, hvilket skaber store besparelser. Og bedre akkorder for håndværkerne, bedre samarbejde, større arbejdsglæde
Produktiviteten hævet fra 30% til 36% i gennemsnit – på de bedste pladser helt op til 41%

E&P har besluttet at indføre produktivitetsscreening fast på alle relevante, større byggepladser, hvor man selv har byggeledelsen. Målet er et vedvarende løft i virksomhedens produktivitet.

FAKTA LEAN-VÆRKTØJET 5 S

5 S er en systematisk metode til at opnå en velorganiseret arbejdsplads. Det bidrager samtidig til at skabe et miljø, som konstant udfordrer alle former for spild.

5 S konceptet sætter fokus på arbejdspladsens indretning – og hvordan den kan bidrage til at minimere spild.

5 S dækker over fem ord der starter med s:

S = Sortér
S = Sæt i system
S = Systematisk rengøring / orden
S = Standardiser
S = Selvdisciplin

5 S kan på den måde være med til at skabe et bedre arbejdsmiljø, minimere spild og irritation, forbedre sikkerhed, produktivitet og kvalitet, reducere omkostninger – og skabe et miljø for løbende forbedringer.

Kilde: Center for Lean >> https://centerforlean.dk/5s/