DTU310: Fælles projektering

Danmarks Tekniske Universitet har droppet den traditionelle fasemodel og organisering ved sine komplekse laboratoriebygninger. I stedet sætter man entreprenør og rådgivere til at projektere byggerierne sammen – og holder parterne fast i samarbejdet, indtil byggerierne er færdige.

Danmarks Tekniske Universitet er en af landets helt store bygherrer. Ingeniørhøjborgen på Lundtoftesletten gennemfører i disse år et imponerende byggeprogram for at modernisere og udbygge den store campus.

Men bygherreorganisationen i DTU Campus Service har gennem flere byggerier haft udfordringer med den traditionelle model for udbud og gennemførelse af især de lidt større byggeprojekter.

”Vi er overbeviste om, at det er her vi lægger grunden til et bedre byggeprojekt” – Francois Svend Court-Payen

Modellen er stadig ved at finde sin form, men bygherreorganisationen på DTU oplever, at man har fat i en langt mere værdiskabende og mindre konfliktfyldt måde at samarbejde med sine byggeleverandører på.

”De fleste af vores byggeprojekter er temmelig komplekse med installationstunge laboratorier, og vi må konstatere, at vores rådgivere og entreprenører har svært ved at håndtere det tilfredsstillende, når vi udbyder og organiserer byggerierne på sædvanlig vis”, fortæller projektchef Francois Svend Court-Payen.

DTU har derfor udviklet en ny procesmodel for samarbejdet mellem rådgivere og entreprenører, som nu med held er afprøvet på en lille håndfuld byggerier. I den nye proces medvirker entreprenøren ved projekteringen helt fra begyndelsen – og rådgiverne slipper ikke byggeprojektet, før det er vellykket afleveret og taget i brug.

Under projekteringen er de velkendte faser afløst af milepæle, som rådgivere og entreprenør selv definerer ud fra det konkrete projekt. Det giver grundlag for en langt mere integreret projekteringsproces – og for en konstruktiv og løsningsorienteret dialog mellem projekteringsteamet og bygherre om de beslutninger, der fastlægger projektet.

Modellen er stadig ved at finde sin form, men bygherreorganisationen på DTU oplever, at man har fat i en langt mere værdiskabende og mindre konfliktfyldt måde at samarbejde med sine byggeleverandører på.

”Vi prøver os frem. Det er simpelthen nødvendigt. Men vi er sikre på, at det er denne vej, vi skal. Vi bygger for ca. 800 mio. kr. årligt, og vi er nødt til at gå nye veje for at sikre os, at vi får størst mulig værdi for pengene”, siger Francois Svend Court-Payen.

I denne case ser vi nærmere på et af forsøgsprojekterne – det seks etager høje nybyggeri 310 for DTU Energi, som i foråret 2019 er i sin afsluttende fase. Og hvordan DTU-bygherren her har fundet veje til at håndtere de udfordringer, der følger af byggeriernes voksende kompleksitet.

Men først lidt om de erfaringer, der har ledt DTU frem til sin nye proces.

MANGE KONFLIKTER – OG AL FOR MEGEN SPILD

Det var blandt andet erfaringerne fra DTU’s største og hidtil mest ambitiøse byggeri – det 42.000 m2 store Life Science & Bioengineering kompleks (bygning 201-205), opført 2014-2016 – der fik DTU’s bygherrefunktion til at overveje, om man ikke kunne gøre tingene lidt smartere.

Det store byggeri, der har kostet omkring en milliard og indeholder 250 specialiserede laboratorier er på alle måder vellykket. Processen kunne derimod godt have fungeret bedre.

”Projektet blev organiseret helt klassisk efter bogen – med rådgiverkonkurrence, efterfulgt af et sædvanligt projekteringsforløb og udbudt i storentrepriser. Desværre må vi sige, at nogle af de problemer, vi løb ind i undervejs, også er helt klassiske”, fortæller Francois Svend Court-Payen.

Begejstringen var stor, da konkurrencen leverede et flot og innovativt vinderprojekt. De første udfordringer meldte sig imidlertid allerede under den indledende bearbejdning:

”Da arkitekterne så efter en rum tid kom med dispositionsforslaget, var det med en pris, der lå en del over budgettet. Det samme skete efter projektforslaget – og igen efter hovedprojektet. Og hver gang sætter det jo tingene i stå, der er ingen vej uden om, at de må tilbage og lave det om. Det er jo ikke første gang, vi oplever det, for rådgivernes fokus er ikke på budgetsiden. De tænker ’det er sådan, bygherren gerne vil have det, og vi finder jo nok ud af det, hvis det koster lidt mere.’ Men det gør vi ikke! Og det er jo ikke bare spild af resurser, det koster også værdifuld tid, som vi ikke kan hente igen.”

Life science byggeriet leverede også eksempler på, at det ikke altid er de udførelsesmæssigt mest optimale løsninger, der projekteres ved tegnestuens computer. Arkitekterne havde eksempelvis projekteret en facadeløsning, som ved udførelsen bød på både byggetekniske udfordringer og komplicerede og fordyrende grænseflader.

Det var nogle af de udfordringer, man oplevede ved Life Science byggeriet, som fik DTU’s bygherreorganisation til at erkende, at de var nødt til selv at skubbe til udviklingen og prøve at finde nye veje. Men det var også ud fra en erkendelse af, at moderne byggeri i det hele taget bliver stadig mere kompliceret i kraft af skærpede energikrav, mere teknik og nye materialer og løsninger.

FOTO: Life science & Bioengineering(Bygning 201-205) – her husets hjerte, det tre etager høje indre atrium, Biosfæren – er DTU’s hidtil største og mest ambitiøse nybyggeri. Byggeprocessen var desværre ikke helt så vellykket som resultatet.

FAKTA DTU CAMPUS SERVICE – OG DE MANGE BYGGEPROJEKTER

De mange byggeprojekter udføres midt i en travl campus med 20.000 studerende, forskere og ansatte. En effektiv styring af byggeprojekternes økonomi og tidsramme er derfor kritisk for DTU.
I stabsorganisationen Campus Service har DTU opbygget en stor og professionel bygherreorganisation med tredive fastansatte, som i samarbejde med driftsorganisation planlægger og styrer det ambitiøse byggeprogram.
Pilotprojektet Bygning 310 omfatter nybyggeri af forsknings- og laboratoriebygning for DTU Energi – i alt 9.280 m2. Budget 330-350 mio. kr. Opføres 2017-19. Arkitekt: Christensen & Co. Ingeniør: MOE. Hovedentreprenør MT Højgaard.

Læs mere på de forskellige byggeprojekter på https://www.dtu.dk/om-dtu/profil/campusudvikling

“Med så komplekse byggerier duer det simpelthen ikke, at én part rider alene med projektet i længere tid uden løbende at afstemme det med de øvrige. Det lægger kimen til konflikter og er årsag til spild af resurser, som i stedet kunne være brugt værdiskabende.” – Francois Svend Court-Payen

KOMPLEKSE BYGGERIER STILLER NYE KRAV TIL SAMARBEJDET

Oven i det er DTU’s nybyggerier i udgangspunktet mere komplicerede end de fleste – blandt andet fordi en del af dem rummer installationstunge laboratorier og værksteder, der skal leve op til helt specielle krav.

Francois Svend Court-Payen peger desuden på, at det ved større og komplekse byggeprojekter ofte ikke er rådgiverne selv, der projekterer specialløsninger og systemleverancer, men i stigende grad beskriver funktionsudbud, som det så er op til de bydende og deres leverandører at levere løsninger til:

”Det betyder jo at projektet ikke er færdigt, når vi sender det i udbud – og at vi må leve med en usikkerhed på de måske 25-30 %, der først projekteres færdigt efter prissætningen.”

”I den anden ende har vi fået en ny ydelse som commissioning, der skal hjælpe os med at sikre, at den færdige bygning og dens installationer virker, som de skal, og at vi får det, vi har købt. Det giver god mening, fordi tingene er blevet så komplekse og med så mange grænseflader. En ny laboratoriebygning kan have op mod tredive tusinde CTS punkter, som hver især kan have grænseflader mod forskellige leverancer og projektpakker, hvilket jo kræver nøje koordinering, både på projekt og processiden. Og det er jo også ydelse, som går på tværs af det rådgiverne og entreprenørerne arbejder med.”

”Endelig har vi også selv et ønske om at optimere processen, sådan at vi kan starte byggeriet, når det giver mening – gerne inden man er færdige med hovedprojektet. Hvis jeg gør det i et klassisk kontraktsituation, løber jeg jo hurtigt ind i ekstraregninger.”

Samlet har alle disse forhold ført DTU Campus Service frem til den erkendelse, at man er nødt til at gå nye veje med sine udbud og organisering af de mere komplicerede byggeprojekter.

”Alt det her gør, at der skal en helt anden dynamik og agilitet i projekteringsprocessen end vi kender fra de gode gamle dage, hvor man lavede et hovedprojekt og havde sine veldefinerede faser, hvor projektet overgik fra den ene til den anden”, siger Francois Svend Court-Payen:

”Der er brug for, synes vi, et større samarbejde, hvor man trækker entreprenørens kompetencer tidligere ind og fastholder rådgiverne til at tage sig af de ting, som rådgiverne skal – hele vejen igennem. Det er simpelthen nødvendigt!”

SAMARBEJDET UDSTIKKES VED UDBUDDET

Og det er faktisk muligt at opnå en bedre og mere værdiskabende projekteringsproces, når entreprenøren sidder med ved projekteringen, viser erfaringer, som DTU’s bygherrefunktion siden har gjort ved flere, parallelt forløbende, byggeprojekter.

Det er bygherren, der bestemmer, hvordan samarbejdet bliver, siger man. Og det hele starter ved valget af udbudsform, understreger Francois Svend Court-Payen:

”Med de nye udbudsregler i 2016 har offentligt finansierede bygherrer fået nogle muligheder, vi ikke har haft tidligere. Førhen måtte vi jo ikke tale med vores entreprenører overhovedet, inden vi havde bundet os til dem i en kontrakt. Det kan vi nu, bl.a. i udbudsformen ’konkurrencepræget dialog’, som vi med stort held har benyttet ved nogle af vores seneste byggeprojekter.”

”For os giver det rigtig god mening, at vi kan gå i dialog med den entreprenør, vi måske skal samarbejde med om to- eller trecifrede millionkontrakter, inden vi indgår kontrakten!” Det er jo også sådan, professionelle private bygherrer agerer. Hele byggebranchen har gennem mange år snakket om, at det er sådan, det burde gøres, men reglerne har forhindret det. Men nu kan vi gøre det!”

Francois Svend Court-Payen har selv været projektchef på Bygning 310, hvor DTU første gang valgte at udbyde i konkurrencepræget dialog. Den godt 9.000 m2 store forsknings- og laboratoriebygning blev udbudt på funktionsbeskrivelser og targetpris i en teamkonkurrence. Ni velkvalificerede teams blev prækvalificerede, og blandt dem udvalgte man tre til at afgive tilbud.

”Som vi havde ønsket, fik vi et ganske anderledes konkurrenceforløb, hvor vi i tre omgange mødtes med de konkurrerende teams. Her kunne vi hver især spore os ind på hinanden og opgaven, og vi fik mulighed for at teste dem lidt af, hvorefter tilbudsgiverne så ud fra dialogen kunne færdiggøre deres tilbud.”

”Det giver rigtig god mening, at tilbudsgiverne får mulighed for at fremlægge deres tanker og forslag mundtligt – så der er mulighed for at stille spørgsmål og gå i dialog – inden de afgiver deres endelige tilbud”, synes Francois Svend Court-Payen.

TILDELING OG KONTRAKTFORHOLD

De udmeldte tildelingskriterier lagde klart op til, hvad de bydende skulle fokusere på. Processtyring og løsningsmodel vægtede 50 %, pris (honorarsats og entreprenørtillæg) 30 %. De sidste 20 % blev tildelt for organisation og kompetencer.

”Vi ønskede at styre konkurrencen ind på det, som for os var det væsentligste: Hvordan de tænkte sig at løse opgaven, hvordan de ville styre deres processer, hvordan de tænkte lean osv. Vi har selv så lang erfaring med at bygge, at vi ved hvad en bygning af denne type koster at bygge, så prisen vægtede mindre. Konkurrencen gjaldt først og fremmest processerne – og prisen for at styre processen, entreprenørens dækningsbidrag og rådgiverhonorarer. Og så deres organisation og bemanding – med cv på nøglepersoner og hvem de har med som specialister og underrådgivere”, fortæller Francois.

Konkurrencen udmøntede sig i tre vidt forskellige bud, som tydeligt viste, at konkurrenceformen er uvant og erfaringsgrundlaget meget forskelligt. Men DTU kunne tilfreds udpege en yderst kvalificeret vinder.

Var tilbudsfasen uortodoks, er aftalegrundlaget til gengæld helt efter bogen: Sædvanlige rådgiver- og entreprenøraftaler efter ABR og AB18, knyttet sammen af en samarbejdsaftale.

”Vi ser ingen grund til at fravige den grundlæggende aftalejura i byggeriet, som jo nu endelig er blevet ført up to date og gjort tidssvarende, men vi lægger den ind i en ramme, der passer til vores set-up. Det centrale her er Samarbejdsaftalen, som egentlig også ret enkelt forsøger at understøtte den proces, vi ønsker, sådan at vi får et konstruktivt og ligeværdigt samarbejde om både projektering og udførelse, hvor parternes forskellige kompetencer bliver bragt i spil på rette tid”, fortæller Francois Svend Court-Payen.

For sin medvirken i projekteringen fik entreprenøren et honorar, som modsvarede de mandetimer, der var nødvendige for at lave en kvalificeret samprojektering. Til gengæld var entreprenøren så med på opgaven halvandet år, før man gik i jorden.

Den tidlige entreprenørinddragelse medvirkede samtidig, at visse indledende byggearbejder kunne indledes på særskilte aftalesedler endnu inden hovedprojektet var færdigt. På den måde kunne man forlods afværge, at tidsplanen for udførelsen blev presset af projekteringens mange kritiske processer.

”Modellen skal bare være rigtig! Hvis den er det, har du også bedre bygbarhed – og større sikkerhed for at det bliver bygget rigtigt. Det fungerer bare!” – Francois Svend Court-Payen

ÉN GENNEMGÅENDE BYGNINGSMODEL

Noget af det, man i DTU-modellen har allermest fokus på, er koordineringen mellem rådgiverne og entreprenør.

Og grundlaget for en bedre koordinering ligger i det digitale samarbejde, mener man på DTU, som ønsker at løfte barren for anvendelsen af it-løsninger i såvel projektering som udførelse. Det er derfor et ufravigeligt krav, at parterne arbejder sammen i én – og kun én – BIM-model hele vejen fra dispositionsforslag til aflevering af modellen as built.

”Vi har flere gange oplevet, at entreprenøren starter med at smide den fuldt færdige 3D-model i skraldespanden, som rådgiverne har brugt halvandet år på at opbygge – og så får de i stedet lavet deres egen model i Indien eller Philippinerne, som de så bygger huset efter. Det er jo for det første et utroligt spild, men det er også i sig selv en kilde til fejl, som uundgåeligt sniger sig ind undervejs. Derfor står vi hårdt på kravet om, at vi kun vil have én model hele vejen igennem processen – og at parterne hver især skal tage ansvar for, at deres digitale systemer hænger sammen”, siger Francois Svend Court-Payen.

DTU ønsker på den måde at sikre, at bygningsmodellen bliver udnyttet optimalt igennem hele forløbet, fra de indledende brugerinvolveringer frem til bygningens idriftsættelse. Og at rådgivere og entreprenør sammen har hånden på kogepladen i forhold til at sikre, at de informationer, man trækker ud af modellen – mængder, tidsplaner, økonomi – er valide.

Erfaringerne fra bygning 310 viser, at det ikke bare er muligt at fastholde kravet om én BIM gennem hele byggesagen – men at det også giver betydelige gevinster:

”En måned inde i projekteringen, allerede inden dispositionsforslaget, havde jeg en bygningsmodel, som var koordineret mellem de forskellige fag – og tilstrækkelig detaljeret til, at jeg kunne gå ind i hvert eneste rum og danne mig et billede af det. Det har jeg aldrig oplevet før så tidligt i forløbet, og det er jo kun muligt, fordi man arbejder koordineret. For os giver det mulighed for, at vi allerede på dette tidlige tidspunkt kan inddrage driftspersonale og andre og få dem til at kommentere på det. Vi kan tage dem ind i et virtuelt rum og 1:1 se, hvor stikkontakterne er placeret. Pille loftet ned og se installationerne – sidder ventilerne, så man kan nå dem? Det er umiddelbart til at forstå. Det virker!”

På byggepladsen bruger entreprenøren bygningsmodellen til at bygge efter. Ingen går længere rundt med en tegning på papir – bare en tablet koblet op på modellen. Rådgiverne på tilsyn gør det samme.

Samtidig fungerer modellen også som indikator på, at processen skrider frem som planlagt: ”Hvis modellen ikke er opdateret hver uge som aftalt, eller hvis der er for mange problemer eller kollisioner, kan man se, at der er nogen, der sover i timen, eller at der er noget, der ikke fungerer. På den måde har vi hele tiden føling med tingene og får håndteret tingene med det samme!”

EN NY PROCES

Hvis man skal udpege en fællesnævner for DTU-modellen, er det dialog, involvering og samarbejde. Dialog med de bydende allerede i udbudsfasen. Involvering af entreprenøren straks fra projekteringens begyndelse. Og samarbejde mellem rådgivere, entreprenør og bygherre hele vejen igennem om at finde de samlet set bedste løsninger.

At etablere de rette rammer om dette samarbejde har krævet et opgør med den traditionelle fasemodel, som nøje definerer endemålet for hver projekteringsfase. I DTU-modellens nye organisering er faserne ikke forud definerede – det overlades til de projekterende at lægge nogle naturlige milepæle eller ’porte’:

”Vi ønskede at have tæt føling med projektet, så vi ikke fik de lange perioder, hvor rådgiverne sidder og projekterer for sig selv og tingene kan køre helt ud i hegnet, før man opdager det efter 3½ måned. Men vi ville ikke diktere, hvordan det processen skulle se ud. Vi sagde bare til entreprenør og rådgivere: ’Det må I fortælle os, vi vil bare gerne have, at det skal være på denne måde’. Og vi fik faktisk en helt anden og bedre proces”, fortæller Francois Svend Court-Payen.

De sædvanlige forslagsfaser blev afløst af et projekteringsforløb, hvor teamet løbende arbejdede sig frem mod nogle ’gateways’ – delafleveringer – som med to måneders intervaller blev fremlagt for bygherren. På den måde sikrede man sig, at projektet hele tiden var på sporet i forhold til økonomi og bygherrens ønsker og forventninger. Ved hver delaflevering stod det parterne frit for at afbryde projektet – hvis enderne ikke kunne mødes – eller beslutte at gå videre med projekteringen frem til næste ’gateway’.

Som en tredje mulighed kunne bygherren ved hver ’gateway’ vælge at indgå totalentreprise på det foreliggende grundlag. På den måde sikrede man, at rådgivere og entreprenør til enhver tid ville stå på mål i forhold til den fremlagte projektøkonomi. Hvis bygherren ikke benyttede sig af denne option, ville processen automatisk munde ud i en hovedentreprisekontrakt på udførelsen.

Og sådan blev det. Alle forhold var afklarede og byggeriet projekteret i bund til sidste skrue, da en tryg og afklaret bygherre til sidst kunne indgå kontrakt med MT Højgaard om at udføre det færdige hovedprojekt i hovedentreprise.

”Byggeri er ikke raketvidenskab. Men det skal have den tid, der skal til. Man skal have entreprenøren med fra begyndelsen og fastholde rådgiverens engagement frem til afleveringen.” – Francois Svend Court-Payen

I sommeren 2019 nærmer byggeriet sig sin afslutning – på budget og godt på forkant med tidsplanen. DTU ser tilbage på en vellykket byggeproces. Modellen er i mellemtiden afprøvet på flere andre byggeprojekter, og erfaringerne herfra bekræfter DTU’s bygherrefunktion i, at man med sin nye integrerede projektering har fundet en formel for en bedre projekterings- og byggeproces. For Francois Svend Court-Payen er det i virkeligheden meget simpelt:

“Jeg tror, vi har fundet en model, hvor parterne understøtter hinanden i en fælles interesse om at gennemføre projektet så optimalt som muligt – og hvor vi som bygherre kan koncentrere os om at levere beslutningskraft. Vi oplever væsentlig færre konflikter, ekstraregninger og krav om mere tid end sædvanligt. Jeg brugte indledningsvist en del honorarkroner på at få en advokat til at strikke juraen rigtig sammen fra starten. Men jeg regner til gengæld ikke med at skulle bruge advokat for at afslutte byggesagen.”, afslutter han.

SÅDAN! DTU’s PROCESMODEL

I DTU’s procesmodel er der økonomi på projektet lige fra den første modellering. Entreprenøren medvirker igennem hele projekteringen som rådgiver på kalkulation, bygbarhed og udførelsesoptimering.

Den successive projektering og prissætning bygges op over en pakke af delleverancer, som afleveres til bygherrens løbende godkendelse ved ’gateways’, hvor parterne hver især vurderer, om der er grundlag for at fortsætte projekteringen i næste fase.

I den første fase valideres bygherrens program, budget og tidsramme, og byggeprogrammet trimmes og justeres.

Ved efterfølgende gateways er der endvidere mulighed for at beslutte, at projektet overgår til udførelse i en totalentreprise, så teamet skal kunne stå på mål for alle dele af det fremlagte projektgrundlag.

Efter den sidste projekteringsfase, kan projektet overgå i hovedentreprise baseret på det færdige hovedprojekt, som entreprenør og underentreprenør har været med til at udvikle.

De enkelte gateways defineres ved en ’pakke’ af færdiggjorte leverancer. Afrapportering af kalkulation, simulering af byggeplads (4D) og økonomi (5D) indgår som fast bestanddel ved hver gateway.