Renovering kræver stram risikostyring – Albertslund Syd

NCC arbejder systematisk med risikohåndtering i alle sine projekter. I gårdhavehusene i Albertslund Syd har entreprenøren især haft fokus på at minimere risikoen for fejl.

En god risikohåndtering består af fire dele: Identifikation af mulige risici, analyse af de potentielle risici, vurdering og endelig handling. Risikohåndteringen kan reducere mængden af uforudsete hændelser på byggepladsen og give dig et godt overblik over det projekt, du giver tilbud på. Derfor arbejder NCC altid med risikohåndtering i sine projekter.

Risikostyring rummer muligheden for at tjene mere på det enkelte projekt

Vores risikovurdering starter, når vi modtager tilbudsmaterialer til beregning. Vi sætter os ned og gennemskriver alle risici og de muligheder, der ligger i de enkelte bygningsdele og processer. Med det mener jeg, at risikostyring ikke kun er negativt. Det rummer også muligheden for at tjene mere på det enkelte projekt, hvis vi styrer det rigtigt, siger projektdirektør i NCC Brian Hasfeldt, der har været projektleder på renoveringen af gårdhavehusene i Albertslund Syd.

Identifikation og analyse af risici

De enkelte risici på projektet bliver skrevet ned i et risikostyringsark i Excel. Herefter beregner NCC på omkostningerne ved de enkelte risici og sandsynligheden for, at de indtræffer. Denne vægtede risikomodel udmøntes i et beløb, som medregnes i tilbuddet. Hvis NCC vinder sagen, bliver de forskellige risici indarbejdet i projektet. Det betyder dog ikke, at projektlederens arbejde med risiko er slut. Langtfra. Det er nu, det begynder.

Vi analyserer udfordringerne, lister de enkelte risici op i en risikolog og diskuterer i fællesskab, hvordan vi løser udfordringerne

Når vi har en stor sag som gårdhavehusene i Albertslund, hvor vi skal renovere 500 gårdhavehuse, er der meget, der kan gå galt. Derfor sørger vi altid for at holde en opstartsworkshop for bygherren, den interne ledelsesgruppe og håndværkerne, der skal gå på pladsen. I fællesskab udarbejder vi en række hensigtserklæringer for, hvordan vi skal arbejde på projektet. Dernæst gennemgår hver faggruppe de ting, der kan give udfordringer. Vi analyserer udfordringerne, lister de enkelte risici op i en risikolog og diskuterer i fællesskab, hvordan vi løser udfordringerne, siger Brian Hasfeldt.

Læs mere i vejledningen

Risikohåndtering i renoveringsprojekter

Risiko vurderes løbende, så
bygherren er beredt på udfordringer

Risikolog opdateres månedligt

De fælles hensigtserklæringer fungerer som en rød tråd gennem hele projektet. En gang i kvartalet mødes opstartsgruppen og gennemgår erklæringerne. Hvert medlem af gruppen bliver bedt om at vurdere, hvordan det går med de enkelte hensigtserklæringer på en skala fra 1-10. Formålet med mødet er at identificere og analysere mulige problemer på et tidligt stadie, så byggeledelsen kan sætte ind med en handleplan, hvis der er brug for det. Ved at tage temperaturen på projektet løbende kan man opdage risici, som ellers ville gå under radaren.

Ved at tage temperaturen på projektet løbende kan man opdage risici, som ellers ville gå under radaren

Risikologgen følger også projektet hele vejen frem til afleveringen. En gang om måneden mødes de ledende medarbejdere på projektet og sætter datoer på de udfordringer, der skal handles på. De gennemgår også de enkelte risici og vurderer, hvor sandsynligt det er, at de enkelte hændelser finder sted. På den måde er projektlederen beredt på de udfordringer, der kan komme. Møderne afholdes også, selvom alt på projektet går snorlige. Møderne og risikologgen er vigtige styringsværktøjer, der sikrer, at projektet ikke pludselig løber af sporet.

Møderne og risikologgen er vigtige styringsværktøjer, der sikrer, at projektet ikke pludselig løber af sporet

På projektet i Albertslund har vi haft meget fokus på arbejdet i det enkelte hus. Udefra ligner alle 500 huse sig selv, men indefra er det en helt anden historie. Beboerne har mulighed for en del tilvalg, så der er så mange variationer, at vi næsten har stået med en byggesag med 500 individuelle huse. Der var en kæmperisiko for, at håndværkerne efterhånden, som byggesagen skred frem, ville begynde at bygge husene ens indvendigt og ikke fange de forskellige nuancer, som tilvalgene giver fra hus til hus. Sådanne fejl er virkelig farlige. De koster mange penge, siger Brian Hasfeldt.

Løsning på en stor risiko

På opstartsmødet blev denne udfordring diskuteret igennem, og løsningen på problemet blev at hænge en detaljeret plantegning op centralt i hvert enkelt hus. Tegningerne blev printet på papir, der ikke kan rives i stykker, så det kunne holde til lidt af hvert.

Kun to gange er der skete en fejl. Det er ret flot på 500 huse

Det er en meget enkel løsning, som har haft stor effekt. Hver gang håndværkerne kommer ind i et hus, starter de med at studere tegningerne. De skal ikke tilbage i skuret og hente tegningen eller logge ind på deres iPad med fare for åbne den forkerte adresse. Den hænger foran dem. Det betyder, at vi har haft meget få fejl. Kun to gange er der skete en fejl. Det er ret flot på 500 huse, siger Brian Hasfeldt.

Holdånd er vigtigt

En anden stor risiko i projektet i Albertslund, som i alle store projekter, er metaltræthed blandt funktionærer og håndværkere. I begyndelsen er det sjovt at være på et nyt byggeprojekt, men efterhånden bliver det hverdag, og små problemer kan komme til fylde mere. Derfor har Brian Hasfeldt fokus på medarbejdertrivsel fra dag ét og arbejder gennem hele projektet på at skabe en holdånd mellem ledelsesgruppen, håndværkerne og bygherren. På projektet i Albertslund har der også været afholdt en fælles studietur.

Det er vigtigt, at få folk rystet godt sammen, skabe en god hverdag for alle på projektet

Det er jo et nyt team, vi sætter sammen hver gang. De får deres gang herude på pladsen i flere år og ser kun deres øvrige kolleger til julefrokosten og sommerfesten. Det er vigtigt, at få folk rystet godt sammen, skabe en god hverdag for alle på projektet samt skabt et miljø hvor alle føler sig godt tilpas og nyder at komme. siger Brian Hasfeldt.

Gode forhold på byggepladsen

Af samme grund er der gjort meget ud af arbejdspladserne ude på byggepladsen. Byggeledelsen sidder ganske vist i skurvogne, men der er grønne planter, godt IT-udstyr og rigelig med plads. På samme måde har alle håndværkere på pladsen et stort fælles frokostrum, så de kan mødes og spise frokost sammen.

Vi sætter tømrere, VVS’ere og murerne i samme frokostrum, så de kan diskutere udfordringer i mere afslappede rammer og finde fælles løsninger

Normalt sidder tømrere, VVS’ere og murerne hver for sig. Men vi sætter dem i samme frokostrum, så de kan diskutere udfordringer i mere afslappede rammer og finde fælles løsninger. Det er mere fleksibelt og samtidig undgår vi, at der opstår rygter mellem de enkelte faggrupper, fortæller Brian Hasfeldt.

Fastholdelse af medarbejdere minimerer risici

Umiddelbart lyder tiltagene om et bedre arbejdsmiljø mere som et HR-spørgsmål end en egentlig risikohåndtering. Men for Brian Hasfeldt er der ingen tvivl om, at metaltræthed og mistrivsel på jobbet er en af de største risici på en længere byggesag:

Hvis min produktionschef eller andre nøglemedarbejdere bliver træt af at være her og søger væk, er det katastrofalt. Hvis de forsvinder, er der en masse viden, som går ud ad døren med dem. Vi skal bruge en masse tid på at få styr på de aftaler, de har indgået og samle op på de løse ender. Derfor er metaltræthed en virkelig stor risiko på et stort renoveringsprojekt som gårdhavehusene i Albertslund, siger Brian Hasfeldt.

God holdånd kan være nøglen
til et projekts succes

Ved at prioritere de mest kristiske
risici kan de dyreste fejl undgåes

Fejrer milepæle

Mængden af fejl stiger, hvis nøglepersoner forlader projektet. På samme måde kan små konflikter mellem de enkelte faggrupper betyde, at kommunikationen går i hårdknude og der opstår flere fejl. Fejlene kommer ofte med øgede omkostninger og forsinkelser, så det handler for alt i verden om at sørge for, at alle på pladsen vil hinanden og projektet det bedste.

Vi gør meget for at fejre milepæle og skabe den gode stemning

Vi gør meget for at fejre milepæle og skabe den gode stemning. Vi fejrer for eksempel, når vi har haft 100 dage på pladsen uden arbejdsulykker. Arbejdsmiljø er en virkelig stor ting for os. Målet på NCC´s pladser er altid 0 ulykker. Både af hensyn til de enkelte medarbejderes trivsel. De skal kunne gå på arbejde uden at komme til skade, men også for vores egen skyld. Ender en af vores håndværkere på hospitalet, så skal vi finde en erstatning for ham, og det tager tid, som går fra projektet, siger Brian Hasfeldt.

Prioriter de vigtigste risici

Der er næsten ingen grænser for, hvad der i teorien kan gå galt på en byggesag. Men det betyder ikke, at alle risici skal listes op. Sørg for at liste de risici op, der er vigtigst, lyder rådet fra Brian Hasfeldt. Selv starter han ofte med de ti vigtigste risici i sin handleplan.

Du kan ikke komme omkring alle hjørner. Du kan ikke gennemskue alt, hvad der kan ske. Særligt i renoveringsbranchen hvor virkeligheden aldrig er som på tegningerne. Risikoen for, at der sker noget uforudset, er virkelig høj. Det er derfor vigtigt, at du arbejder seriøst med dine risikobetragtninger, og dermed finder det relevante risikobeløb, som du skal tillægge dit tilbud for at give dig økonomisk rum til at dække den eventuelle meromkostning.

Det er derfor vigtigt, at du arbejder seriøst med dine risikobetragtninger, og dermed finder det relevante risikobeløb

Selve vurderingen af hvad de enkelte risici koster varierer fra sag til sag. Men der er alligevel nogle tommelfingerregler, du godt kan regne med, ifølge Brian Hasfeldt:

Det hele er jo baseret på et skøn. En vandskade koster jo ikke en million. Fejlene kommer ofte i bølger. De første 20 huse har flest fejl, så er der en periode med næsten ingen fejl, og frem mod slutningen opstår der igen fejl. Så lad os sige, at der er fejl på 100 huse ud af 500. Dernæst vurderer du, hvad de fejl vil koste og sætter penge af til dem.

Risikostyring er fundamentalt

Det kræver en del erfaring at beregne de rigtige beløb, da projektlederen skal vide, hvad konsekvens de enkelte fejl har for projektet. Derfor er det bedst at have en erfaren projektleder til at styre risikomodellen på projektet. For beregningerne fra en byggesag kan ikke føres videre til den næste. De skal altid tilrettes den enkelte byggesag:

Mange synes, at risikostyring er tørt og kedeligt, men det er fundamentalt for dit projekt! Det betyder, at vi tjener flere penge. Det gør det altid. Hvis ikke du er klar over, hvordan det står til med dit projekt, har du ingen mulighed for at gribe ind i tide. Du kan ikke fortælle ledelsen, at der er en stor sandsynlighed for, at firmaet kommer til at tabe penge på et givent projekt.

Mange synes, at risikostyring er tørt og kedeligt, men det er fundamentalt for dit projekt! Det betyder, at vi tjener flere penge.

Du kører ind i problemerne med 130 kilometer i timen. Risikostyring giver dig mulighed for at sætte farten ned, så skaderne bliver mindre, slutter Brian Hasfeldt.

En god risikohåndtering indebærer, at alle risici bliver belyst bedst muligt og inden projektet går i jorden. På renoveringen af gårdhavehusene i Albertslund Syd har der været ekstraudgifter i udførelsesfasen, men de største ekstraarbejder skyldes beslutninger taget tidligt i byggeriet, der har været kendte.

Det har været en seriøs og fremsynet proces, hvor problemerne er blevet løst løbende af entreprenøren og rådgiverteamet

Det er vigtigt, at man opdager risici så tidligt som muligt, værdisætter dem og planlægger dem så grundigt som muligt. En for sen aflevering må ikke komme som en overraskelse lige pludselig. Hvis man har et projekt, som har afdækket, hvad der fysisk muligt, så er man langt. Det har vi forsøgt på denne sag, lyder det fra ingeniør Jørgen Madsen fra ingeniørfirmaet Wissenberg.

På samme måde har tidsplanen og den løbende aflevering samt indflytning i de færdige boliger kørt på skinner. Undervejs blev der endda plads til at sætte takten op for, hvor hurtigt boligerne kunne afleveres:

Alle boliger er blevet afleveret rettidigt, de få forsinkelser, der har været i projektet, har udelukkende været på grund af tyverier. Byggeriet er overordnet gået godt, mangelhåndteringen før og efter afleveringen har forløbet uden problemer. Det har været en seriøs og fremsynet proces, hvor problemerne er blevet løst løbende af entreprenøren og rådgiverteamet, siger Jørgen Madsen.