Projekt- og procesoptimering ved renoveringen af Korngården

Ved renoveringen af Korngården igangsatte bygherren to processer; en serie teknikermøder for at optimere det tekniske, samt møder mellem bygherreorganisationen og samarbejdspartnerne for at identificere kritiske udfordringer – og finde løsninger på dem!

Mens rådgivere og entreprenør indledte en serie teknikermøder for at optimere det tekniske og udførelsesmæssige, satte bygherren sin egen organisation sammen med de valgte samarbejdspartnere for at se på processen, afklare grænseflader og ansvarsforhold, identificere kritiske udfordringer – og finde løsninger på dem!

”I skal spørge jer selv, hvad I har brug for at vide i forhold til de emner, vi kommer til at drøfte. Og samtidig skal I tænke over, om I ved noget, som de andre bør vide!”

Sådan lyder startskuddet fra Tormod Ousager, mødeleder ved dagens workshop, som nok finder sted hos entreprenøren i Ringsted, men som er blevet til på initiativ af bygherren, DAB, hvor Tormod også har hjemme.

Denne tirsdag sidst i januar er det anden gang, at det hold mødes, som skal være sammen om at totalrenovere den almene boligafdeling Korngården i Ballerup. Første gang var lige efter nytår, hvor parterne første gang mødte hinanden, efter at bygherren efter licitationen i december havde valgt at indlede kontraktforhandlinger med Ringsted-entreprenøren Enemærke & Petersen. Det var dog en noget mindre flok, der ved denne første workshop fik lejlighed til at træffe hinanden, drøfte byggesagens organisering og den videre proces. Her fik man også indkredset de problemstillinger, der ville kræve særlig opmærksomhed. Og det er disse fokuspunkter, der er emnet for denne dags workshop. Af samme grund har de forskellige parter denne gang taget hele deres hold på byggesagen med, så der må i al hast findes et større lokale for at få plads til alle om hesteskoen.

Første punkt på dagsordenen er tømning af lejlighederne og overdragelse til entreprenørerne. Renoveringen bliver så omfattende, at beboerne opgangsvis genhuses midlertidigt, mens håndværkerne er på, så entreprenøren ønsker at sikre sig, at lejlighederne vil være fuldstændig tømte og lige til at gå til. DAB har indgået aftale med et flyttefirma til at flytte og opmagasinere beboernes bohave, og nu forklarer Bjørn fra flyttefirmaet, hvordan man griber det an – og hvilke problemstillinger, man typisk støder på. Det giver anledning til, at en hel stribe spørgsmål kommer på bordet. Hvad gør man, hvis beboerne ikke har fjernet alt, der skal væk? Hvis gulvtæpper har efterladt limrester på gulvet, som skal afrenses før entreprenøren kan slibe det ned? Hvem står for afleveringssynet – og skal entreprenøren med? Har nogle beboere opsat paraboler – og hvad med dem? En hel stribe helt konkrete spørgsmål kommer på bordet, efterhånden som man drøfter processen igennem, og Tormod, mødelederen, er skarp til at holde fast på dem, til de har fundet deres løsning eller en aftale er truffet. Hvad kan bygherren levere? Er entreprenøren tilfreds? Hvem hos parterne er ansvarlig for, at det aftalte bliver ført ud i livet?

Simpelt, egentlig. Men effektivt.

Læs mere om

Projektoptimering

Renoveringsprocesser

Opfølgning – hvordan det siden gik

Velinformerede samarbejdspartnere og
brugere var en af nøglerne til succes

Et tilbud fra entreprenøren

Beboerkommunikation er egentlig ikke et punkt på dagens dagsorden, men forsamlingen er helt med, da entreprenøren gerne vil vise en ny løsning, man har udviklet og lige nu tester på et andet stort renoveringsprojekt – en hjemmeside, hvor beboerne løbende kan følge med i renoveringen, og som samtidig kan benyttes til at udsende varslinger til beboerne om kommende aktiviteter, der vedrører deres lejlighed. Udvalgt indhold fra hjemmesiden kan samtidig vises på info-skærme i bebyggelsen.

Bygherren DAB’s projektleder, Klaus Petersen, slår med det samme til, da entreprenøren tilbyder at sætte en tilsvarende hjemmeside op for renoveringsprojektet Korngården – og at DAB også selv vil kunne bruge hjemmesiden i deres beboerkommunikation. Inspireret foreslår han at man opsætter en informationsvogn ved byggepladsen, som bl.a. kunne rumme en info-skærm. Bjørn fra flyttefirmaet kommer på banen og siger, at han rigtig godt kunne bruge en sådan hjemmeside til at give beboerne information og gode råd om, hvordan de kan forberede flytningerne. Det aftales, at hjemmesiden skal være oppe, så den kan præsenteres for afdelingens byggeudvalg ved den planlagte kick-off workshop nogle måneder fremme.

Ugentlige teknikermøder

Workshoppen bevæger sig herefter ind på de tekniske og udførelsesmæssige forhold ved den forestående renovering – først og fremmest den af entreprenøren foreslåede facadeløsning, som nu skal detaljeres med udgangspunkt i det projekt, som totalrådgiveren Dominia – med Domus som arkitekter – havde beskrevet i udbuddet. De tre parter har allerede haft et indledende projektgennemgangsmøde, fortæller Boris Jensen som entreprenørens projektchef på sagen – og der er aftalt ugentlige teknikermøder mellem parterne, hvor man over den kommende tid i fællesskab vil gennemarbejde de tekniske løsninger og optimere projektet med udgangspunkt i entreprenørens semi-industrielle facadeløsning. Aftaler om godkendelsesprocedurer med videre kommer på plads, og drøftelserne kredser snart ind på tidsplanen for de kritiske leverancer i forbindelse med projektdetaljeringen – herunder de aftalte mock-ups af facadeløsning og sammenbygningsdetaljer, som afdelingens byggeudvalg skal have mulighed for at forholde sig til.

”Hvad nu, hvis byggeudvalget forkaster dem. Er der så tid til at ændre på løsningen, uden at det berører tidsplanen”, skærer mødeleder Tormod skarpt igennem? ”Det tekniske vil de ikke blande sig i, højst valget af materialer og komponenter i facaden”, kommenterer bygherrens projektleder, Klaus. ”Men der skal de også have et reelt valg, så der skal være tid til, at vi kan arbejde med løsningen”, indvender Jesper Mogensen, arkitektens projekteringsleder. Entreprenøren byder ind med en tidsplan for mock-up leverancen, og efter en del drøftelse frem og tilbage kommer aftaler og tidsplan på plads.

Svesken på disken

Sådan fortsætter workshoppen nogle timer endnu. Man drøfter byggepladsindretning og adgangsforhold, byggerytme og flow. Tidsplanens rummelighed i forhold til vejrlig og ferie, indsatsen for sikkerhed og miljø. Tidsplaner bliver aftalt, forventninger afstemt – og også spørgsmålet om konflikthåndtering kommer rundt om bordet, der leverer erfaringer og inspiration til mulige løsninger. De fleste spørgsmål bliver ordnet på stedet; andre bliver videreekspederet til de relevante beslutningsfora.

”Det er en fin måde at lære hinanden at kende på. Og jeg kan godt lide, at vi her får ’svesken på disken’”

Midt på eftermiddagen kan mødeleder Tormod konstatere, at dagsordenen er udtømt. Han spørger alle om bordet, om de har fået svar på deres spørgsmål og afklaret det, de skulle. Da ingen har mere at tilføje, spørger han bordet rundt, hvad de så har at sige til værdien af en workshop som denne.

Lars, divisionschef i Enemærke & Petersen, er første mand på banen: ”Det er en fin måde at lære hinanden at kende på. Og jeg kan godt lide, at vi her får ’svesken på disken’. Vi får indblik i, hvordan vi hver især ser verden, og jeg synes, vi har haft en god dialog. Jeg har oplevet en god energi, og det er jo den, vi skal køre videre på. Tak for det – og stor ros til initiativet!”

Mikkel, el-ingeniør hos Dominia: ”Enig! Det er altid godt at få lavet nogle gode aftaler inden man kommer i gang. At få tingene på bordet og vende dem med jer andre i et forum som dette, er en god måde at gøre det på. Som i alle andre ’parforhold’ gælder det, at når man først får sat ansigter på hinanden og skabt relationen, så er det ganske meget lettere at lave de aftaler, man skal.”

Gode relationer og en
åben dialog vægtes højt

Vigtig viden, som man ellers ikke ville få

Anne Katrine – ansvarlig for genhusning hos DAB: ”Rigtig mange af de ting, der kommer frem her i dag, er ting, som jeg ellers ikke ville høre om, fordi jeg kun sidder med genhusningen. Flere af de ting, der er blevet drøftet her, kan jo have konsekvenser for tidsplanen. Og tidsplanen skal rykke sig rigtig lidt, før det ødelægger alt for mig. Så for mig er det rigtig, rigtig vigtigt, at jeg også har fået mulighed for at fortælle hvilke konsekvenser det vil få for min planlægning, hvis I ændrer i tidsplanen. Alle de aspekter, der har været fremme her i dag, ville jeg ikke have haft indsigt i, hvis jeg bare havde fået en masse c/c-mails.”

Et godt og gennemarbejdet projekt er grundlaget for et godt arbejdsmiljø og sikkerhed

Olga, ingeniør hos Dominia med ansvar for nedrivning og miljø: ”Når man som jeg er kommet ind i projektet lidt sent, fordi jeg har overtaget en andens projekt, er det endnu mere værdifuldt at få en lejlighed som denne til at komme på omgangshøjde. Og se de ’farlige’ entreprenører i øjnene…”

Henrik og Mikael fra Eggersen Miljø & Sikkerhed: ”Et godt og gennemarbejdet projekt er grundlaget for et godt arbejdsmiljø og sikkerhed. Der er helt klart nogle udfordringer i denne sag, men med workshoppen her i dag har vi fat i dem tidligt og kan derfor finde løsninger på dem, inden vi går i gang. Alt for ofte oplever vi det modsatte. Vi har en lang proces foran os, og dette her er en god start.”

Tidligere fat

Jesper, projektansvarlig hos Dominia:”Jeg er meget positivt overrasket over, hvor langt vi allerede er fremme. Vi er jo kun lige startet, men vi har allerede fået indkredset nogle vigtige fokusområder og i det hele taget skabt et godt grundlag at bygge videre på. Nu kommer der så en hel stribe møder, hvor vi meget mere fagspecifikt vil dykke ned i de udfordringer, der er i projektet – og sammen arbejde med de muligheder der er for at finde forbedringer og optimere projektet. Jeg er overbevist om, at disse to forløb tilsammen vil gøre, at vi kommer hele vejen rundt få gjort projektet mere skarpt. Det er jo ikke sikkert, at det sparer en masse penge, men mon ikke det alligevel gør det – at vi ikke pludselig står derude og opdager et problem, vi så skal prøve at løse, mens toget kører? Jeg tror, at dette vil være med til at tingene kører mere på skinner, når vi først sætter toget i gang.”

Vi har det jo med at putte hinanden i kasser, som vi hver især måske også forskanser os i

Boris, Enemærke & Petersens projektleder: ”Klaus tvinger os via sin dagsorden til at tænke nogle ting igennem og lægge vores tanker frem for jer andre. Måske ville de være kommet alligevel via vores projektmøder, men vi får helt sikkert fat i dem tidligere, end vi ellers ville gøre. Nu er vi kommet godt i gang – og en god start er altid et godt grundlag.”

Klaus, projektleder i DAB – og bygherre: ”Mange af os, der sidder her, har jo mange år bag os i og været med på mange kick-off møder og workshops, hvor parterne kunne lære hinanden at kende og lave nogle fælles hensigtserklæringer. Det nye i det, vi gør her, er at anerkende, at der vil komme nogle udfordringer, og dem kan vi lige så godt tage fat i med det samme.”

”Vi har det jo med at putte hinanden i kasser, som vi hver især måske også forskanser os i. Jeg synes, at vi med dagen i dag har fået brudt de kasser lidt op. Vi anerkender, at der er nogle ting, vi er nødt til at tale om, som på et eller andet tidspunkt vil blive en udfordring for os. Jeg tror heller ikke, at vi kommer til at spare penge. Tværtimod kan det jo nemt blive dyrere for mig, fordi vi får synliggjort nogle ting, vi så må gøre noget ved nu – eller afsætte resurser til. Men hvis vi ikke tager dem nu, så kommer de bare senere – og hvis de kommer senere, så stopper de processen.”

Ines, beboerkonsulent, E&P: ”Jeg har været med til en del kick-off møder, og jeg vil rose dette her forum for, at det har været ærligt. Man har været enige om at få alt på bordet, og man har været enige om, hvad man vil opnå med det. Bygherren stiller de rigtige spørgsmål ved at sige: Jeg ved der er udfordringer, lad os bare tage dem op nu og her. På samme måde er rådgiverne åbne over for at høre, hvad andre – entreprenøren – kan bidrage med, og hvad de måske har overset. Normalt sidder vi, som Klaus siger, i hver vores bokse og koncentrerer os om vores eget. Et arrangement som dette her giver basis for, at alle parter ser det som et samarbejde.”

Klaus: ”Det kunne jeg ikke have sagt bedre. Jeg ser frem til det videre samarbejde med jer. Jeg tror, det bliver en super god byggesag!”

Fem skarpe til bygherren

DAB’s projektleder, Klaus Petersen, uddyber her, hvordan man udnytter tiden fra licitation til byggestart til at optimere projekt og proces.

I har udbudt jeres projekt og fundet jeres entreprenør. Hvorfor ikke bare lade entreprenøren komme i gang i en fart?

”I det støttede byggeri kan vi jo ikke sætte entreprenøren i gang, straks han har vundet licitationen. Vi skal først have godkendt vores ’Skema B’ ansøgning hos både kommune og Landsbyggefond, og det går der hurtigt 4-5-6 måneder med. For ikke at spilde tiden, udnytter vi mellemtiden til at lave noget projektoptimering med entreprenøren. Skema B kan jo først blive godkendt, når vi har afsluttet kontraktforhandlingerne og står med en endelig kontraktpris, vi kan skrive ind i vores Skema B ansøgning. Men vi kan omvendt ikke skrive kontrakten under, før vi har et godkendt Skema B.”

Var der særlige forhold ved projektet, som kaldte på projekt- og procesoptimering?

”Renoveringsprojektet indebærer, at de nye facader trækkes ud, så de enkelte lejligheder tilføres et nyt areal på godt en meter på hver side. Disse nye præfabrikerede facader blev udbudt som systemleverance, og vi ønskede derfor at invitere den valgte entreprenør med til nogle møder for at sikre os, at den måde, entreprenøren ville løse det på, stemte overens med vores intentioner. Historien har jo vist, at systemleverancer nogle gange kan blive problematiske, hvis entreprenørens forudsætninger ikke var de samme som vores, og det ville vi gerne sikre os imod – og samtidig selvfølgelig benytte lejligheden til at de projekterende og entreprenøren sammen kan optimere løsningen.”

”Renoveringen er så omfattende, at vi er nødt til at genhuse beboerne en kort tid, mens deres lejligheder bliver renoverede. Derfor havde vi på forhånd indset, at der ville blive behov for en tæt koordinering med entreprenøren, så vi kunne sikre os at det hele kommer til at klappe. Derfor havde vi programsat et workshopforløb, hvor vi kunne få identificeret de ting, vi var nødt til at tage hånd om. Den første workshop afdækkede, at tingene hænger mere sammen end vi måske havde erkendt på forhånd. Der kom simpelthen mange flere ting på bordet, som vi var nødt til at tage hånd om. Det valgte vi så at gøre ved workshop 2, som på den måde kom til at omhandle hele processen, og hvor alle relevante parter blev inviteret med.”

Hvordan har I udformet udbuddet for at muliggøre denne projekt- og procesoptimering?

“Vi udbød entreprisen efter økonomisk mest fordelagtige tilbud. Prisen vægtede selvfølgelig højt, men det gjorde også de kvalitative kriterier, herunder hvordan entreprenørerne agtede at gribe udførelsen an. Vi præciserede i udbuddet, at entreprenøren i kontraktfasen skulle medvirke i en projektoptimering sammen med vores rådgiverteam. Til formålet havde vi øremærket to millioner kroner af entreprisesummen, som entreprenøren mod dokumentation kunne få udbetalt forlods til at dække deres omkostninger i denne proces. Både teknikermøder og workshop var datolagte i udbudsbrevet, og vores forventninger til entreprenøren i den forbindelse, blev også beskrevet her.”

Kan det ikke også være med til at fedte jer ind i tingene og påtage jer medansvar for noget, som egentlig burde ligge hos entreprenøren?

”Nej, det er jeg ikke bange for at påtage mig ansvar. Jeg forventer derimod, at når jeg står ved det ansvar, der er mit, så står entreprenøren også ved det ansvar, der er hans. Det er det, vi gerne vil opnå ved at bryde grænserne ned.”

”Sideløbende med teknikermøder og workshops kører vi kontraktforhandlinger med entreprenøren, og der oplever vi – og rådgiverne – en entreprenør, som er meget mere åben end de plejer at være. De giver også selv udtryk for, at de aldrig tidligere har været så langt fremme og så langt nede i detaljen på så tidligt et tidspunkt. De syntes i starten, at vi var lidt urimelige, da vi forlangte en detaljeret tidsplan og en underentreprenørliste på dette tidlige tidspunkt, men når du ser tilbage nu, synes de selv processen har været rigtig god og åbnet op for en masse ting, som skulle løses. Så jeg synes vi har fået et kontraktforløb, som har været mere åben og ærlig end jeg havde forventet.”

I bruger mange resurser på disse indledende øvelser. Er du sikker på, at det er pengene værd?

“Jeg er mig helt bevidst, at dette ikke er noget, vi gør for at gøre tingene billigere. Vi gør det for at få et bedre projekt og en bedre proces. Vi skal jo sørge for, at vi får et godt resultat, og at byggeprocessen bliver en god oplevelse vores kunder – beboerne. Og det gør de ikke hvis bygherre og entreprenør er på kant med hinanden!”

Fakta om renoveringen af Korngården

Renoveringen af den almene boligafdeling Korngården vil gennemgribende modernisere bebyggelsen og dens 248 etageboliger, fordelt på fire blokke.

Nye, højisolerede facader skal eliminere et udbredt problem med skimmelsvampe og bidrage til en bedre energiøkonomi. Beboerne vil få nye køkkener og baderum, og boligernes tekniske installationer renoveres eller fornyes. Det samlede budget er 285 mio. kr.

Renoveringen udføres fra primo 2015 til primo 2017. Beboerne genhuses opgangsvis mens renoveringen pågår.

Bygherre: Ballerup Almennyttige Boligselskab ved DAB.

Totalrådgiver: Dominia med Domus som arkitekter.

Hovedentreprenør: Enemærke & Petersen.

Læs også opfølgningen

Og bliv klogere på, hvordan det gik på Korngården her

Billeder af Korngården: Domus Arkitekter

Vejledningen “Projektoptimering” beskriver, hvordan bygherre, rådgivere og entreprenører gennemfører et projektoptimeringsforløb, inden udførelsen starter.

Læs vejledningen