Dialog med de bydende – også i forslagsfasen

Den røde tråd i Handicaporganisationernes konkurrence var dialog.

De fem prækvalificerede teams – sammensat af byg- herren efter at firmaerne havde søgt prækvalifikation enkeltvis – blev sat stævne hos SBI, hvor de til en start fik bind for øjnene og blev udstyret med en blindestok. Gennem et todages kursusforløb fik de lov at opleve den virkelighed, som mennesker med handicap oplever, når de møder indbyggede barrierer i det byggede miljø. Denne øjenåbnende oplevelse satte livligt gang i diskussionerne på tværs af de konkurrerende teams – også da de efterfølgende skulle løse en opgave, som i sidste ende reducerede antallet af konkurrerende teams til tre.

De tre udvalgte hold var nu blevet virkelig tændt på opgaven. Efter endnu en workshop, hvor bygherren uddybede sine værdier og holistiske forestillinger om bæredygtighed, kastede de tre teams sig engageret ind i arbejdet med at udarbejde deres konkurrencefor- slag. Undervejs fik de to gange mulighed for at møde et panel af bygherreorganisationens tilgængeligheds- eksperter, hvor de kunne få sparring og afklaret tilgængelighedsspørgsmål ved de ideer, de tumlede med. Ved disse møder medvirkede bygherrens rådgiver som garant for ligebehandlingen og for at opsamle svar på generelle spørgsmål og formidle dem til alle tre teams.

»De møder fik afgørende betydning for kvaliteten af de forslag, der blev afleveret«, fortæller Mette Thiberg fra Gottlieb Paludan, der ledede bygherrerådgivningen på sagen. »De tre teams kom alle med forskellige ideer og designkoncepter, som tilgængelighedseksperterne med deres praktiske viden og erfaring måtte vende tomlen ned overfor. Det var direkte med til at spore forslagsstillerne i den rigtige retning.«

Bygherre Jesper Boesen siger uden omsvøb:

»Dialogmøderne var med til at sikre, at konkurrencen blev en succes. Havde vi ikke haft dem, kunne vi have endt med at sidde og bedømme tre middelmådige projekter. Det ville jo have været en katastrofe. Så det kan klart anbefales at indbygge sådan en dialogmulighed.«

Mere dialog vil gavne alle

Hos Rambøll er Helen Kristensen enig i, at bygherrer med fordel kan invitere til mere dialog i konkurrencefasen. Desværre går udviklingen den modsatte vej, især blandt offentlige bygherrer, som er bange for at komme til at krænke ligebehandlingsbestemmelserne. Og der er også god grund til forsigtighed, mener Helen Kristensen, der er specialist i udbuds- og konkurrence- betingelser:

»Modellen her, hvor de konkurrerende teams havde dialogmøder med tilgængelighedsgruppen hver for sig, vil kræve skærpet opmærksomhed, hvis udbyderen er en offentlig bygherre. Der vil let opstå risiko for, at de bydende føler sig forskelsbehandlet«, vurderer Helen Kristensen, og fortsætter:

»Men der er ikke noget i vejen for, at en offentlig bygherre har dialog med sine tilbudsgivere – blot alle er til stede, og alle bliver behandlet lige. Han vil også kunne lave et uddannelsesforløb i stil med det, der blev lavet her. Jeg synes i virkeligheden, at muligheden for dialog bliver brugt for lidt.«

Hun kunne godt tænke sig, at man forsøgte at få mere indhold i de spørgemøder, som er tilladt, så længe alle er til stede: »Som det er i dag, er de ret blodfattige. De fleste tilbudsgivere holder sig tilbage, fordi de ikke vil risikere at blotte sig, så der bliver sjældent stillet andet end helt konkrete, afklarende spørgsmål. Hvis man brugte spørgemøderne lidt anderledes – måske lagde et læringselement ind i dem – kunne man håbe på, at der kunne skabes en lidt mere frugtbar dialog. Det ville jo være til gavn for alle: Tilbudsgiverne ville blive bedre rustede til opgaven. Og bygherren kunne håbe på at få nogle mere kvalificerede tilbud.«

»Lige nu går udviklingen desværre den modsatte vej for offentlige bygherrer. Fortolkningen af direktiverne har lagt et meget stramt regime ned over dialogmulighederne ved udbud, og nogle er da også slemme til at klage over brud på ligebehandlingen ved mindste anledning. I angst for at komme i klemme, er de offentlige bygherrer og deres rådgivere meget forsigtige. Det er ærgerligt«, mener Helen Kristensen.

Entreprenøren ønsker også dialogen

Også hos den vindende entreprenør, NCC, er man tilhænger af en styrket dialog under konkurrencen, fortæller sagsansvarlige Erik Vibe Pedersen: »Der er i den fase typisk en vis mistillid mellem bygherrerådgiver og entreprenør, som handler om at dække sig ind i forhold til de juridiske og evt. risikobehæftede vilkår i udbudsmaterialet. Så man oplever tit, at der bliver svaret lidt i øst, når man spørger i vest. Her oplevede vi en meget ærlig dialog, hvor vi fik reelle svar, som vi kunne bruge til noget.«

NCC’s udviklingschef Malene Raagaard Møller supplerer: »Det var med til at skabe et langt mere reelt grundlag for at konkurrere på det, som kunden gerne vil have, at vi i forslagsfasen havde mulighed for at mødes med bygherrens tilgængelighedsgruppe. I stedet for at vi skal sidde og gætte, hvad de mon mener, og hvorfor de har formuleret byggeprogrammet sådan. Derfor blev det en utrolig ærlig konkurrence, hvor tingene blev afgjort på nogle meget reelle parametre.«

»Vi bruger jo temmelig mange ressourcer på at udarbejde et sådant tilbud – det involverer en hel del mennesker forskellige steder i organisationen, og det samme hos arkitekt og ingeniører. Det løber hurtigt op i et par millioner. Derfor vil man selvfølgelig gerne lave et forslag, som rammer lige midt på skiven i forhold til bygherrens ønsker. Det har processen her bidraget til. Det satte os i stand til at lave et tilbud, som flugtede præcist med bygherrens ønsker.«

»At vores chancer for at vinde så samtidig, alt andet lige, blev større ved, at bygherren undervejs havde reduceret antallet af konkurrerende til tre, gav os nok også et incitament til at give den en tand mere. Alt sammen var det medvirkende til, at bygherren fik nogle mere kvalificerede tilbud. Det er jo på alle måder god ressourceøkonomi«, siger Erik Vibe Pedersen og tilføjer:

»Men det forudsætter, at det kvalitative fokus bliver bakket op af tildelingskriterierne. Hvis man som konkurrencedeltager fornemmer, at de kvalitative kriterier bare er flødeskum, og at det alligevel er prisen, som bestemmer udfaldet til sidst – så vil man jo ikke få den effekt!«

Pris i egen kuvert

Med et helt enkelt greb havde bygherrerådgiverne sikret sig, at de kvalitative kriterier rent faktisk ville have den tyngde i bedømmelsen, hvormed de var udmeldt i tildelingskriterierne: Man havde bedt de bydende om at aflevere tilbudsprisen i en kuvert for sig, som først ville blive åbnet efter, at forslagene var blevet bedømt efter de kvalitative kriterier.

Konkurrencebetingelserne fastslog, at bygherren ville vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en samlet bedømmelse, hvor en række kvalitative kriterier tilsammen vægtede 75%. Kriterierne var:

• Arkitektoniske og funktionsmæssige værdier (25%)
• Tilgængelighed (20%)
• Bæredygtighed (10%).
• Procesbeskrivelse, organisation og bemanding (20%)

Totalentreprisesummen vægtede 25%.

Procesbeskrivelsen skulle have fokus på, hvordan totalentreprenøren agtede at inddrage bygherrens tilgængelighedsgruppe i den videre proces under projektering og udførelse. På den måde signalerede bygherren, at man lagde vægt på at videreføre dialogen og det tætte samarbejde også efter, at totalentreprisekontrakten var underskrevet.

Udbud, bedømmelse og tildeling var tilrettelagt helt i overensstemmelse med Værdibyg-vejledningen ‘Kvalitet som tildelingskriterium’ – både ift. karakterskala samt model for bedømmelse af tilbudspriserne (pris- forskel til laveste pris), som begge blev lagt åbent frem i konkurrencebetingelserne. Så vidste de konkurrerende, hvad de havde at rette sig efter.

»Det er jo en velkendt kritik mod totalentreprisen, at den stiller arkitekten svagere over for entreprenøren, som til enhver tid kan vende tommelen ned og sige: Find en billigere løsning. To-kuvert modellen og vægtningen af de forskellige kriterier er med til at sikre, at heller ikke entreprenøren kan tillade sig at nedprioritere de kvalitative aspekter. På den måde kan det opveje nogle af de indbyggede ubalancer i totalentrepriseformen og skabe en mere ligeværdig relation mellem entreprenør og rådgivere«, forklarer bygherren, Jesper Boesen, om overvejelserne bag.

På samme klinge

Og sådan har det faktisk også virket, mener NCC: »På arkitekt- og ingeniørsiden er der nok givet mere los – selvfølgelig inden for nogle rammer – end hvis det var blevet udbudt på sædvanlige kriterier. Vi har selvfølgelig også haft entreprenørkasketten på, men lige så meget i forhold til at fokusere på, hvordan vi kunne optimere bygbarheden af huset og ad den vej optimere prisen«, siger Erik Vibe Pedersen.

Malene Raagaard Møller tilføjer: »Det bemærkelsesværdige er, at der i vores diskussioner faktisk har været ret meget fokus på prisen – også fordi bygherren fra starten meldte ud, at han – også prismæssigt – ønskede sig et almindeligt kontorhus. Vi har internt i teamet haft en meget konstruktiv dialog om, hvordan vi sikrede det – hvor også vores arkitekter har spillet rigtig godt med.«

Også arkitekten selv har oplevet, at tyngden af de kvalitative kriterier i samspil med to-kuvert modellen har styrket hans position i totalentrepriseteamet. Sagsarkitekt Per Ravn, CUBO Arkitekter, fortæller:

»Det har jo givet os en trumf – vi har joket lidt med, at vi altid kunne smide tilgængelighedskortet. Hvis vi kunne hænge vores arkitektoniske løsninger op på bygherrens krav og værdier, så kunne NCC næsten ikke sige nej. De har gerne villet aflevere en skarp pris, men vidste samtidig, at de ikke kunne vinde, hvis ikke forslaget levede op til bygherrens ønsker og værdier.«

»Men faktisk har vi været et rigtig godt team. Jeg har ikke oplevet, at vi sad i hvert sit hjørne og forsvarede vores eget, men tværtimod at vi har været fælles om at træffe de afgørende beslutninger. Vi har haft rigtig mange kampe undervejs, man skal ikke tro andet. Men når vi har forladt mødelokalet, har vi aldrig tænkt: Sikke dog nogle idioter, de der skide entreprenører. Så har vi alligevel haft lyst til at spørge hinanden, om vi ikke skulle tage en kop kaffe eller tage ud at spise.

Og der tror jeg, det spiller en rolle, at vi startede dette projekt op med at få de oplevelser sammen i kursusworkshoppen. Ved en totalentreprise mødes vi jo sædvanligvis først, når vi arkitekter har tegnet et eller andet op, vi kan snakke ud fra, og så vil entreprenøren jo ofte gerne hurtigt have et forslag fra os, som de kan begynde at sætte priser på. Her havde vi været sammen forinden, og vi havde lavet vores manifest, og det gjorde en forskel. Det tror jeg er en erfaring, som andre bygherrer kunne tage ved lære af«, siger Per Ravn.

»Det at køre på samme klinge, det betyder altså meget. Men vi var også heldige at få et godt team. Jeg ved, at der var andre hold, som ikke formåede at få et godt samarbejde i stand. Det handler jo også om personlig kemi.«

Afgørelsen

Efter afleveringen fik de tre teams mulighed for selv at fremlægge deres forslag for bedømmelseskomiteen, som derefter trak sig tilbage for at bedømme de kvalitative kriterier. Det skete ved hjælp af til formålet udarbejdede lister, som sikrede, at alle de kvalitative kriterier og underkriterier kom med i bedømmelsen, som skete under anvendelse af Værdibyg-vejledningens ti-trins karakterskala.

I sidste ende blev prisen til dels udslagsgivende i konkurrencen om Handicaporganisationernes Hus. Men kun fordi de to førende forslag efter den kvalitativebedømmelse lå næsten lige. NCC’s forslag førte med et mulehår på point, da kuverterne med pristilbuddene til sidst blev åbnet under overværelse af de bydende. Med en marginalt lavere pris end det konkurrerende forslag halede NCC – i team med CUBO og NIRAS – sejren hjem.

Jesper Boesen, bygherren, var især glad for to-kuvert- modellen, som gav ham lov til at bedømme forslagene på deres kvalitative præmisser: »Det betød jo, at vi ikke gik rundt og tænkte, at det projekt var sørme godt, men det havde vi nok ikke råd til. Vi kunne helt koncentrere os om at bedømme forslagenes funktionelle kvaliteter. Det var med til at holde fokus på det, vi selv havde udpeget som det væsentlige«.